دليل مدير المشروعات للتخطيط لمشروع متكامل


بديل عنوان منسق

إن العمل كمدير مشروعات أشبه بلاعب الخفة الذي يدور عدة دورات معاً في الهواء؛ وليس ذلك بالأمر الهين. هناك متطلبات مستمرة تحتاج إلى وقتك ومواردك البشرية لمواصلة العمل، وتقع عليك الضغوط لإنجاز كمية من العمل خلال فترة زمنية قصيرة، حتى أن ذلك يبدو مستحيلاً، والكثير من الضغوط غير ذلك.

لكنه أيضاً دور ضروري يمكن أن يحقق للشركة قيمة تفوق القدر المعتاد إنجازه. في الواقع، وحسب دراسة أجرتها PricewaterhouseCoopers، فإن أكثر من 60 بالمئة من حالات فشل المشروعات ترجع إلى مشاكل داخلية مثل عدم كفاية الموارد أو تفويت مواعيد التسليم، وتلك أمور يمكن أن يساعد مدير المشروعات على تجنبها.

بالإضافة إلى ذلك، فهي وظيفة في تنامي مستمر حيث أصبح المزيد والمزيد من الشركات يدرك أهمية الإدارة القوية للمشروعات. وللمزيد من الدقة، فقد قدرت دراسة مستقلة أجراها معهد لإدارة المشروعات أنه سيتم خلق حوالي 16 مليون وظيفة لإدارة المشروعات حول العالم بين 2010 و2020، وستنمو هذه الوظيفة بمقدار 6.61 ترليون دولار أمريكي. هذا، وتُعتبر إدارة المشروعات مسؤولية كبيرة مهما كانت الجهة التي تعمل بها. سواء كنت مدير مشروعات بشكل رسمي أو مجرد شخص يسير المشروع، فإن التلميحات السبعة التالية ستساعدك على تحديد خطواتك وإعداد مشروعك بالصورة التي تضمن لك النجاح.

التلميح 1: تعيين أهداف واضحة للمشروع

القِ نظرة على الصورة الكبيرة للمشروع وحدد الأهداف التي تريد تحقيقها منه. إذا كان هناك عملاء أو مساهمون خارجيون يشاركون في المشروع، فإن هذه المصادر الخارجية ستساعد بشكل واضح في تحديد أهدافه. تشتمل الأهداف العامة التي يجب أن تضعها في اعتبارك على ما يلي:

  • منع زحف المشروع، بمعنى عدم السماح لنطاق المشروع بالاتساع.
  • الالتزام بالميزانية المقيدة.
  • إكمال كافة عناصر المشروع.
  • إنجاز العمل بجودة عالية.
  • إتمام الأعمال في وقتها.
  • توفير الموارد المناسبة مقدماً.
rich heading alt

4 أسرار لتوفير أماكن عمل متصلة

لقد تغيرت طريقة عملنا معاً بصورة جذرية في السنوات الأخيرة. تعلم كيفية استباق الأحداث في بيئة أعمال دائمة التغير.

احصل على الكتاب الإلكتروني (باللغة الإنجليزية)

التلميح 2: ضع التوقعات نصب عينيك

يجب أن يكون الجميع على اتفاق لضمان نجاح المشروع. إن قيامك بمشاركة توقعاتك بوضوح بوصفك قائداً للمشروع وطلبك من الآخرين أن يذكروا توقعاتهم، هو خطوة هامة في الإعداد لأي مشروع. يجب أن تشتمل هذه التوقعات على الطرق المختلفة التي يمكن أن يتبعها فريقك لتحقيق الأهداف التي قمت بتعيينها بالفعل. بالإضافة إلى ذلك ستحتاج إلى إدراج ما يلي:

  • قائمة بالمُستَلَمَات ومواعيد تسليمها.
  • تقرير نطاق المشروع.
  • تحديد الأدوار والمسؤوليات.
  • عملية للسؤال والجواب.
  • خطة للتواصل، تشتمل على المعدل الذي تنوي أن تتواصل به غالباً مع المساهمين/العملاء.

التلميح 3: إجراء تقييم عام للمخاطر المحتملة وكيفية تعاملك معها إذا حدثت

فلنواجه الأمر، حتى إذا خططت لكل شيء بأدق التفاصيل، فقد تطرأ بعض الأمور التي لم تتوقعها. إذن، فكيف يتصرف مدير المشروعات الكفء؟ بالطبع سيضع خطة للتعامل مع الأمور غير المتوقعة! من الواضح أن التَوَقُع الدقيق للمخاطر التي قد تحدق بالمشروع ربما لا يكون ممكناً؛ فكل الاحتمالات واردة من الطقس السيء والاضطرابات سياسية حتى المشاكل التقنية، لكن من الممكن تقليل التأثير المحتمل لهذه المخاطر من خلال إدارة المخاطر.

