الاستفادة من البريد الإلكتروني وتحليلات الوقت للوصول إلى الحد الأقصى من الكفاءة


رسائل البريد الإلكتروني التي تنتقل من علبة الوارد

يمكن لوابل مستمر من رسائل البريد الإلكتروني تحويل قائمة المهام التي يمكن إدارتها إلى أحد كوابيس يوم العمل. فتلك العشرات (أو المئات)من الرسائل من شأنها أن تُشتّت تركيزك وترفع مستويات التوتر وتُفسِد السير المثالي للعمل عموماً. قد يصبح البريد الإلكتروني وظيفة بدوام كامل إن لم تكن حريصاً، وأحياناً حتى إن كنت كذلك.

وغني عن القول أن هذا النوع من الفوضى ليس مستداماً. لحسن الحظ، تتوفر أدوات تحليلات شخصية يمكنها تزويدك برؤى حول الجدول اليومي وعادات البريد الإلكتروني. يمكنك استخدام تلك الرؤى للتخطيط وإعادة التنظيم ووضع الحدود التي توفر لك وقتاً كبيراً.

رجل وسيدة ينظران في كمبيوتر محمول

تحويل بريدك الإلكتروني لبريد مخصص للعمل

يوفر البريد المستضاف المدفوع والمخصص للعمل ميزات أمان محسّنة وسهولة في الاستخدام لا تحصل عليها من خدمات البريد الإلكتروني المجانية

فهم علبة الوارد

يقضي متوسط العاملين في مجال المعرفة 28 بالمائة من يومهمعلى البريد الإلكتروني، ماذا عنك؟ ما مقدار الوقت الذي تقضيه في القراءة مقابل الكتابة؟ وماذا عن معدلات القراءة وأوقات الاستجابة؟ هل تتواصل بكفاءة مع الأقران وزملاء العمل؟

تُعدّ هذه قائمة طويلة من الأسئلة، لكن يمكن أن تُزوّدك تحليلات البريد الإلكتروني بالإجابات التي تساعدك. لنقُل أنك ستتعمق أكثر في تعاملاتك مع عميل معين. واكتشفت أن الساعات الطويلة التي قضيتها في إنشاء تحديثات منتظمة بعناية ستضيع لأنه يتعذر على جهات الاتصال حتى فتح رسائل البريد الإلكتروني. هل تريد النقطة الأساسية؟ ربما من الأفضل أن تقتصر على النقاط الحيوية، وتقوم بتوصيلها من خلال قناة مختلفة.

أو ربما تعرف أن رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها بعد الساعة الثالثة مساءً ذات معدل مرتفع لوقت الاستجابة. هذه المعرفة تسمح لك بإنشاء نوافذ بريد إلكتروني دقيقة لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. كلما قلّ الوقت الذي يتعين عليك استغراقه في متابعة الرسائل التي تم تجاهلها، كان ذلك أفضل.

التحكُّم في جدولك

شاشة عرض كمبيوتر تعرض تخطيط الجدول الزمني

تُعدّ الفترات الزمنية المتواصلة نادرة هذه الأيام. فبينما تعد رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات والمكالمات الهاتفية ضرورية، غالباً ما تكون بمثابة مقاطعات مزعجة. وحين يفوق الشعور بتشتت الذهن شعورك بالتركيز، قد يكون من الصعب جداً إنجاز عمل حقيقي. هل تريد الإجابة؟ دع تحليلات الوقت تساعدك على النظر بتمعُّن في حالات عدم الكفاءة.

تتيح لك تحليلات الوقت معرفة عدد المرات التي تمر فيها بفترات عمل غير متقطعة، وعدد المرات التي تعمل فيها خارج ساعات العمل المعتادة، وعدد الاجتماعات التي تحضرها في الأسبوع، والقائمة تطول. بمجرد أن ترى الصورة كاملة، ستكون قادراً على اتخاذ قرارات بشأن عادات العمل على نطاق أوسع.

هل تجد أن معدل وقت فراغك نصف ساعة فقط؟ احجز ساعتين كل يوم على التقويم كي يتم تكريسهما في العمل الذي يحتاج إلى تركيز شديد. ووضح لزملائك في العمل أنه من الضروري أن تبقى في مكتبك خلال هاتين الساعتين. إذا تلقيت طلباً لحضور اجتماع خلال الوقت المحجوز، فراجع إمكانية إعادة الجدولة. إذا شعرت بأن حضورك ليس ضرورياً، لا تخَف من الرفض بأدب.

يمكنك تطبيق الخطة نفسها فيما يتعلق بالإجابة عن بريدك الإلكتروني. كل يوم، اختر فترتين قصيرتين، ربما تبلغ كل منهما 30 دقيقة للرد على الرسائل المتراكمة. أيضاً، أضِف هذه الفترات إلى تقويمك، كي يعرف زملاؤك في العمل أنك مشغول.

استعادة يوم عملك

لتحسين يوم عملك، قم بالاستفادة من أدوات أخرى للتحليلات الشخصية. على سبيل المثال، تسمح لك رؤى الشبكة بمتابعة جهات اتصالك. مع من تتصل في أغلب الأحيان؟ ومع من تخاطر بفقدان الاتصال؟ قد يساعدك الوصول إلى هذه المعلومات على الحفاظ على علاقاتك ومنع تجاهل المشروعات ذات الأولوية المنخفضة دون قصد أو نسيانها.

وبالمثل، قد تزوّدك ميزة جودة الاجتماع برؤى تساعدك على فهم السبب في كون اجتماعات معينة ليست فعّالة كما يمكن أن تكون. هل لديك الكثير من المهام المتعددة؟ هل لديك الكثير من الوقت الذي يحتاج إلى الملء؟ أليس هناك وقتاً كافياً؟ ربما ستكتشف أن الاجتماع الأسبوعي لتسجيل الوصول ليس ضرورياً حتى.

ملخّص الأمر

تنظيم علبة وارد البريد الإلكتروني

للبريد الإلكتروني وجود دائم في المكتب في يومنا هذا، ولن يتغير هذا الأمر. ما يمكن تغييره هو كيفية إدارتك له وكيفية إدارتك لليوم. استخدم التحليلات الشخصية لإعادة ترتيب وقتك والعمل بكفاءة أكبر. يمكن أن يكون للتغييرات الصغيرة تأثيراً هائلاً.

منتجات ذات صلة

كمبيوتر surface محمول يعرض تطبيق Word‏

بدء استخدام Office 365

إليك تطبيق Office الذي تعرفه بالإضافة إلى الأدوات التي تساعدك على العمل بشكلٍ أفضل مع الآخرين، بحيث يمكنك إنجاز المزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

الشراء الآن

مقالات ذات صلة

سبب اعتبار العرض المرئي للبيانات ضرورياً لفهم المعلومات المهنية
قراءة المزيد
البيانات الضخمة تقود إلى القرارات المهمة: كيفية إضفاء معنى على تحليل البيانات وجداولها
قراءة المزيد
3 طرق يمكن لـ Power BI أن تساعد على نجاح فريق مبيعاتك
قراءة المزيد
الاتصالات الموحدة 101: الأمور التي يجب أن تعرفها الشركات الجديدة
قراءة المزيد