Šest nenápadných důvodů, proč plán projektu selhal


Špatné projekty jsou drahé. Podle studie, kterou provedl Project Management Institute (PMI), z každé miliardy dolarů investované do různých projektů a programů přijdou organizace o neuvěřitelných 109 milionů dolarů. A čím jsou projekty větší, tím je jejich krach tvrdší. Podle jiné odborné studie existuje u rozsáhlých projektů ve srovnání s těmi menšími už na začátku desetkrát vyšší pravděpodobnost, že selžou, a dvakrát vyšší pravděpodobnost, že se zpozdí, přesáhnou rozpočet nebo jim budou chybět klíčové části. Malé a střední projekty s sebou sice nenesou taková rizika, ale každý, kdo na nich někdy pracoval, dobře ví, že nejsou bezproblémové.

Co je tedy příčinou těchto obrovských i menších neúspěchů? Podle PMI sahají nejčastější příčiny neúspěšných projektů od změn v prioritách organizace (40 % případů) po omezené zdroje (20 % případů). Někteří projektoví manažeři nemají nad prací dostatečnou kontrolu, ale neplatí to pro všechny.

Tady je šest méně nápadných důvodů, které můžou zapříčinit rychlý krach projektového plánu:

  1. Statické metody: Projekty mají dnes mnoho pohyblivých součástí. Ať pracujete v marketingu, personalistice, IT, výrobě nebo jiném odvětví, nedostatečná rychlost a flexibilita může odsoudit k zániku jakýkoli projekt. Agilní správa projektů, kterou si společnosti osvojují v návaznosti na implementaci softwarových řešení a aplikací pro projektové řízení, je trendem posledních let a podle webu PM Times „se bude její význam v současnosti i v budoucnu jen zvyšovat“. Podle průzkumu společnosti PricewaterhouseCoopers je nejoblíbenější agilní architekturou pro realizaci složitých projektů Scrum (43 %), následuje Lean Development a programování řízené testy (11 %) a extrémní programování (10 %). Přestože agilní organizace zvyšují své výnosy o 37 % rychleji a dosahují o 30 % vyšších zisků než neagilní společnosti, agilní procesy využívá pravidelně méně než třetina firem.
  2. Nekvalitní softwarová řešení: Řada společností také chybuje v tom, že namísto investic do dobrého softwarového řešení rozhodne o nákupu lowendových nástrojů, kterým chybí důležité funkce. Je překvapivé, že některé společnosti (23 %) nepoužívají žádný software pro řízení projektů. Vysoce výkonné podniky (87 %) si uvědomují, jak důležitá je vyšší efektivita a lepší funkčnost, kterou přináší řešení pro řízení projektů. Trh ale nabízí software různé kvality. Z pohledu úspěšných společností hrají největší roli při výběru nového řešení pro řízení projektů spolehlivost, snadná integrace a jednoduché ovládání. Dobrý software by měl také bezproblémově spolupracovat s obecně oblíbenými nástroji, jako je sada Office, Office 365, Skype, PowerPoint a SharePoint, a nabízet špičkové cloudové služby pro řízení projektů, které zvýší flexibilitu a zabezpečení firem a zároveň zjednoduší technickou stránku věci.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Čtyři tajemství propojeného pracoviště

Způsoby naší spolupráce se v posledních letech radikálně změnily. Zjistěte, jak si v neustále se vyvíjejícím prostředí udržet náskok před konkurencí.

STÁHNOUT ELEKTRONICKOU KNIHU (v angličtině)
  1. Neefektivní spolupráce virtuálních týmů: Spousta týmů pracuje z různých míst, často rozesetých po celém světě, v jiných časových pásmech, kulturách a jazycích, takže schopnost dobře komunikovat a organizovat čas je důležitější než kdy dřív. Když mají pracovníci přístup k nástrojům, díky kterým můžou řešit důležité věci i na cestách a rychle sdílet nejnovější informace, konverzace a časové rozvrhy projektů prostřednictvím vyhrazeného projektového webu (jako jsou ty, které nabízí dobrý software pro řízení projektů), budou stále vzájemně v kontaktu a budou mít situaci pod kontrolou.
  2. Slabá podpora vedení: Když projekt zaštiťuje člověk z vedení firmy, skutečně se o něj zajímá a bojuje za něho od začátku do konce, výrazně to zvyšuje šance na úspěch. Aktivně zapojeného patrona, který by určoval jasný směr a pomáhal řešit problémy, ale neměly ani dvě třetiny projektů. Běžným problémem je nedostatek času. Před zahájením projektu by měli garanti a vedoucí projektů společně prodiskutovat oblasti, jako jsou časové rámce, vykazování, schůzky, řešení problémů a podobně. Také je důležité mít k dispozici software, který umožní vedoucím nebo garantům samostatně spravovat nastavení projektu.
  3. Nesoulad s cíli a strategiemi organizace: Jedním z nejpodstatnějších faktorů jsou u neúspěšných projektů nedefinované cíle. Organizace přesto uvádějí, že v průměru nejsou tři z pěti projektů sladěné s jejich obchodní strategií. Je důležité porozumět klíčovým strategickým prioritám vaší společnosti a následně ověřit, do jaké míry (a jestli vůbec) jsou projekty v souladu se strategickými cíli vašeho podniku nebo oddělení. Tento postup by měl pomoct stanovit priority mezi projekty a rozpoznat, které nejsou příliš důležité nebo nesouvisí s celkovou strategií. Ušetříte tak nejen cenný čas, energii, peníze a zdroje, ale také díky tomu zvládnete obhájit dobré projekty a získat pro ně podporu ze strany vedení firmy.
  4. Špatná komunikace: Organizace PMI zjistila, že společnosti udávají jako jednu z hlavních příčin neúspěchu svých projektů špatnou komunikaci. Z nejnovějších výzkumů naštěstí vyplývá, že implementace správného softwaru pro řízení projektů výrazně zlepšuje propojení členů interních týmů i vztahy s klienty. Možnost komunikovat v reálném čase s kolegy, kteří pracují o několik kanceláří dál nebo v jiné části světa, a využívat při tom rychlé a zabezpečené nástroje pro konverzace je klíčem k úspěchu každého projektu.

Při projektech můžete narazit na řadu různých potíží, od jednoduše řešitelných po složité. Všem nástrahám se ale lze vyhnout. Vzhledem k tomu, že nevýkonné organizace vyplýtvají na neúspěšných projektech téměř dvanáctkrát více zdrojů než vysoce výkonné společnosti, není proč čekat s implementací těchto potřebných změn.

přenosný počítač Surface s otevřeným Wordem

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit