Šest tipů pro efektivnější virtuální schůzky


Kdy jste naposledy měli osobní jednání? Přiznejme si, že pracovní schůzky jsou dnes stále častěji elektronické. Online nebo virtuální setkání můžou být pohodlná, ale také nabízejí větší prostor pro rozptylování pozornosti, takže jejich aktéři se často nesoustředí naplno. Když jsou účastníci roztěkaní, schůzky ztrácejí význam a často se musí opakovat.

Pokud chcete, aby se vaše schůzky a plány držely stanoveného rozvrhu, zamyslete se nad těmito šesti tipy a změňte své pracovní návyky.

1. Stanovení programu: Nezáleží na tom, jestli se účastníci schůzky nachází v jiné části vaší budovy, nebo na jiném kontinentu – vždy je důležité, aby všichni byli v obraze. Formální programy jednání už nejsou tolik v módě jako dřív, ale vyplatí se je znovu začít využívat. Probíraná témata uveďte do textu pozvánky v kalendáři nebo je pošlete e-mailem 24 až 48 hodin před konáním schůzky. Všichni tak budou mít čas si ujasnit, co od jednání očekávání. A ano, pokud vám někdo pošle program, přečtěte si ho. I když daný projekt nebo diskuzní témata znáte, můžete se dozvědět důležité informace z různých úhlů pohledu na konkrétní problematiku nebo poznat, co v lidech vzbuzuje obavy. Nikdo přece nemá rád nepříjemná překvapení.

Příručka pro špičkové schůzky

Zjistěte, jak efektivněji pořádat ve vaší organizaci ty nejlepší možné schůzky.

2. Připravte si (poznámky a) otázky: Bez ohledu na to, jestli má schůzka pevný program, si nezapomeňte vyjasnit, jaké jsou vaše cíle. Připravte si dopředu poznámky nebo podklady, na které byste se mohli odkázat, a také všechny otázky. Když budete mít po ruce takový seznam, nebudete se muset zamýšlet nad dotazy pod tlakem přímo na místě a také se budete moct snadněji zapojit do diskuze. Neváhejte si poznamenat otázky ohledně případného programu nebo si dopředu připravit dokument s poznámkami, který bude obsahovat vaše prvotní cíle nebo nápady. Bez ohledu na to, jakým stylem se připravíte, vám tento postup zajistí, že v den konání schůzky budete vědět, co od ní očekáváte.

3. Vyřešte technické problémy: Ať je to vaše první nebo miliontá online schůzka, ověřte si, že víte, jak používat potřebné technologie. Zkontrolujte, jak se připojit k jednání vytočením vyhrazené linky a že reproduktory fungují. Pokud potřebujete pro konferenční hovor nebo přístup k e-mailu a poznámkám ke schůzce internet, zkontrolujte bezdrátovou síť! Často se stává, že když někdo potřebuje pro připojení ještě minutku, zbylé účastníky to frustruje. Neberte to na sebe – přijďte do konferenční místnosti a připojte se včas. I když si při čekání na ostatní ztlumíte telefon, můžete se aspoň soustředit na to, co chcete říct, a nemusíte přemýšlet, jestli všechno stihnete.

4. Sdílejte všechno potřebné: Pokud ověřujete informace pomocí doprovodných vizuálů nebo statistik nebo odkazujete na externí dokumenty, ujistěte se, že každý ví, o čem mluvíte. Sdílejte svou obrazovku, aby vám publikum věnovalo plnou pozornost a všichni byli v obraze. Vyhnete se tak otázkám „Moment, kde jsme?“ a také poznámkám typu „Počkat, musím nalistovat správnou stránku“. Nebudete se tak zdržovat podobnými pauzami a zmatky. Jen mějte na paměti, že než budete sdílet obrazovku, musíte vypnout všechny aplikace pro e-maily, hovory a rychlé zprávy, aby vás nerušila případná upozornění.

5. Buďte přímí: Jedna z největších výzev online schůzek je vyznat se v tom, kdo se chystá promluvit a kdo potřebuje něco dodat. Virtuální jednání mají vlivem osobnostních charakteristik účastníků různou podobu – lidé například mluví jeden přes druhého nebo po jednotlivých příspěvcích následují dlouhé mezery. Cílení otázek na ostatní účastníky schůzky vám pomůže zabránit chaosu i tichým prolukám. Když lidé spolupracují nebo se spoléhají, že jednání posune kupředu někdo jiný, nebojte se jich přímo zeptat, jestli chtějí něco dodat nebo mají otázky. Pokud budete při vedení konverzace přímí, získáte jistotu, že jste čas jednání využili na maximum a zároveň umožnili všem, aby se projevili.

6. Buďte osobití: Online, telefonní nebo virtuální schůzky mají své nevýhody – nemůžete číst řeč těla ostatních, takže nepoznáte, jak reagují a jestli vás vnímají. Pokud chcete eliminovat riziko, že vám lidé přestanou věnovat pozornost, projevte naplno svou osobnost. Buďte stejně přátelští, jako jste v osobním kontaktu, nebo i víc, pokud to jednání vyžaduje. Energickým vystupováním zaujmete publikum a pomůžete mu zaměřit se na probíraná témata. Lidé nebudou chtít ztratit nit, a to především v případě, že máte ve zvyku se často přímo ptát na jejich názor. Když se všichni maximálně soustředí na danou problematiku, rychle proberete všechny potřebné body a projdete víc materiálů.

Bez ohledu na formát schůzky nemusíte mít pocit, že se čas ve virtuálním prostoru vleče. Když budete připravení a zaujmete své kolegy, vaše jednání budou jasná a budou mířit přímo k jádru věci.

Je vhodné talentované vaší organizace? Provést kvízu.

Související produkty

Přenosný počítač Surface s otevřeným Wordem

Začínáme s Office 365

Známé prostředí Office plus nástroje, které vám pomůžou lépe spolupracovat, abyste zvládli víc – kdykoli a odkudkoli.

Koupit

Související články

Online schůzky: Jak je spolehlivě zabezpečit
Další informace
Co může IT oddělení naučit zaměstnance o lepších online schůzkách
Další informace
Netradiční spolupráce: Nové možnosti pro vzdálené týmy
Další informace
Jste připravení hostovat virtuální prezentace pro velké publikum?
Další informace