أرشفة البريد الإلكتروني - 5 أسباب لماذا تعد هذه أفضل ميزة بريد إلكتروني لم تستخدمها من قبل


rich heading alt

سواء كنت تعمل في عالم الشركات أم لا، فربما ترسل وتستقبل رسائل بريد إلكتروني متعددة يومياً. إنها طريقة سريعة وملائمة للتواصل مع الأقران والزملاء والعملاء والأصدقاء والعائلة. بطبيعة الحال، يعد البريد الإلكتروني أداة تواصل شائعة للغاية بالنسبة إلى الشركات - ويرجع ذلك جزئياً إلى قدرتها على توثيق المحادثات والعمل كمستودع للمعلومات قابل للبحث فيه.

في الواقع، تشير الدراسات إلى أن ثلاثة أرباع الملكية الفكرية لمنظمة ما موجودة ضمن أنظمة البريد الإلكتروني والمراسلات. ويعني هذا أنه من المهم حماية هذه البيانات وليس إرسالها فقط إلى المهملات. ولكن الاحتفاظ بهذا الكم الكبير من المعلومات يمكن أن يؤدي إلى زيادة التحميل على خوادم التخزين في شركتك.

رجل وسيدة ينظران في كمبيوتر محمول

تحويل بريدك الإلكتروني لبريد مخصص للعمل

يوفر البريد المستضاف المدفوع والمخصص للعمل ميزات أمان محسّنة وسهولة في الاستخدام لا تحصل عليها من خدمات البريد الإلكتروني المجانية

فما هو الحل الأفضل؟

أرشفة البريد الإلكتروني ليست أمراً جديداً. كانت هذه الأداة موجودة منذ سنوات، فلماذا لا تستخدمها المزيد من الشركات؟ إليك خمس مزايا لاستخدام حلول أرشفة البريد الإلكتروني:

  • التخزين. عندما يتم تخزين بيانات البريد الإلكتروني على خوادم مباشرة فإنها يمكن أن تقلل بشكل كبير من الأداء عندما يمتلئ الخادم. وتكون الخيارات الأخرى الوحيدة هي حذف رسائل البريد الإلكتروني تماماً - وهذا ليس خياراً حكيماً، حيث يمكن فقدان البيانات المهمة إلى الأبد - أو تخزينها في مكان آخر. تتبع أرشفة البريد الإلكتروني هذا الخيار الأخير وتنقل البيانات إلى خادم آمن خارج الموقع أو بيئة سحابية. تستخدم بعض الحلول الضغط المتقدم و/أو إلغاء البيانات المتكررة لتقليل مساحة القرص المطلوبة في الأرشيف - أحياناً بنسبة 50 في المائة أو أكثر.
  • الاستعادة. استناداً إلى حلول النسخ الاحتياطي الموجودة لديك بالفعل، يمكن لأرشفة البريد الإلكتروني تسريع العملية عند الحاجة إلى استعادة بياناتك. ويرجع ذلك إلى أن البيانات المؤرشفة تأخذ مساحة أقل. بالإضافة إلى ذلك، تصبح استعادة رسائل البريد الإلكتروني غير المؤرشفة أسرع وأسهل، وذلك بسبب تقليل حمل بيانات خادم البريد.
  • الأمان. ليس لأن رسائل البريد الإلكتروني القديمة الخاصة بك "بعيدة عن الأنظار" ومخزنة في مكان آخر، فلا يعني هذا أنها غير محمية وكذلك رسائل البريد الإلكتروني في بيئة علبة الوارد المباشرة. إذا كنت قد حصلت على حل أرشفة البريد الإلكتروني المناسب، فسيتم الاحتفاظ ببياناتك وحمايتها دائماً من خلال الاحتفاظ بنسخ احتياطي مستمر للبيانات وإمكانات فائقة في استعادة البيانات بعد الكوارث. للحصول على أفضل خدمة، ابحث عن موفر يوفر الوثوقية والتوفر والأداء مع وقت تشغيل موثق بنسبة 99.9 في المائة واتفاقية مستوى الخدمة المدعومة مالياً.
  • الإنتاجية. عندما يتم تعطيل خوادمك المباشرة باستخدام الكثير من بيانات البريد الإلكتروني، يمكن أن يجعل البحث عن بريد إلكتروني معين أو موضوع معين أمراً مرهقاً وبطيئاً. علاوة على ذلك، بالتخلص من حصص علبة البريد الإلكتروني وإعداد الأرشفة التلقائية للبريد الإلكتروني، لم يعد الموظفون مضطرون لقضاء وقتهم الثمين في حذف رسائل البريد الإلكتروني أو نقلها إلى ملفات PST مثل الأيام القديمة. وأخيراً، عندما تمنح الموظفين لديك إمكانية الوصول بسهولة إلى بيانات البريد الإلكتروني المؤرشفة والمدعومة، فإنك تضع السلطة في أيديهم، مما يعني أنهم لن يضطروا إلى إشراك قسم تكنولوجيا المعلومات للقيام بذلك نيابةً عنهم.
  • التوافق. تتطلب معظم المجالات من المؤسسات الاحتفاظ بسجلات الأعمال - وبما أن الرسائل الإلكترونية تحتوي غالباً على مثل هذه السجلات، فإن حذفها يعد أمراً ممنوعاً. بعض المجالات مثل الرعاية الصحية والخدمات المالية والأدوية والطاقة لديها لوائح أكثر صرامة بشأن السجلات التجارية التي يجب الاحتفاظ بها.

عندما تفكر في حل أرشفة البريد الإلكتروني، تذكر أن تبحث عن موردين واختار واحداً من شأنه توفير حل سهل الاستخدام يبقيك تحت السيطرة ويحافظ على مستويات عالية من الأمان والوثوقية.

منتجات ذات صلة

كمبيوتر surface محمول يعرض تطبيق Word‏

بدء استخدام Office 365

إليك تطبيق Office الذي تعرفه بالإضافة إلى الأدوات التي تساعدك على العمل بشكلٍ أفضل مع الآخرين، بحيث يمكنك إنجاز المزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

الشراء الآن

مقالات ذات صلة

5 طرق لتعزيز كفاءتك المهنية باستخدام البريد الإلكتروني
قراءة المزيد
دليل الشركات الصغيرة لتأمين البريد الإلكتروني
قراءة المزيد
7 نصائح بسيطة عن التقويم لرفع مستوى إنتاجية فريقك
قراءة المزيد
أسباب اعتبار مليار حساب بريد إلكتروني مخترق نقطة بداية فقط
قراءة المزيد