التلميح 4: تقليل الاجتماعات إلى الحد الأدنى

اكتشفت دراسة أجرتها شركة Verizon Conferencing أن 22 بالمئة فقط من الاجتماعات تُعتبر "مجدية إلى أقصى حد"، وأن 44 بالمئة تعتبر "مجدية جداً." وهكذا يتبقى 34 بالمئة من الاجتماعات تعتبر مجدية إلى حد ما أو غير مجدية على الإطلاق. من الواضح أن الاجتماعات جزء ضروري من مرحلة التخطيط للمشروع، لكن فكر بحق هل الاجتماع هو الاستخدام الأمثل لوقتك أم أن هناك وسائل أخرى يمكن أن تحقق نفس الغرض مثل البريد الإلكتروني أو أي وسيلة تواصل أخرى، مثل برنامج تخطيط المشروعات، الذي يسمح لك بمشاركة الملفات وتخصيص المهام وتبادل الأفكار دون الحاجة إلى عقد اجتماع. إن قضاء وقت أكبر في الاجتماعات يعني قضاء وقت أقل على المُستَلَمَات الفعلية. خذ هذا في الاعتبار قبل أن ترسل دعوة اجتماع أخرى.

التلميح 5: تخطيط اجتماع تام لإطلاق المشروع

على ذكر الاجتماعات، فإن اجتماع إطلاق المشروع يعين الشكل العام للمشروع بأكمله. عند التخطيط لهذا الاجتماع، تأكد من التزامك بالمعايير التالية:

  • قم بدعوة الأشخاص المناسبين وتأكد من إمكانية حضور اللاعبين الرئيسيين.
  • قم بتجهيز جدول أعمال مُفصّل يحتوي على النقاط التي سيتناولها الاجتماع. سيساعد هذا الجميع في التعرّف على مهامهم وفهم الهدف من الاجتماع.
  • حدد إمكانية عقد الاجتماع عبر الإنترنت أم أنه يجب أن يكون اجتماعاً شخصياً (يحضره الفرد بشخصه). سيتحدد ذلك بناءً على عوامل مثل حجم المشروع وهل هو لعميل جديد والميزانية المخصصة للمشروع، إلخ. ضع في اعتبارك أن الاجتماعات الشخصية يكون التخطيط لها أكثر تعقيداً وتكلفة، خصوصاً إذا اشتملت على سفر وانتقالات.
  • أعد جدولة موعد الاجتماع إذا كان اللاعبون الرئيسيون غير قادرين على الحضور، فلا جدوى من عقد الاجتماع بدونهم. فسوف تحتاج في الغالب إلى عقد اجتماع آخر لإطلاعهم على آخر المستجدات أو لتستمع إلى ما لديهم من معلومات.
  • قبل تجهيز جدول الأعمال، فليكن الغرض من الاجتماع واضحاً في ذهنك وكذلك المعلومات التي تريد أن يخرج بها الحاضرون للاجتماع.

التلميح 6: استخراج التقارير طوال مدة المشروع

الطريقة الوحيدة لتعرف ما إذا كان المشروع يسير حسب الخطة الموضوعة، هي استخراج التقارير بشكل متواصل. يمكن القيام بذلك غالباً بواسطة برنامج إدارة المشروعات. تساعدك التقارير لتعرف ما إذا كان تخصيص الموارد فعالاً ولتتيقن من سير المشروع في مساره الصحيح ليحقق الأهداف ومواعيد التسليم المقررة في حدود الميزانية الموضوعة.

التلميح 7: اجلب الأدوات المناسبة

بينما توجد أدوات كثيرة لإدارة المشروعات في السوق، لكن ليست جميعها بنفس الجودة. حدد ما الذي تحتاج إليه بالفعل وقارن بين المنتجات التي تهمك. على أقل تقدير تأكد من اختيارك للأداة التي تسمح لك بالقيام بالأمور التالية:

  • تنظيم المهام والربط بينها لوضع الأُطر الزمنية والخطط.
  • مشاركة المعارف التي تُعلِم الجميع بمدى تقدم المشروع بشكل أفضل.
  • الفهم السريع لكيفية استخدام واجهة التطبيق.
  • تخصيص الخطة لتتلاءم مع احتياجات فريقك.

بالرغم من أن الوصول إلى مستوى مذهل في إدارة المشروعات يُعتبر أمراً صعباً، لكنه ممكن. أنت ببساطة تحتاج إلى المهارات والمعرفة التقنية والأدوات المناسبة لإنجاز عملك وتحقيق النتائج المطلوبة.

منتجات ذات صلة

كمبيوتر surface محمول يعرض تطبيق Word‏

بدء استخدام Office 365

إليك تطبيق Office الذي تعرفه بالإضافة إلى الأدوات التي تساعدك على العمل بشكلٍ أفضل مع الآخرين، بحيث يمكنك إنجاز المزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

الشراء الآن

مقالات ذات صلة

مستقبل التخطيط - تخطيط المشروعات عبر الإنترنت في السحابة
قراءة المزيد
واصل إنجاز مهامك وتتبعها باستخدام برنامج إدارة المهام سهل الاستخدام
قراءة المزيد
لا تفقد جهات الاتصال: 4 نصائح لإدارة جهات الاتصال بسهولة
قراءة المزيد
الأسباب الستة غير الواضحة وراء إخفاق خطة المشروع
قراءة المزيد