واصل إنجاز مهامك باستخدام برنامج إدارة المهام سهل الاستخدام


إن البقاء منظماً يعد أسلوب حياة بالنسبة لبعض الأشخاص. إنهم يقومون بالتخطيط للوجبات وقوائم البقالة قبل أسابيع ويتتبعون جميع مشاريعهم العملية، ودائماً ما يظهرون على معرفة بما هو مستحق، وما سيأتي بعد ذلك، وما يجب أن يركزوا عليه، بالإضافة إلى أنهم لم يقوموا بتفويت الموعد النهائي مطلقاً. ولكن بالنسبة لتحديات إدارة الوقت التي تواجهنا، فإن أولئك الذين يديرون مشاريع كبيرة مع العديد من المساهمين، أو أي شخص يريد طريقة أفضل طريقة للبقاء على رأس قائمة المهام الخاصة بهم، يمكنهم الحصول على مساعدة إضافية صغيرة في شكل مدير المهام.

لا يقتصر دور برنامج إدارة المهام على مساعدتك في العمل بشكل أكثر كفاءة، وتحديد أولويات المشاريع (لنفسك وللآخرين)، بل يمكن أن يساعدك أيضاً على تحقيق توازن أفضل بين عملك وحياتك (لأنك لن تصبح متوتراً بسبب نسيان القيام بمهامك في العمل).

بكل تأكيد يعتبر مدير المهام الذي ستستخدمه هو الأفضل، ولكن إذا كنت جديداً في عالم إدارة المهام، فإن الفهم الدقيق للميزات والوظائف التي ستستخدمها سيكون تحدياً كبيراً. لذا، دعونا نلقي نظرة على بعض الخواص الهامة التي يجب البحث عنها، وكيف يمكن أن تحسن الطريقة التي تعمل بها وحدك، ومع الآخرين.

  • مركز المشروع: بتجميع مشروعاتك كلها في مكان واحد، يمكنك تتبع المهام الخاصة بمشروع واحد أو عدة مشاريع، بالإضافة إلى تتبع مهام الفريق الذي يعمل معك. في المركز، يجب أن تكون قادراً على رؤية التقدم الذي يحرزه كل شخص بشكل واضح - وهو ما يعني أن أي شخص يشارك في المشروع يجب ألا يتفاجأ بما هو المستحق الآن، وما المستحق المقبل، ومتى يتم جدولة المشروع بأكمله لاستكمالها.
rich heading alt

4 أسرار لتوفير أماكن عمل متصلة

لقد تغيرت طريقة عملنا معاً بصورة جذرية في السنوات الأخيرة. تعلم كيفية استباق الأحداث في بيئة أعمال دائمة التغير.

احصل على الكتاب الإلكتروني (باللغة الإنجليزية)
  • قبول المهام: إذا كنت مدير مشروع أو قائد فريق، فيجب أن يتيح حل إدارة المهام الخاص بك لكل شخص في المشروع إمكانية قبول المهام، وبالتالي يتيح للآخرين في المشروع بمعرفة من التزم بهذا العمل. بهذه الطريقة، لن يكون هناك أي لبس حول تحديد المسؤول عن المهمة أو تكرار للجهود.
  • مشغلات المهام غير المستقلة: في الحالة المثلى، داخل المركز، من المفترض أن يتيح إكمال مهمة ما للمسؤول التالي معرفة أن ملفاته جاهزة وأنه قد حان الوقت للبدء. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في مجال الهندسة المعمارية أو في مجال البناء، فإن وضع علامة الانتهاء من رسومات البناء في تطبيق مدير المهام الخاص بك قد ينبه شريكك تلقائياً إلى أن الوقت قد حان له للتعامل مع مهمة تقديم الرسومات للحصول على تصريح بناء - وبالتالي الحفاظ على تدفق العمل تتحرك.
  • تطبيق مدير المهام: إن القوى العاملة اليوم متنقلة إلى حد كبير، لذلك فمن المنطقي اختيار مدير مهام يعمل بشكل جيد على الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر المكتبي تماماً كما يعمل على هاتفك أو جهازك اللوحي. من خلال تطبيق المهام الذي يتيح لك الوصول إلى نفس المعلومات التي لديك في المكتب، يمكنك تتبع مشاريعك بغض النظر عن مكان وجودك.
  • تخزين الملفات: يتيح لك برنامج إدارة المهام أيضاً تخزين ملفات الموارد الخاصة بك وتنظيمها، مثل المستندات وجداول البيانات والصور، وبالإضافة إلى ذلك فالبرنامج يقطع شوطاً طويلاً نحو ضمان استخدامك للمعلومات الصحيحة دائماً. إذا كان بإمكانك إرفاق ملفات محددة بمهام محددة، فهذا أفضل بكثير، لأنه سيساعد في تقليل أي ارتباك حول المعلومات التي تتوافق مع المهمة.

مع مدير المهمة الصحيح يصبح البقاء على المسار الصحيح أمراً بسيطاً. من خلال تقديم الأدوات التي تسمح لك بتعيين المهام لنفسك وللآخرين في مجموعتك، فمن السهل أن تجعل الجميع يعرفون ما الذي يجب عليهم القيام به ومتى يقومون به. وبالقدرة على إرفاق الملفات بالمهام، لن يضطر فريقك إلى البحث عن الملف أو البيانات أو المعلومات الصحيحة قبل بدء العمل. بالنسبة لأولئك الذين لديهم فرق تسافر بشكل متكرر أو تعمل عن بُعد، فإن الوصول إلى تطبيق إدارة المهام سيسمح للجميع بالبقاء على رأس مهامهم أثناء سفرهم للعمل أو العمل عن بعد - مما يجعل من الأسهل أن يكونوا منتجين أثناء ساعات العمل، والاستمتاع حقاً بأوقاتهم.

منتجات ذات صلة

كمبيوتر surface محمول يعرض تطبيق Word‏

بدء استخدام Office 365

إليك تطبيق Office الذي تعرفه بالإضافة إلى الأدوات التي تساعدك على العمل بشكلٍ أفضل مع الآخرين، بحيث يمكنك إنجاز المزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

الشراء الآن

مقالات ذات صلة

دليل مدير المشروعات للتخطيط لمشروع متكامل
قراءة المزيد
العمل بطرق جديدة: الاستخدامات غير التقليدية لبرامج المخططات الانسيابية
قراءة المزيد
لا تفقد جهات الاتصال: 4 نصائح لإدارة جهات الاتصال بسهولة
قراءة المزيد
الأسباب الستة غير الواضحة وراء إخفاق خطة المشروع
قراءة المزيد