اعثر على الميزات المناسبة لخدمات البريد الإلكتروني التي تلائم احتياجات شركتك


rich heading alt

يتم استخدام خدمات البريد الإلكتروني لكل نشاط على الإنترنت؛ بدءاً من البقاء على اتصال مع العملاء والزملاء وانتهاءً بإعداد حسابات التواصل الاجتماعي والتسوق عبر الإنترنت. وفي كل بلد تقريباً في جميع أنحاء العالم، يرتبط الأشخاص بعميل البريد الإلكتروني الذي يجعل الحياة الحديثة ممكنة. في الواقع، وفقاً لدراسة أجرتها شركة The Radicati Group، في عام 2017 استخدم ما يقرب من نصف سكان العالم البريد الإلكتروني، و"بحلول نهاية عام 2021، سيكون عدد مستخدمي البريد الإلكتروني على مستوى العالم أكثر من 4.1 مليار." إنه أمر مذهل ويوضح مدى أهمية الأنظمة الأساسية للبريد الإلكتروني.

لكن البريد الإلكتروني لم يعد مجرد طريقة لإرسال الرسائل البسيطة واستقبالها. لقد اتسع نطاق البريد الإلكتروني، من خلال الابتكارات المقدمة لمساعدة الأفراد والمؤسسات على التواصل بشكل أكثر كفاءة وفعالية، ليشمل مجموعة واسعة من الأدوات التي يمكن أن تحسن طريقة عملك حقاً. لا تحتاج كل الشركات بالطبع إلى الوصول إلى جميع الأدوات المتاحة، لذلك يتم تقسيمها أدناه إلى حلول "أساسية" و"متقدمة"، والتي يمكن أن تساعدك على تحديد نوع عميل البريد الإلكتروني المناسب لك. لنلقي نظرة.

رجل وسيدة ينظران في كمبيوتر محمول

تحويل بريدك الإلكتروني لبريد مخصص للعمل

يوفر البريد المستضاف المدفوع والمخصص للعمل ميزات أمان محسّنة وسهولة في الاستخدام لا تحصل عليها من خدمات البريد الإلكتروني المجانية

الميزات الأساسية

تقدم معظم خدمات البريد الإلكتروني المجانية بعض الميزات الأساسية التي تسمح لك بإدارة رسائل البريد الإلكتروني وتنظيمها بكفاءة، مثل:

  • الردود التلقائية: من خلال السماح لك بإنشاء رسالة يتم إرسالها تلقائياً إلى أي شخص يتصل بك عبر البريد الإلكتروني، تسهل هذه الميزة إخبار الآخرين بأنك خارج المكتب، ومتى ستعود، ومن يجب أن يتصلوا به أثناء غيابك.
  • قواعد التطبيق: القواعد هي الإجراءات التي يمكنك تطبيقها تلقائياً على الرسائل الواردة و/أو الصادرة. فهي تعطيك حرية اختيار ما الذي ستنطبق عليه القاعدة، وما هي الإجراءات التي سيتم اتخاذها عندما يتم تطبيقها. على سبيل المثال، إذا كنت تريد نقل جميع الرسائل من رئيسك إلى مجلد خاص، يمكنك ترتيب ذلك من خلال تعيين قاعدة. أو إذا كنت تريد حذف الرسائل التي تحتوي على "تسجيل اليوم" فوراً في الموضوع، يمكنك إنشاء قاعدة تؤدي إلى تحقيق ذلك.
  • المجلدات: تقدم معظم خدمات البريد الإلكتروني المجانية نوعاً من الميزات التنظيمية، مثل المجلدات، التي تتيح لك فرز الرسائل وتخزينها يدوياً استناداً إلى أي نظام يعمل بشكل أفضل بالنسبة لك. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على "مشروع س"، يمكنك إنشاء مجلد بعنوان "مشروع س" ونقل جميع الرسائل المتعلقة بالمشروع يدوياً إلى المجلد؛ مما يسهل الاحتفاظ بسجلات أي اتصال متعلق بالمشروع. أو إذا كنت تبحث عن سعر منتج تحتاجه شركتك، يمكنك إنشاء مجلد لجميع الرسائل والتقديرات التي تلقيتها حتى الآن؛ وجعلها في مكان واحد مناسب.

ميزات إضافية مع خدمات البريد الإلكتروني للمؤسسات

وعندما تحتاج بالطبع إلى أكثر مما توفره لك الميزات الأساسية، قد يكون البريد الإلكتروني للمؤسسة هو الحل. وعلى الرغم من اختلاف كل عميل بريد إلكتروني، إلا أن بعض أنواع الميزات التي يمكنك أن تتوقع وجودها في حل المؤسسة تشمل:

  • اتصال البريد الإلكتروني الآمن والتخزين: باستخدام التشفير ومجموعة كبيرة من ميزات الأمان المتقدمة، تتمتع العديد من حلول البريد الإلكتروني للمؤسسة بالقدرة على الحفاظ على أمان جميع رسائلك؛ أثناء النقل وفي البريد الوارد.
  • التقاويم المشتركة: باستخدام التقاويم المشتركة، يمكنك معرفة الأوقات التي يكون فيها شخص ما (أو فريقك بأكمله) متاحاً للاجتماعات، مما يجعل من السهل جدولة الأحداث وأحداث المجموعات الأخرى في الأوقات الملائمة للجميع. يمكن أيضاً أن تصبح التقويمات المشتركة طريقة رائعة لإعلام الأشخاص بأنك ستكون خارج المكتب. ما عليك سوى إضافة عنصر التقويم لعطلتك وحظر الوقت وفقاً لذلك، بحيث يستطيع كل من لديه حق الوصول إلى التقويم معرفة الوقت الذي ستغادر فيه.
  • مراسلة عدة أشخاص باستخدام اسم بريد إلكتروني مستعار واحد: تسهل بعض خدمات البريد الإلكتروني مراسلة جميع الأشخاص الذين تعمل معهم في مشروع معين دفعة واحدة؛ وذلك باستخدام اسم واحد فقط. لذلك إذا كنت على سبيل المثال تعمل مع 10 أشخاص في مشروع، يمكنك وضع الأشخاص العشرة هؤلاء في مجموعة وتسميتها "مشروع الفريق س"، ومراسلة الأشخاص العشرة في أي وقت تتوجه فيه برسالة بريد إلكتروني إلى "مشروع الفريق س"؛ مما يجعل من السهل مشاركة الملفات وإبقاء الجميع على اطلاع.
  • الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني: من أجل الامتثال لقوانين الصناعة واللوائح الحكومية ومعايير إدارة شركتك، فتعتبر أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بشركتك أمراً في غاية الأهمية. ولحسن الحظ، تمنحك معظم حلول البريد الإلكتروني للمؤسسة القدرة على تعيين نهج الاحتفاظ الخاصة بك حتى تتمكن من أرشفة ما تحتاج إليه مهما تطلب الأمر.

إن خدمات البريد الإلكتروني المجانية لها مكانتها، وإذا كنت مالك لشركة فردية، فقد تحتاج إلى تلك الخدمات للبدء. ولكن إذا كنت تدير شركة مع عشرات الموظفين، أو كنت خاضعاً لقوانين الصناعة أو الإدارة، أو تحتاج إلى أكثر من مجرد إرسال الرسائل واستقبالها، فإن حل البريد الإلكتروني للمؤسسة سيخدمك بشكل جيد، وسيمنحك الأدوات اللازمة للعمل والنمو وبناء شركتك بالطريقة الصحيحة.

منتجات ذات صلة

كمبيوتر surface محمول يعرض تطبيق Word‏

بدء استخدام Office 365

إليك تطبيق Office الذي تعرفه بالإضافة إلى الأدوات التي تساعدك على العمل بشكلٍ أفضل مع الآخرين، بحيث يمكنك إنجاز المزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

الشراء الآن

مقالات ذات صلة

دليل الشركات الصغيرة لتأمين البريد الإلكتروني
قراءة المزيد
الأمور التي تحتاج الشركات النامية معرفتها حول أرشفة البريد الإلكتروني
قراءة المزيد
لا تفقد جهات الاتصال: 4 نصائح لإدارة جهات الاتصال بسهولة
قراءة المزيد