6 طرق لتجعل الاجتماعات الافتراضية أكثر كفاءة


متى كان آخر اجتماع شخصي لك؟ دعنا نواجه الأمر: لقد أصبحت اجتماعات العمل حالياً إلكترونية بشكل متزايد. بالرغم من أن الاجتماعات عبر الإنترنت أو الافتراضية يمكن أن تكون مريحة، غير أنها قد تتسبب في عدم جدية المشاركين حيث إنها قد تؤدي إلى فقدان الاهتمام والتركيز. عندما يتشتت الأشخاص، نفقد التركيز في الاجتماع مما يتطلب المزيد من الوقت لتكرار ما قيل.

لكي تحافظ على اجتماعاتك وجدولك في المسار الصحيح، فكر في هذه التلميحات الستة وغير الروتين الذي تتبعه.

1. إجراء جدول الأعمال -سواء كان المشاركون في الاجتماع موجودين في المبنى أو منتشرين حول العالم، فمن المهم أن يكونوا جميعاً على دراية بتفاصيل الاجتماع. بالرغم من أن جداول الأعمال الرسمية ربما لا تكون شائعة الاستخدام كما كانت في السابق، فعليك إعادة تثبيت هذا التقليد. أدرج مواضيع الاجتماع في النص الأساسي للتقويم، قم بالدعوة إلى الاجتماع أو إرسال مستند بالبريد الإلكتروني خلال 24-48 ساعة قبل موعد الاجتماع. سيسمح هذا للأطراف المشاركة بالتفكير وتوقع أهداف الاجتماع. ونعم، إذا استلمت جدول أعمال اجتماع معين، فعليك بقراءته! حتى إذا كنت على علم بالمشروع أو مواضيع المناقشة، فيمكن أن تتعرّف على معلومات هامة حول وجهات النظر أو الاهتمامات المطروحة؛ فليس بالأمر الجيد أن تكون مغيباً عن هذه الأمور.

none

الدليل الأمثل للاجتماعات

تعرّف على كيفية عقد أفضل الاجتماعات الممكنة لمؤسستك بفعالية وكفاءة.

الحصول على الكتاب الإلكتروني

2. جهز نقاطك وأسئلتك -سواء كان هناك جدول عمل معين للاجتماع أم لا، تأكد من معرفتك لأهدافك. قبل الاجتماع، قم بتجميع أي ملاحظات أو أي معلومات عن خلفية الاجتماع قد تستخدمها وكذلك أي أسئلة. عندما تجهز قائمة أو مجموعة من النقاط برموز نقطية فسيقل الضغط عليك للتفكير في أي أسئلة فورية، وبذلك تتمكن من التفاعل مع المناقشة المطروحة. يمكنك كتابة أي أسئلة لديك في جدول العمل أو تجهيز مستند بملاحظاتك قبل موعد الاجتماع مع الأهداف الأولية والأفكار الهامة. بصرف النظر عن نمط التجهيز الخاص بك، فإن اتباع أسلوب التجهيز هذا سيضمن لك أن يتم تذكيرك بجدول الأعمال في يوم الاجتماع.

3. استكشاف الأخطاء التقنية وإصلاحها -سواء كان هذا هو أول اجتماع لك عبر الإنترنت أو الاجتماع المليون، تأكد من معرفتك لكيفية استخدام التقنية لديك. تأكد من طريقة إجراء الاتصال ومن عمل السماعات. إذا كنت في احتياج إلى الإنترنت للوصول إلى المؤتمر أو إلى البريد الإلكتروني أو الملاحظات (المتعلقة بالاجتماع)، فتحقق من شبكة Wi-Fi! تبدأ الإحباطات الأولية في الظهور عندما يحتاج شخص ما إلى دقيقة زائدة للوصول إلى خط المؤتمر. لا تكن أنت من يتسبب في ذلك - ادخل غرفة المؤتمر مبكراً وقم بإجراء الاتصال. ويمكنك أن تقوم بكتم صوت هاتفك حتى ينضم باقي الأفراد، فعلى الأقل، يمكنك هكذا التركيز على المحتوى الذي ستتحدث عنه أفضل من القيام بذلك عند بداية الاجتماع.

