Опростяване с управлението на съдържанието във фирма


Маркетингови материали, договори, имейл съобщения, презентации за клиенти и инвеститори, електронни таблици, текстови файлове, .pdf файлове, снимки, видеоклипове, формуляри, фактури, автобиографии от кандидати за работа. Организациите, независимо дали малки, или големи, са машини за създаване на съдържание. И макар че създаването на това съдържание може да е лесно, поддържането му в организиран вид е цяло постижение.

Тук могат да са полезни решенията за управление на съдържанието във фирма (ECM). Те ви позволяват да организирате и управлявате вашето съдържание през целия му жизнен цикъл – от създаването до архивирането. Но като всичко друго, системите за управление на съдържанието във фирма не са еднакви – затова нека разгледаме някои от функциите, които могат да ви помогнат да поддържате съдържанието си организирано (и достъпно), като същевременно помагат на екипа ви да работи по-ефективно.

  • Общо хранилище за различни типове съдържание: Като изберете услуга за ECM, която ви позволява да съхранявате видео, електронни таблици, изображения, текстови документи и т.н. на едно общо място, можете да държите заедно всички ваши файлове за конкретен проект или инициатива.
  • Създаване на основни папки с практически неограничен брой подпапки: По този начин, ако имате проект или инициатива, които са непрекъснати или се повтарят всяка година, можете просто да създадете една основна папка, например за "Почистване на туристически маршрути", след което да създавате подпапки за всяка година, през която работите по инициативата. Във всяка от тези подпапки можете да създавате допълнителни подпапки за неща, като договори, формуляри за отказ от отговорност за доброволци, маркетингови материали и т.н.
none

Как базираното на облака сътрудничество отключва иновациите

IDG анкетира организациите, за да разбере как те използват решенията в облака за сътрудничество и какви цели им помагат да постигнат

Вземете безплатния отчет (на английски език)
  • Лесно редактиране на свойствата или метаданните на документите: С възможността да намирате и редактирате метаданните на файл от самия документ, можете да спестите време и да се уверите, че файловете са етикетирани правилно за бъдещи търсения.
  • Контрол на достъпа до информация: Не всички в дадена организация имат нужда от достъп до всеки документ, а с управление на корпоративно съдържание, което ви позволява да прилагате определени разрешения към документи, групи от файлове, цели части от системата или самата система, можете строго да контролирате кой какво вижда.
  • Съвместна работа: Някои решения за ECM ви позволява да създавате работни потоци за документи, които правят възможно проследяването и сътрудничеството с други хора в ориентирани към документи процеси с помощта на програмите, на които вече разчитате.
  • Възпроизвеждане на мултимедийно съдържание от самата система за управление на съдържанието във фирма: За организации, които използват видео- и аудиофайлове, възможността за възпроизвеждане на мултимедия от системата за ECM може да спести на вашия екип време чрез намаляване на стъпките, необходими за гледане или прослушване на съдържанието.
  • Съхраняване и защита на служебни записи и важни правни файлове: Благодарение на защитеното хранилище можете да сте сигурни, че вашите записи не само се съхраняват във фиксирано и окончателно състояние, но и могат да бъдат лесно открити и извлечени, ако бъдат някога изискани от съдебно разследване. А удобният достъп до всички ваши документи може да намали общите ви разходи за откриване на данните.
  • Търсене по ключови дими: Услуга за EMC, която позволява на потребителите да търсят документи и информация по ключови думи, може да помогне на вашия екип да намери файлове, за които може би не знае, но които са свързани с проекта, по който работи, и могат да му помогнат да спести време и да работи по-ефективно. Областите за търсете трябва да включват текста, метаданните, анотациите и т.н. на документа. Освен това трябва да можете да търсите документи по дата на създаване.
  • Достъп от различни устройства: Като изберете решение за управление на съдържанието във фирма, което е предназначено за употреба на настолни компютри, лаптопи, таблети и телефони, потребителите могат да осъществяват достъп до файловете, които им трябват, когато им трябват – независимо дали са в офиса, работят отдалечено, пътуват, или са на среща с клиенти.

С възможността за съхранение, защита, откриване, обработка и създаване на файлове и документи на едно общо място, услугите за управление на съдържанието във фирма опростяват комуникацията в екипа, работата по проекти и дори откриването на данни за съдебни разследвания. И независимо дали вашата организация се състои само от няколко служители в един офис, или от хиляди хора по целия свят, една система за управление на съдържанието във фирма може да ви помогне да се организирате.

Сродни продукти

лаптоп Surface с Word

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помогнат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега