5 nástrojů pro řízení projektů pro úsporu času, peněz a sil


Vést projekt rozbouřeným mořem organizace, která je neustále v pohybu, může být velice stresující. Kancelářští pracovníci jsou dnes často zahlcení nespočtem termínů, schůzek, e-mailů a úloh. To znamená, že nejspíš nemají čas ani myšlenkovou kapacitu na to, aby svůj talent plně soustředili na váš projekt. Všechno může být naštěstí jednodušší. Pokud chcete zvýšit pravděpodobnost, že váš projekt bude úspěšný (bez ohledu na to, jestli ho zadal klient, nebo jde o interní záležitost), seznamte se s těmito pěti nástroji pro řízení projektů, které šetří čas, peníze i energii.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Čtyři tajemství propojeného pracoviště

Způsoby naší spolupráce se v posledních letech radikálně změnily. Zjistěte, jak si v neustále se vyvíjejícím prostředí udržet náskok před konkurencí.

STÁHNOUT ELEKTRONICKOU KNIHU (v angličtině)

Ganttovy diagramy a panely Scrumu

V době nekonečného množství obsahu, kdy o vaši pozornost neustále bojují haldy slov, může být jednoduchý vizuál osvěžující a vysoce efektivní. Ganttovy diagramy zobrazují pomocí vodorovných pruhů fáze a průběh projektů. Stačí rychlý pohled a vaši týmoví kolegové zjistí, jaké úkoly se aktuálně plní (nebo alespoň jaké by se měly plnit) a kdy bude nutné, aby k nim sami přispěli. Také uvidí očekávanou časovou délku jednotlivých fází.

Panely Scrumu fungují podobně a skvěle se hodí pro projekty s volnějším časovým rámcem, na kterých se podílí několik týmů. Zobrazují různé projektové fáze (plánování, realizaci apod.) a značky každého týmu. Jakmile týmy dokončí zadané fáze a pokročí ve zpracování zadání, můžou své značky na panelu posunout. Všichni účastníci tak vidí širší kontext a místo, které v něm zaujímají.

Přiřazení úloh

Je snadné souhlasit, že něco uděláte, ale mnohem těžší je si to zapamatovat, především pokud každá sporadická zpráva přináší nové požadavky. Proto jsou online nástroje pro přiřazování úloh tak důležité. Zaměstnanci, kteří zodpovídají za dokončení části projektu, ať to pro ně znamená návrh loga nebo vytvoření koncové finanční sestavy, se můžou přihlásit a snadno získat přehled o tom, co přesně musí udělat. V závislosti na nastavení svého účtu také můžou dostávat e-mailová upozornění na blížící se konečné termíny.

Projektoví manažeři si můžou v rozhraní vytvořit karty týkající se jejich týmů. Díky nim uvidí, jestli budou všechny úlohy dokončené včas, aniž by museli procházet dlouhé řetězce e-mailů. Vyhnou se tak nákladným prodlevám a zbytečné frustraci.

Přidělení zdrojů

Ve zprostředkovatelských firmách je přidělování zdrojů klíčové. Projektoví manažeři potřebují spolehlivý nástroj pro plánování dostupnosti a sledování pracovní doby všech členů svého týmu. Jen tak zajistí, že nikoho nezahltí prací, budou se dodržovat termíny a zákazníci budou spokojení. Ale tento způsob organizace se nemusí omezovat jen na „tvůrčí“ svět. Nepomohlo by i velkým podnikům, kdyby měly jasný přehled o dostupnosti svých zaměstnanců?

Požádejte členy svého týmu, aby dopředu v maximální míře odhadli svou dostupnost po dobu trvání projektu. Poproste je, ať označí všechny dovolené, dny, kdy nebudou moct pracovat kvůli schůzkám, a termíny svých ostatních projektů. Díky tomu získáte představu o jejich hodinové dostupnosti a budete moct vytvořit realistický časový rozvrh. Pomocí online nástroje pro přiřazování zdrojů můžete vy i vaši kolegové snadněji sledovat poměr skutečně odpracovaných hodin a předpokládané dostupnosti, jednodušeji se přizpůsobit situaci a zajistit hladký postup další práce.

Nástroje pro zpětnou vazbu

Poskytování zpětné vazby má u různých lidí různou podobu – někteří požadují provést pevně dané, normativní úpravy, jiní popisují své nejasné pocity a postoje. Osoby, jejichž postoje jsou důležité, mají často protichůdné názory. A pro člověka, ke kterému zpětná vazba směřuje, je obtížné všechno zpracovat. Koho má poslouchat?

Nástroje pro zpětnou vazbu umožňují zainteresovaným osobám hlasovat a hodnotit různé verze finálních výsledků, takže jako skupina můžou spravedlivě rozhodnout o dalším postupu projektu. Pokud by měl mít názor určitého jednotlivce větší váhu, například kvůli jeho rozsáhlým odborným zkušenostem, můžete upravit nastavení tak, aby se jeho hlas počítal dvakrát.

Šablony sestav

Zprávy o průběhu projektů a audity po jejich dokončení jsou nezbytné, ale nemusí být časově náročné. Neplýtvejte při vytváření vlastní sestavy cennými hodinami – vyberte si předem připravenou šablonu. Stačí doplnit příslušná čísla a hodnoty a program následně vygeneruje správný formát a vizualizace dat.

Díky tomu budete moct výrazně rychleji začít s plánováním dalšího projektu.

Související produkty

přenosný počítač Surface s otevřeným Wordem

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit