Řízení projektů v naší nové kultuře práce: Sedm snadných kroků


Kenneth Steiness, generální ředitel Sensei Project Solutions

Jak to ve vaší organizaci vypadá, když na něčem začínáte pracovat? Někdo přijde s nápadem a pustí se do něho, nebo máte nastavený formální proces rozhodování o tom, do čeho má smysl investovat a které iniciativy získají finanční podporu a čas zaměstnanců? A co řízení práce a projektů od samého začátku až do úplného konce?

V mnoha organizacích se skutečná práce někde v průběhu vytratí a výsledkem je tak jen ztráta času a peněz. Úspěšné organizace proaktivně řídí životní cyklus práce od začátku až do konce. V případě práce na projektech to znamená mít nastavený proces řízení projektu od začátku až do konce, který vyhodnotí, jestli iniciativa stojí za to, a ty vybrané potom řídí až k úspěšnému provedení a uzavření.

V rámci procesu řízení si můžou týmy vybrat nejlepší způsob, jak projekt provést: může se jednat o tradiční přístup, agilní metodu nebo něco mezi tím. Výzkum společnosti Sensei Project Solutions ukazuje, že bez ohledu na zvolený postup se u procesu řízení osvědčuje dodržet následujících sedm kroků:

Krok č. 1: Počáteční obchodní případ

Ve fázi návrhu odevzdá uživatel počáteční obchodní případ včetně popisu problému, očekávaných přínosů a odhadovaných nákladů a zdrojů. Jedná se o to, čemu Project Management Institute® říká charta projektu a co možná znáte jako formulář projektové žádosti nebo podobně. Cílem obchodního případu je poskytnout nezbytné minimum informací pro to, aby mohl proces schválení pokračovat. Nezřídka se investuje spousta času do vypracování podrobného obchodního případu, a pokud návrh nebude odpovídat firemním prioritám,

Čtyři tajemství propojeného pracoviště

Způsoby naší spolupráce se v posledních letech radikálně změnily. Zjistěte, jak si v neustále se vyvíjejícím prostředí udržet náskok před konkurencí.

STÁHNOUT ELEKTRONICKOU KNIHU (v angličtině)

může být tato investice úplně zbytečná. Vyspělejší organizace proto do počátečního posouzení zahrnují i strategické hodnocení. To umožní žadateli vyhodnotit, nakolik je návrh v souladu se strategickými cíli organizace. Je to rychlý způsob, jak se rozhodnout, jestli stojí za to v iniciativě pokračovat. Vyžaduje to ale poměrně vysokou úroveň vyspělosti, protože vedoucí tým se musí shodnout na strategických cílech a jejich měřitelných aspektech včetně příslušných definic.

Krok č. 2: Posouzení oddělením

Jakmile je obchodní případ hotový, putuje návrh k prvnímu schválení. Návrh v této fázi většinou schvaluje vedoucí oddělení nebo ředitel projektové kanceláře. Posuzuje se opodstatněnost každého návrhu a to, jestli jsou jeho přínosy dostatečné pro odeslání řídicímu výboru. Pokud neproběhlo formální strategické hodnocení, pak v tomto kroku většinou schvalující posoudí, jestli návrh odpovídá strategickým cílům organizace. Kromě toho se v tomto kroku také prověřuje úplnost návrhu a kontroluje se, jestli je k dispozici dostatek informací pro to, aby mohl řídicí výbor v dalším kroku vybírat z těch nejlepších návrhů.

Pokud vaše organizace není příliš velká nebo pokud může návrhy předkládat jen několik málo lidí, je možné oba schvalovací kroky sloučit do jednoho.

Krok č. 3: Posouzení řídicím výborem

Ve fázi výběru posuzuje řídicí výbor hromadně všechny návrhy, které prošly schválením jednotlivých oddělení, s ohledem na celkový rozpočet a dostupné zdroje.

Pokud v organizaci probíhá formální strategické hodnocení, bude výbor posuzovat číslovaný seznam návrhů seřazených podle priority. V rámci tohoto seznamu priorit se potom hodnotí jednotlivé iniciativy podle požadovaných nákladů a zdrojů. Rozpočet bývá omezený, takže řídicí výbor většinou vybere jen ty návrhy, které může financovat. Návrhy se také vyhodnocují podle dostupnosti zdrojů, jako jsou role a/nebo dovednosti.

Kromě toho je tu ještě několik dalších věcí, které je potřeba při posuzování návrhů řídicím výborem zvážit. Zaprvé je potřeba se rozhodnout, jestli do posouzení zahrnut i projekty, které už běží, nebo ne. Pokud se budou posuzovat i běžící projekty, může se stát, že neprojdou a bude nutné je zrušit. Pokud se ale z posouzení vynechají, bude nutné počítat s tím, že se na ně vynaloží příslušná část zdrojů, a potom bude potřeba stanovit prioritu ostatních návrhů podle zbývajících dostupných zdrojů. Zadruhé je tu otázka neprojektové práce v organizaci, jako jsou běžné každodenní činnosti, podpora, administrativa a podobně. Před stanovením priorit pro iniciativy podle dostupnosti zdrojů se musí řídicí výbor rozhodnout, jestli napřed vyčlení zdroje na neprojektovou práci, nebo jestli tuto práci zahrne do posouzení priorit. Většina organizací si na neprojektovou práci vyčlení určité procento času. Ty organizace, které to neudělají, často přecení své síly na provádění projektů.

Krok č. 4: Podrobný rozsah a plán

Z návrhů, které projdou přes řídicí výbor, jsou teď formální projekty a přesouvají se do fáze plánování. Projektu se přidělí projektový manažer – pokud do něho nebyl zapojený už od začátku – a jeho úkolem je vypracovat podrobný rozsah, časový rozvrh a počáteční směrný plán. To může zabrat hodně času a projektový manažer obvykle dosáhne nejlepších výsledků, když úzce spolupracuje s týmem přiděleným k práci na projektu.

Konečný výsledek tohoto kroku se bude o něco lišit podle organizace a velikosti projektu. Přinejmenším by teď měl být k dispozici formální plán projektového řízení s podrobným rozsahem a časovým rozvrhem, který zahrnuje náročnost jednotlivých úkolů a zdroje, které jsou k dispozici. Tento krok by ale také mohl zahrnovat plány komunikace, smlouvy s dodavateli, analýzu rizik a celou řadu dalších aspektů.

Krok č. 5: Posouzení směrného plánu

V tomto bodě se porovná původní obchodní případ včetně odhadovaných nákladů a zdrojů s podrobným rozsahem a časovým plánem, který připravil projektový manažer. Pokud iniciativa stále dává smysl, projekt je schválený a přesune se do další fáze. Pokud se obchodní případ a podrobný rozsah projektu výrazně liší, je tu možnost vrátit projekt zpět do fáze stanovení priorit.

Krok č. 6: Provedení projektu

V této fázi pracuje projektový tým na hlavních cílech projektu a monitoruje jeho průběh. Tento krok řízení bývá ze všech nejdelší, protože právě tady se odvádí práce, o kterou šlo. Některé organizace začleňují do této fáze další kroky řízení, jako je schválení přijatých pracovníků, schválení designu a podobně, ty už se ale často různí podle konkrétní použité metodologie.

Každopádně je tady velice důležitá komunikace a spolupráce týmu při monitorování práce na cílech projektu, podávání zpráv o hlavních milnících, zaznamenávání odchylek od plánu, sledování změn rozsahu a tak dál.

Pokud se projekt výrazně zpozdí nebo se zásadním způsobem změní rozsah, je někdy nezbytné, aby řídicí výbor zopakoval proces stanovení priorit, znovu vyhodnotil portfolio projektů a zabránil tak hrozbě přepracování a vyhoření pracovníků. Jinak je ale tato fáze zaměřená na provedení projektu.

Krok č. 7: Posouzení po uzavření projektu

Ve fázi uzavírání projektu tým provede závěrečné hodnocení a projektový manažer projekt uzavře tím, že z něj stáhne zdroje a ukončí smlouvy s dodavateli. Teď je vhodná chvíle zhodnotit, jestli projekt splnil cíle a jestli přinesl nějaká ponaučení pro budoucí projekty.

V závislosti na povaze projektu by to zároveň mohla být chvíle pro zahájení fáze monitorování přínosů, v rámci které se sleduje, jestli projekt opravdu splnil očekávané přínosy.

Aby byl váš proces řízení projektů všem na očích, vložte ho do Projectu Online, kde bude přístupný v kontextu celkového časového rozvrhu a plánu projektu.

-

Kenneth Steiness je odborníkem na řízení projektů a portfolií a autorem knih o nejlepších osvědčených postupech pro Microsoft Project a Project Online. Je také zakladatelem Sensei Project Solutions, jednoho z předních partnerů společnosti Microsoft, který pomáhá organizacím dosahovat strategických cílů díky osvědčeným postupům práce a řízení projektů a portfolií s technologiemi od Microsoftu.

Související produkty

přenosný počítač Surface s otevřeným Wordem

Začněte používat Office 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit