5 أدوات لإدارة المشروعات توفر الوقت والمال والطاقة


يمكن أن يكون توجيه المشروع في ظل الظروف المشددة والمجهدة في مؤسسة دائمة التحرك اقتراحاً يصعب تحقيقه. وفي هذه الأيام، يتحمل موظف المكتب العادي عبء عدد هائل من المواعيد النهائية والاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والمهام؛ وهذا يعني أنه قد لا يكون لديه الوقت أو المزاج المناسب لتكريس مهارته الكاملة لك ولمشروعك. ولحسن الحظ، يمكنك المساعدة في تسهيل الأمور. لضمان نجاح المشروع بشكل أفضل، سواء كان ما تقوم به موجه لعميل أو لأحد المساهمين الداخليين، اطلع على أدوات إدارة المشروعات الخمسة هذه التي توفر الوقت والمال والطاقة.

rich heading alt

4 أسرار لتوفير أماكن عمل متصلة

لقد تغيرت طريقة عملنا معاً بصورة جذرية في السنوات الأخيرة. تعلم كيفية استباق الأحداث في بيئة أعمال دائمة التغير.

احصل على الكتاب الإلكتروني (باللغة الإنجليزية)

مخططات جانت ولوحات Scrum

في عصر من المحتوى اللامتناهي، حيث العدد الهائل من الكلمات التي تكافح باستمرار لاستحواذ اهتمامنا المحدود، يمكن أن يكون عرض مرئي بسيط مجدداً للنشاط وعالي الفعالية. تستخدم مخططات جانت أشرطة أفقية أساسية لعرض مراحل المشروع وتقدمه. من خلال نظرة سريعة، سيكون بإمكان زملائك في الفريق رؤية العمل الذي يتم إنجازه في الوقت الحالي (أو على الأقل ما هو العمل الذي يجب إنجازه) وعندما تكون هناك حاجة لمساهماتهم. وسيكون بمقدورهم أيضاً معرفة مقدار الوقت المتوقع أن تستغرقه كل مرحلة.

تعمل لوحات Scrum بطريقة مماثلة، كما تعمل بشكل رائع للمشاريع الموجودة في مخطط زمني أقل تشدداً والتي تتضمن فرقاً متعددة. تعرض اللوحة المراحل المختلفة للمشروع، مثل التخطيط والتنفيذ وما إلى ذلك، والعلامات لكل فريق. ويمكن للفرق، مع إكمال مراحل العمل وإحراز التقدم، نقل علاماتها في اللوحة. وهذا سيتيح جميع المشاركين رؤية الصورة الأشمل ودورهم داخلها.

تعيينات المهام

من السهل أن توافق على القيام بمهمة ما، ولكن من الصعب جداً أن تتذكر تنفيذها. وخاصة عندما يبدو أن كل رسالة متفرقة تأتي بمهمة جديدة. هذا هو السبب في أن أداة تعيين المهام عبر الإنترنت ذات قيمة كبيرة جداً. يمكن للمسؤولين عن إكمال جزء من المشروع تسجيل الدخول ورؤية المهام المحددة لهم بكل سهولة، سواء كان ذلك يعني تصميم شعار أو معالجة الأعداد النهائية. وسيتلقون أيضاً، استناداً إلى إعدادات حساباتهم، إعلامات بالبريد الإلكتروني حول اقتراب المواعيد النهائية.

على الجانب الآخر، يمكن لمديري المشاريع الحفاظ على علامات التبويب في أجهزة فريقهم والتأكد من اكتمال جميع المهام في الوقت المحدد دون الحاجة إلى التمرير عبر سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة. هذا يساعد على تجنب التأخيرات باهظة التكلفة والشعور بإحباطات لا داعي لها.

تخصيص الموارد

في بيئة الوكالة، يعد تخصيص الموارد أمراً أساسياً. يحتاج مديرو المشاريع إلى أداة فعالة لجدولة الساعات وتعقبها لكل عضو في فريقهم لتفادي الحجز بالزيادة وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية وعدم رضا العملاء. ولكن يجب ألا يكون هذا النمط من التنظيم مقصوراً على عالم الأعمال "الإبداعي". ألن يكون من المفيد، حتى في مكتب الشركة، الحصول على فكرة واضحة عن توافر أعضاء الفريق؟

اطرح الأسئلة على فريقك مقدماً لتقدير مدى توفرهم خلال المشروع كلما يتسنى ذلك. اطلب منهم وضع علامة على الأيام التي سيكونون فيها في إجازة، والتي لن يتمكنوا من بذل مجهود كبير في العمل بسبب الاجتماعات، والتي يكون لديهم مواعيد نهائية أخرى. إذا كنت على دراية بالتوفر على مدار الساعة، فستتمكن من إنشاء مخططات زمنية واقعية. ستسهل أداة تخصيص الموارد عبر الإنترنت عليك وعلى زملائك في الفريق تعقب ساعات العمل الفعلية مقابل التقديرات وأيضاً تعديلها وفقاً لذلك، مما سيزيد من سلاسة سير مهام العمل المستقبلية.

أدوات تقديم الملاحظات

إن تقديم الملاحظات يعني تقديم آراء مختلفة لأفراد مختلفين. فالبعض يقدم طلبات تحرير صارمة ونظرية، والبعض الآخر يقدم مشاعر وردود فعل غامضة. وفي بعض الأحيان، سيقدم المساهمون المختلفون آراء متعارضة. وبسبب هذه العوامل كلها، من الصعب على الشخص الذي يتلقى التعليقات أن يعرف كيفية المضي قدماً. من الشخص الذي يُفترض أن يستمعوا إليه؟

تسمح أدوات تقديم الملاحظات للمساهمين بالتصويت وتصنيف الإصدارات المختلفة للتسليمات، مما يسهل على المجموعة تقديم توجيه متسق بطريقة عادلة. إذا كان رأي شخص معين يحظى باهتمام بالغ، فربما يرجع ذلك لتمتعه بخبرات مهمة ذات صلة، يمكنك احتساب صوته باثنين.

التقارير المبدعة

تعد التقارير المرحلية والمستقبلية من الأجزاء الأساسية لأي مشروع، حيث تضمن عدم إهدار الوقت. بدلاً من قضاء أوقات ثمينة في إنشاء تقرير مخصص، قم باختيار خيار مبتكر. ستتمكن من إدخال الأرقام والرسوم التوضيحية ذات الصلة والسماح للبرنامج بإنشاء تنسيقات وعروض مصوّرة للبيانات مناسبة.

وهذا يعني أنك ستتمكن من البدء في التخطيط لمشروعك التالي في أقرب وقت.

منتجات ذات صلة

كمبيوتر surface محمول يعرض تطبيق Word‏

بدء استخدام Office 365

إليك تطبيق Office الذي تعرفه بالإضافة إلى الأدوات التي تساعدك على العمل بشكلٍ أفضل مع الآخرين، بحيث يمكنك إنجاز المزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

الشراء الآن

مقالات ذات صلة

5 ميزات في برامج إدارة المشروعات لا يستخدمها فريقك
قراءة المزيد
دليل مدير المشروعات للتخطيط لمشروع متكامل
قراءة المزيد
7 نصائح بسيطة عن التقويم لرفع مستوى إنتاجية فريقك
قراءة المزيد
مستقبل التخطيط - تخطيط المشروعات عبر الإنترنت في السحابة
قراءة المزيد