4. المشاركة تعبر عن الاهتمام -إذا كنت تراجع أي معلومات تضم مرئيات أو إحصائيات، أو إذا كنت تشير إلى مستندات خارجية، فتأكد من أن الجميع قادرون على المتابعة. قم بإعداد مشاركة الشاشة حتى تتمكن من جذب انتباه جمهورك وجعل الجميع يركزون على نفس الشيء. هذه الخطوة قد تخفف من أسئلة مثل "انتظروا! أين نحن؟"، ومن "انتظروا، يجب أن أنتقل إلى الصفحة الصحيحة." إن مشاركة الشاشة يجعلك لا تحتاج إلى هذه التوقفات واللحظات المربكة. فقط تذكر: إذا كنت تشارك شاشتك، فتأكد من إيقاف تشغيل أي برامج بريد إلكتروني أو هاتف أو مراسلة أو أي إعلامات لتتجنب أي إعلانات غير مريحة.

5. كن مباشراً -من التحديات المتعلقة بالاجتماعات عبر الإنترنت هي معرفة الشخص الذي يوشك أن يتكلم أو يحتاج إلى الدخول في المناقشة. حسب الأفراد المشاركين في الاجتماع وشخصياتهم، يمكن أن تختلف طبيعة الاجتماعات الافتراضية بداية من تلك التي يمكن أن يغطي كل المشاركين فيها على حديث بعضهم البعض، وحتى تلك التي تتميز بتوقفات طويلة عندما ينتهي الشخص من حديثه. لتتجنب تداخلات الأصوات غير الواضحة في الاجتماع أو فترات التوقف، قم بتوجيه الأسئلة بشكل محدد إلى المشاركين في الاجتماع. إذا كان الأشخاص يعملون معاً أو يعتمدون على خطوات أخرى لاستمرار العملية، فلا تخف واسألهم بشكل محدد عن أي أشياء يودون إضافتها أو أي أسئلة إضافية. إن استخدامك للأسلوب المباشر لتغيير مسار المحادثة سيضمن لك الاستفادة بوقت الاجتماع إلى الحد الأقصى بينما ستسمح للجميع بالحديث.

6. الحضور الشخصي -يمكن أن تكون الاجتماعات عبر الإنترنت أو الهاتف أو الافتراضية مُربكةً لك؛ فأنت لا تستطيع مشاهدة اللغة الجسدية للمشاركين لتعرف مدى تجاوبهم أو متابعتهم. للتغلب على مشكلة فقد الأشخاص لتركيزهم، اجعل شخصيتك حاضرة. حافظ على حضورك الشخصي كما لو كنت في اجتماع فعلي، أو حتى أكثر إذا تطلّب الاجتماع ذلك. إن الطاقة الشخصية العالية سوف تشجع جمهورك على التفاعل والتركيز على الموضوعات المطروحة. لن يرغبوا في فقد سياق النقاش، خصوصاً إذا كنت معتاداً على توجيه الأسئلة المباشرة لهم حول استجابتهم لنقطة معينة. عندما يشارك الجميع بأقصى تركيزهم في الاجتماع، فستتم مناقشة نقاط الاجتماع بشكل أسرع، وسوف تتناول المزيد من المواضيع في وقت أقل.

مهما كان تنسيق الاجتماع، فلا يجب أن تتوه في ربكة من التفاصيل الافتراضية. عندما تكون مستعداً وتشجع زملاءك على المشاركة، فسوف تكون اجتماعاتك واضحة وتصب في أهدافك.

هل مؤسستك صديقة للنزعة الألفية؟ تأدية الاختبار.

المنتجات ذات الصلة

كمبيوتر surface محمول يعرض تطبيق Word

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن