سبع نصائح بسيطة بشأن التقويم لرفع مستوى إنتاجية فريقك


ما السر وراء تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية والكفاءة؟ لا يوجد حل سحري لتحقيق ذلك، ولكن الطريقة الوحيدة المؤكدة لتحقيق أكبر استفادة ممكنة هي باتباع حيل ونصائح التقويم التي تبقيك منظماً ومركزاً. بدءاً من جدولة الكتل الزمنية الخاصة بـ "لا يوجد اجتماع" وحتى دمج التقويم بالهاتف المحمول لكي لا يفوتك اجتماع مطلقاً—فإن تحسين الأدوات الفنية للتقويم يعد أمراً بالغ الأهمية.

سحابة مع أيقونة التقويم تحمل ساعة

إليك سبع نصائح بسيطة بشأن التقويم يمكنك استخدامها لرفع مستوى إنتاجيتك:

  1. جدولة الكتل الزمنية الخاصة بـ "لا يوجد اجتماع"—بدلاً من القيام بمهام متعددة، قم بتخصيص وقت بدون انقطاع. يقول ديفيد سانبونيماتسو، أستاذ علم النفس بجامعة يوتا: "عندما يقوم الناس بمهام متعددة، غالباً ما يقومون بها بشكل سيء". واستطرد قائلاً "إن الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة غالباً ما يقومون بها بشكل غير صحيح...فهم الأشخاص الذين يفتقدون السيطرة على أفعالهم". (المصدر فوربس.)
  2. تعيين وقت خارج المكتب—يمكنك تحديد كتل زمنية في التقويم كـ "غير متاح" أو "لا أعمل" أو "خارج المكتب" إذا كنت لا تعمل في يوم معين أو كنت مسافراً.
    • استقطاع الوقت باحترافية: إذا كان لديك موعد معتاد غير مرتبط بالعمل أو وقت انتقالي لا تكون متاحاً فيه، فقم بجدولته كوقت متكرر خارج المنزل. للقيام بذلك في Outlook، ما عليك سوى فتح وقت الاجتماع الذي تريد تعيينه كمكرر وانقر فوق تكرار في علامة التبويب الاجتماع (في المجموعة خيارات). حدد التكرار الذي تريده، وقم بتعيين الخيارات للتكرار وانقر فوق موافق.
  3. اتصال التقويم الخاص بك بجوالك—هذا يحدث للجميع: لست أمام الكمبيوتر المحمول وبدأ الاجتماع في وقت متأخر، وتنسى موعد اجتماعك ومكانه وينتهي بك المطاف في تقديم سيل من الاعتذارات بعد خمس دقائق من بدء الاجتماع التالي. لذلك قم بدمج التقويم الخاص بك بالجوال للبقاء مطلعاً على جميع اجتماعاتك.

توفير الوقت من خلال هذا الكتاب الإلكتروني المجاني

نصائح توفير الوقت لشركتك النامية

تنزيل الكتاب الإلكتروني
  1. وضع وقت احتياطي— كلما كان ذلك ممكناً، قم بجدولة 10 دقائق إضافية قبل كل اجتماع وبعده، بحيث يتوفر لديك الوقت الكافي للانتهاء من الاجتماع الحالي والاستعداد للاجتماع القادم. كما سيساعدك هذا على تنظيم الوقت بين الاجتماعات بحيث تلتقط أنفاسك بين اجتماع وآخر.
  2. جدولة فترات الراحة—عند القيام بمهام متعددة، يكون من السهل أن تشعر بالتعب الشديد مع انخراطك في العمل. "إن النهوض لبضع دقائق يزيد من تدفق الدم في عروقك والأكسجين إلى الدماغ مما يجعله أمراً ضرورياً في يوم العمل"، وذلك حسبما ذكر الفريق المتخصص في أسلوب الحياة الصحي في مدونة هافينجتون بوست. قم بجدولة فترات الراحة في تقويمك لتفادي الإرهاق في العمل وإطلاق العنان للإبداع وجعل تذكيرات التقويم تذكرك دائماً بالقيام بمهامك.
  3. تعيين تذكيرات تسجيل الوصول—يمكنك جدولة عمليات تسجيل الوصول مع تذكيرات دائمة للنقاط المرجعية؛ وذلك عند اقتراب المواعيد النهائية الرئيسية. سيسمح هذا بتجنب الضغط في نهاية المشاريع وسيضمن لك كذلك التحقق من المهام قبل مرور مواعيدها. قم بتضمين أعضاء الفريق في تذكيرات التقويم الخاصة بك لتشجيع الفريق على القيام بعمليات تسجيلات الدخول أيضاً.
  4. دمج جهات اتصال الأعمال بالتقويم—يمكنك دعوة جهات اتصال الأعمال من خلال دمج التقويم مع قائمة جهات الاتصال.

استقطاع الوقت باحترافية: يمكنك إضافة جهة اتصال من خلال رسالة بريد إلكتروني في Office 365. قم بفتح الرسالة بحيث يظهر اسم الشخص في أحد السطور التالية: "من" أو "إلى" أو "نسخة" أو "نسخة مخفية". انقر بزر الماوس الأيمن فوق الاسم المراد ثم انقر فوق إضافة إلى جهات اتصال Outlook. سيتم فتح نافذة جديدة، حيث يمكنك استيفاء التفاصيل التي تريدها ثم انقر فوق موافق عند الانتهاء.

منتجات ذات صلة

كمبيوتر surface محمول يعرض تطبيق Word‏

بدء استخدام Office 365

إليك تطبيق Office الذي تعرفه بالإضافة إلى الأدوات التي تساعدك على العمل بشكلٍ أفضل مع الآخرين، بحيث يمكنك إنجاز المزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

الشراء الآن

مقالات ذات صلة

5 أشياء يجب معرفتها حول القانون العام لحماية البيانات قبل فوات الأوان
قراءة المزيد
أرشفة البريد الإلكتروني، 5 أسباب تجعل هذه أفضل ميزة للبريد الإلكتروني ومع ذلك، لم تستخدمها من قبل
قراءة المزيد
6 طرق لجعل الاجتماعات الظاهرية أكثر كفاءة
قراءة المزيد
الاستفادة من البريد الإلكتروني وتحليلات الوقت لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة
قراءة المزيد