Pět funkcí softwaru pro řízení projektů, které přehlížíte


Od integrovaných šablon a známých nástrojů pro plánování po okamžitou spolupráci a snadný přístup z různých zařízení – není tajemstvím, že správný software pro řízení projektů může zvýšit produktivitu vedoucích pracovníků i jejich týmů a pomoct jim zvládat úlohy snadno a rychle. Nepřehlíží ale organizace některé méně nápadné nástroje, které mají k dispozici?

Podle nedávné studie patří mezi nejvyhledávanější nástroje pro plánování projektů sdílení souborů, sledování času, integrace e-mailu a Ganttovy diagramy To není překvapující. Ale které užitečné technologie používají organizace jen sporadicky? V softwaru pro řízení projektů se nečekaně často zapomíná na videohovory, chatování v reálném čase, integraci sociálních sítí a mobilní přístup. Komunikace platí za nejdůležitější aspekt úspěšného projektového řízení – nenechávají tedy vedoucí pracovníci tento zlatý důl ležet ladem? Nabízíme bližší pohled na pět nevyužitých zdrojů, které můžou pomoct se snadnější a efektivnější realizací projektů:

1. a 2. Videohovory/chatování v reálném čase: Když si vyberete software pro řízení projektů s integrovanými komunikačními nástroji, členové projektového týmu budou moct spolupracovat prostřednictvím hlasových funkcí, videa nebo chatu přímo v prostředí daného projektu. Jak moc jim to prospěje? Organizace Project Management Institute (PMI) ve své zprávě uvádí, že společnosti udávají jako jednu z hlavních příčin neúspěchu svých projektů špatnou komunikaci. Možnost komunikovat v reálném čase s kolegy, kteří pracují o několik kanceláří dál nebo v jiné části světa, a využívat při tom rychlé a zabezpečené nástroje pro konverzace by mohla být klíčem k úspěchu každého projektu.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Čtyři tajemství propojeného pracoviště

Způsoby naší spolupráce se v posledních letech radikálně změnily. Zjistěte, jak si v neustále se vyvíjejícím prostředí udržet náskok před konkurencí.

STÁHNOUT ELEKTRONICKOU KNIHU (v angličtině)

3. Integrace sociálních sítí: Sociální sítě znamenají víc než aktualizace stavu na Facebooku a tweetování nejnovějších trendů. Můžou totiž zlepšit míru komunikace mezi týmy a účastníky projektů. Výzkum ukázal, že používání sociálních sítí dává prostor neformálním konverzacím, které následně „pomáhají navazovat vztahy a pomáhají vytvářet přívětivé prostředí, ve kterém se lidé podporují, spolupracují a důvěřují si“. Proč tedy nevyužít tyto výhody, které pomůžou zajistit úspěch projektu? Software s funkcí podnikových sociálních sítí, jako jsou například vyhrazené informační kanály Yammeru v Sharepointu, může být užitečný, když potřebujete v reálném čase komunikovat s kolegy ohledně podrobností projektu.

4. Mobilní přístup: Je nezbytné používat software, který je dostupný ve Windows, iOS i Androidu, aby všichni mohli na svém oblíbeném zařízení aktualizovat úlohy a zobrazovat časové rozvrhy a sestavy, přestože právě nesedí v kanceláři. Sledování času se považuje za vysoce klíčovou součást úspěšného řízení projektů, a proto je nezbytné najít řešení, které umožní členům týmu odesílat aktualizace, i když jsou na cestách. Díky lepšímu zadávání času a úloh budou mít projektoví manažeři okamžitý přehled, takže budou moct rychleji informovaně rozhodovat.

5. Podpora vysoce postaveného garanta: Více než 80 % projektů, které byly označené jako „velice úspěšné“, mělo aktivně zapojené garanty z vedení organizací. Výzkum opakovaně ukázal, že jednou z klíčových podmínek úspěchu je, aby měl projekt od začátku do konce záštitu osoby s výkonnou organizační funkcí. Garant se sice nebude podílet na každodenních úkolech, ale měl by mít dostatečný přehled o průběhu a výhodách projektu, aby v případě potřeby mohl týmu nabídnout podporu a bojovat za něj. Proto je důležité mít k dispozici software, který umožní vedoucím nebo garantům samostatně spravovat nastavení projektu.

Řada týmů pracuje ze vzdálených míst, často po celém světě, takže schopnost dobře komunikovat a organizovat čas je důležitější než kdy dřív. Když mají účastníci projektů přístup k nástrojům, díky kterým můžou řešit důležité věci i na cestách a rychle sdílet nejnovější informace, konverzace a časové rozvrhy prostřednictvím vyhrazeného projektového webu, budou stále vzájemně v kontaktu a budou mít situaci pod kontrolou. Přečtěte si další informace o tom, jak například získat lepší přehled o stavu projektu, snížit rozpočty nebo zvýšit úspory.

Související produkty

přenosný počítač Surface s otevřeným Wordem

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit