4 начина за по-добра работа в екип чрез софтуер за интранет


Всеки ръководител на проект трябва да се научи как да концентрира екипа си върху целта, когато работните натоварвания на членовете ги дърпат в множество различни посоки. В някои случаи това може да означава работа с други ръководители на проекти за определяне на приоритета на проектите или оказване на помощ на членовете на екипа да се организират (и да останат организирани), докато работата се натрупва, а може също да означава предоставяне на инструменти за ефективно сътрудничество на членовете на екипа, които може да живеят в различни градове, щати или страни. И докато уменията за приоритизиране на проекти ще дойдат с натрупването на личен опит, има наличен софтуер за интранет, който може да ви помогне не само да поддържате организацията и сътрудничеството на екипите, но и да комуникирате ефективно с отделните лица и екипите.

Разбира се, не всички софтуери за интранет портал са еднакви, така че нека разгледаме четири инструмента, които трябва да търсите в едно решение за интранет.

Управление на информацията

За да може всеки да е в течение на нещата, важно е екипът да знае кой за какво е отговорен и кога. Освен това ще трябва да дадете на екипа информация за връзка с другите членове, подробности за достъп до важни уеб страници или документи (особено ако са защитени с парола или се намират на транзитни сървъри), възможност за обявяване на важни съобщения или публикуване на напомняния и т.н. Затова търсете фирмен интранет, който ви позволява да създадете безпроблемно екипни страници с възможност за персонализиране според вашите нужди. По този начин ще можете да поддържате и споделяте важна информация в едно централизирано местоположение.

none

Как базираното на облака сътрудничество отключва иновациите

IDG анкетира организациите, за да разбере как те използват решенията в облака за сътрудничество и какви цели им помагат да постигнат

Вземете безплатния отчет (на английски език)

Библиотеки

Софтуерът за сътрудничество трябва, първо и най-важно, да улеснява съвместната работа на екипа. Затова изберете решение, което ви позволява да дадете на всеки достъп до едни и същи файлове, документи, изображения, бележки от събрания и т.н. С възможността да създавате библиотеки с документи, озаглавени по начин, който е смислен за вашия проект и екип, всеки може да намери най-актуалната информация за проекта, да прегледа минали повторения на материали за предаване, да види текущи графични творби, да обнови спомените си за изискванията на проекта и т.н.

Инструменти за сътрудничество

Един интранет портал за служители трябва да включва възможността членовете на екипа да създават пространства, в които могат да споделят и управляват информация – и да работят съвместно по файлове. За тази цел потърсите софтуер за сътрудничество, който включва неща, като тематични дискусии, анкети, които могат да улеснят планирането на събрания и/или вземането на решения, споделени календари, списъци със задачи и пространства за събрания, където можете да пазите всички ваши бележки от събрания, документи, графици и т.н. Подобно на пространствата за събрания, едно решение за интранет с инструмент за работно пространство може да позволи на определени членове на екипа, например графичен дизайнер и автор на рекламни текстове, да работят по един и същ файл в едно и също пространство, без да заместват работата на другия, което в крайна сметка може да подобри продуктивността.

Интегриране със съществуващи инструменти

Независимо от големите обещания на софтуер за интранет портал да подобри продуктивността и сътрудничеството ви, ако той не е лесен за използване или изисква да смените вашите съществуващи инструменти (например инструментите ви за текстообработка, електронни таблици, графичен дизайн и/или имейл), може да се окаже трудно да убедите вашия екип да го използва. За да постигнете необходимото ви ниво на продуктивност и организация, потърсете решение за интранет, което се интегрира добре с инструментите, които вашият екип вече използва. По този начин организацията ви няма да трябва да закупува скъпи и може би по-малко ефективни програми, а екипът ви няма да се налага да преминава през трудния процес на обучение.

Когато става въпрос за софтуер за сътрудничество, той трябва да е лесен, безпроблемен и персонализируем, като предоставя на вас и вашия екип нещата, които ви трябват, за да работите като едно цяло и в по-малки групи. Когато изберете решение, което ви позволява да организирате файловете си по вашия начин, да използвате съществуващите ви инструменти и ви дава инструменти за сътрудничество, с които членове на екипа могат лесно да работят едновременно по файлове, да споделят документи и информация и да проследяват важни дискусии, вие ще постигнете това, което всеки ръководител на проект иска – организиран, продуктивен екип.

Сродни продукти

лаптоп Surface с Word

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помогнат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега