4 nezbytnosti k nastavení profesionálního firemního e-mailu


alternativní popisný text k nadpisu

Nesnášíte e-mail? Pozor na to! Nedávný průzkum ukázal, že e-mail je hlavní nástroj používaný k pracovní komunikaci a jeho důležitost v příštích pěti letech ještě poroste. Z průzkumu také vyplynulo, že zaměstnanci denně kontrolou pracovních e-mailů stráví 3,2 hodiny. Jiná studie zpracovaná společností The Radicati Group tvrdí, že jeden uživatel loni odeslal a přijal v průměru 122 pracovních e-mailů denně.

Co všechna tato data znamenají? Dobře ilustrují, že e-mail je a bude klíčovou aplikací pro každý podnik – ať je malý, nebo velký. Když hledáte řešení firemního e-mailu, je třeba zvážit celou řadu faktorů. Obzvlášť to platí pro malé nebo střední firmy, které se v nejbližších letech plánují rozrůstat.

Do užšího výběru těch nejlepších e-mailových služeb pro vaši firmu zařaďte jen řešení, která splňují následující nezbytná kritéria:

  1. Hostované e-mailové řešení – u firemního e-mailu existují dva základní přístupy: místní a hostované řešení. V mnoha firmách nejsou celkové náklady na vlastnictví spojené s místně instalovaným e-mailem dobrou investicí. Takové řešení s sebou může nést nutnost omezit velikost úložiště, což je pro zaměstnance nepohodlné, a navíc znamená, že vaše firma musí zajistit potřebné upgrady a zálohování. Když naopak zvolíte hostované e-mailové řešení, sejme hostingová služba z beder vašeho IT oddělení zátěž spojenou s jeho provozem. Služby hostovaného e-mailu navíc dokážou firemním uživatelům nabídnout možnosti dynamického úložiště a díky škálování se přizpůsobí aktuální situaci v růstu vaší firmy.

Devět ověřených tipů, jak působit v e-mailech profesionálně

Stáhněte si zdarma tuto elektronickou knihu a seznamte se s jednoduchými strategiemi, které vám pomůžou vytvářet do detailu vybroušené, profesionální e-maily. Díky nim uděláte dojem na zákazníky, uzavřete víc obchodů a vybudujete svou značku.

  1. Odpovídající prostor na serveru – podle toho, jak velká je vaše společnost a kolik úložiště pro e-maily potřebuje, si budete muset vybrat mezi sdíleným a vyhrazeným hostingem. Mnoho malých společností začíná sdíleným hostingem (to znamená, že váš fyzický server používá několik tenantů). Ten je velmi dobře dostupný a při tom nabízí všechny výhody hostingových řešení e-mailu, včetně zabezpečení, spolehlivosti a ochrany soukromí. Jakmile jim prostor na sdíleném serveru přestane stačit, můžou firmy přejít na vyhrazený firemní poštovní server. Vyhrazené řešení zároveň často obsahuje širší možnosti přizpůsobení.
  2. Mobilní přístup – v rychlém tempu dnešního podnikatelského světa se bez kompatibility mezi vaším e-mailovým řešením a mobilními zařízeními pracovníků neobejdete. Zaměstnanci potřebují mít k firemním e-mailům přístup, i když právě nejsou v kanceláři, podstatné je ale také to, aby cloudové e-mailové řešení zahrnovalo mobilní funkce kalendáře a sdílení dokumentů. Vyberte takové řešení, které se průběžně upgraduje s ohledem na mobilní technologie a umožňuje synchronizaci s dalšími zařízeními.
  3. Stabilní poskytovatel – při výběru e-mailové služby pro firemní účely je „kdo“ stejně důležité jako „co“. Zvolte dodavatele, kterému můžete důvěřovat a prověřila ho léta zkušeností s poskytováním špičkových služeb hostovaného e-mailu. Konkrétně hledejte poskytovatele, který vám zajistí záruku vysoké dostupnosti, spolehlivost a vynikající zabezpečení. E-mailové řešení takového poskytovatele by vašim zaměstnancům mělo zjednodušit práci, mimo jiné funkcemi, jako je integrace mezi kalendářem, kontakty a soubory, sdílené kalendáře nebo nepřetržitá odborná podpora.

Je vcelku zřejmé, že e-mail z našeho života jen tak nezmizí.

Organizace by proto volbě řešení firemního e-mailu měly věnovat maximální péči. Zvýší tak svou efektivitu, což může mít pozitivní vliv na celkové výsledky.

Související produkty

Přenosný počítač Surface s otevřeným Wordem

Začínáme s Office 365

Známé prostředí Office plus nástroje, které vám pomůžou lépe spolupracovat, abyste zvládli víc – kdykoli a odkudkoli.

Koupit

Související články

Pět způsobů, jak díky e-mailu působit profesionálněji
Další informace
Profesionální služby pro hostování vašeho firemního e-mailu
Další informace
Co rostoucí firmy potřebují vědět o archivaci e-mailů
Další informace
Proč je miliarda napadených e-mailových účtů jen začátek
Další informace