Jak maximalizovat efektivitu pomocí e-mailu a časových analýz


E-maily odcházející z doručené pošty

Neustálá palba e-mailů dokáže rychle změnit zvládnutelný seznam úkolů v noční můru pracovního dne. Desítky (nebo stovky) nových zpráv narušují vaše soustředění, zesilují stresovou zátěž a celkově rozbíjejí ideální postup práce. Pokud nejste obezřetní – a někdy dokonce, i když se máte na pozoru – může se z vyřizování e-mailů stát další práce na plný úvazek.

Není třeba říkat, že takový chaos se nedá zvládat trvale. Dnešní trh naštěstí nabízí osobní analytické nástroje, které vám poskytnou postřehy k vašemu každodennímu rozvrhu a návykům při práci s e-maily. Tyto informace pak můžete uplatnit při hledání strategie, změnách v organizaci svého času a určení limitů, které vám ušetří cenný čas.

Dopřejte si e-mail podnikové úrovně

Placené, hostované e-mailové služby podnikové úrovně nabízí pokročilé funkce zabezpečení a snadné ovládání, které s bezplatnými poštovními schránkami nezískáte.

Stáhnout zdarma elektronickou knihu (v angličtině)

Mějte přehled o své schránce

Průměrný znalostní pracovník tráví 28 % svého pracovního dne vyřizováním e-mailů – jak jste na tom vy? Kolik času strávíte čtením zpráv a kolik psaním? Jakou část doručených e-mailů přečtete a na kolik odpovíte? Komunikujete s kolegy a spolupracovníky efektivně?

To je dlouhý seznam otázek. Analýzy e-mailu vám s jejich zodpovězením můžou pomoct. Dejme tomu, že se rozhodnete hlouběji ponořit do své komunikace s konkrétním klientem nebo zákazníkem. Možná zjistíte, že dlouhá doba, kterou věnujete promyšlenému formulování pravidelných novinek o vašem produktu, přichází nazmar, protože váš protějšek e-maily od vás ani neotevírá. Jak se z toho poučit? Zřejmě bude lepší omezit se na zásadní sdělení – a ta navíc klientovi předat jiným komunikačním kanálem.

Nebo se možná dozvíte, že e-maily odeslané po třetí hodině odpoledne mají dlouhou průměrnou dobu odezvy. Takové znalosti vám dovolí zavést si přesné intervaly na psaní e-mailů tak, aby byly co nejúčinnější. Čím méně času strávíte urgováním zpráv, které příjemci ignorovali, tím lépe.

Buďte pány svého rozvrhu

Monitor počítače zobrazující mapu plánování

Nepřetržité časové bloky jsou dnes vzácné. E-maily, schůzky a telefonní hovory jsou sice často nutné, ale leckdy nás nepříjemně vyruší. A když nejste soustředění, ale roztěkaní, bývá těžké odvést skutečnou práci. Jaké je řešení? Udělejte si díky časovým analýzám přehled o skrytých místech, kde nejste efektivní.

S časovými analýzami rychle zjistíte, jak často zažíváte období práce bez přerušování, nakolik pracujete mimo běžnou pracovní dobu, kolika schůzek se za týden zúčastníte – a další a další postřehy. Jakmile získáte celkový přehled, budete se o svých pracovních návycích moct rozhodovat v širším kontextu.

Zjistili jste, že váš průměrný blok volného času trvá jen půl hodiny? Vyhraďte si každý den v kalendáři dvě hodiny, které věnujete intenzivní práci. Kolegům jasně sdělte, jak je pro vás důležité, aby vás v této době nikdo nerušil. Pokud dostanete žádost o schůzku v čase, který jste si vyhradili, zjistěte, jestli ji nejde přeplánovat. A pokud jste přesvědčeni, že vaše přítomnost ve skutečnosti není potřeba, nebojte se zdvořile odmítnout.

Obdobný plán můžete uplatnit i při odpovídání na e-maily. Každý den si stanovte dva krátké bloky, dejme tomu po 30 minutách, kdy zodpovíte nahromaděné zprávy. Tyto bloky si opět přidejte do kalendáře, aby kolegové věděli, že jste zaneprázdnění.

Znovu se chopte svého pracovního dne

Abyste svůj pracovní den úplně optimalizovali, využijte také další osobní analytické nástroje. Přehled sítě vám například umožní udělat si lepší představu o svých kontaktech. S kým jste v kontaktu nejčastěji? U koho riskujete, že kontakt ztratíte? Přístup k těmto informacím vám může pomoct při řízení vztahů a zabránit tomu, aby vám projekty s nižší prioritou unikly z radaru.

Funkce zaměřená na kvalitu schůzek vám obdobně může poskytnout postřehy k lepšímu pochopení důvodů, proč některé schůzky nejsou tak efektivní, jak by mohly být. Soustředíte se na několik úkolů najednou? Musíte vyplnit příliš času? Nebo naopak nemáte času dost? Možná zjistíte, že týdenní kontrolní schůzka vlastně není potřeba.

Sečteno a podtrženo

Uspořádání e-mailů v doručené poště

E-mail je v dnešních kancelářích konstantou, která se jen tak nezmění. Co změnit můžete, je to, jak e-maily zvládáte – a jak řídíte svůj den. Osobní analytické nástroje vám dovolí upravit organizaci času a pracovat efektivněji. Malé změny můžou mít ohromný dopad.

Související produkty

přenosný počítač Surface s otevřeným Wordem

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit