Průvodce projektového manažera pro perfektní plánování


Práce projektového manažera je jako žonglování s několika míčky současně – není to jednoduché. Neustále někdo žádá vaši pozornost, musíte sledovat, jestli členové vašeho týmu dodržují vytyčený směr, jste pod tlakem, abyste zvládli množství práce, které se zdá být v krátkém termínu nesplnitelné a podobně.

Vaše role je ale nezbytná a firmě může přinášet výjimečnou hodnotu. Podle studie provedené společností PricewaterhouseCoopers má více než 60 % nezdařených projektů souvislost s interními problémy, jako jsou nedostatečné zdroje nebo nesplněné termíny. Projektoví manažeři tedy můžou přispět k tomu, aby se těmto situacím předcházelo.

Jedná se navíc o rozvíjející se obor, protože si stále více firem uvědomuje, jak důležité je kvalitní projektové řízení. Samostatná studie organizace Project Management Institute odhaduje, že mezi lety 2010 a 2020 vznikne po celém světě téměř 16 milionů nových pozic projektových manažerů a obrat v tomto odvětví vzroste o 6,61 bilionů dolarů. Z toho vyplývá, že řízení projektů s sebou nese velkou zodpovědnost bez ohledu na to, v jaké firmě pracujete. Ať jste oficiální manažeři projektů, nebo je prostě jen vedete, následujících sedm tipů vám pomůže zorientovat se v problematice a úspěšně dotáhnout zadanou práci do cíle.

Tip č. 1: Stanovte jasné cíle projektu

Podívejte se na situaci v širším kontextu a určete, čeho chcete tímto projektem dosáhnout. Pokud se na něm podílí i klient nebo externí zainteresovaná osoba, je jasné, že vám pomůže stanovit cíle. Mezi nejdůležitější úlohy, na které byste měli myslet, patří následující:

  • Zabránit rozšiřování rozsahu projektu.
  • Dodržet rozpočet.
  • Dokončit všechny aspekty projektu.
  • Odvést kvalitní práci.
  • Dokončit zadání včas.
  • Předem zajistit správné zdroje.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

Čtyři tajemství propojeného pracoviště

Způsoby naší spolupráce se v posledních letech radikálně změnily. Zjistěte, jak si v neustále se vyvíjejícím prostředí udržet náskok před konkurencí.

STÁHNOUT ELEKTRONICKOU KNIHU (v angličtině)

Tip č. 2: Předem si vyjasněte očekávání

Aby byl projekt úspěšný, všichni musí vědět, na čem jsou. Důležitým krokem na začátku každého projektu je jasně vyjádřit, co od něj jako vedoucí očekáváte, a požádat ostatní, aby udělali to samé. Měli byste zmínit také způsoby, jak tým může dosáhnout cílů, které jste si už vytyčili. Kromě toho nezapomeňte na následující body:

  • Seznam očekávaných výsledků a termíny dokončení úloh.
  • Definice rozsahu projektu.
  • Definice rolí a rozdělení zodpovědnosti.
  • Jak klást otázky a kde hledat odpovědi.
  • Komunikační plán obsahující také informace o tom, jak často plánujete být v kontaktu s důležitými účastníky projektu nebo s klientem.

Tip č. 3: Nastiňte potenciální rizika a případný způsob jejich řešení

Přiznejme si to – i když jste všechno naplánovali do posledního detailu, můžou nastat nečekané situace. Co má tedy dobrý projektový manažer dělat? Samozřejmě mít plán pro neplánované události. Je jasné, že nemůžete přesně předpokládat, na jaké potíže váš projekt narazí – může jít o cokoli od špatného počasí přes politické nepokoje až po technické komplikace. Řízením rizik ale lze snížit potenciální dopad těchto problémů.

Tip č. 4: Minimalizujte počet schůzek

Studie provedená společností Verizon Conferencing odhalila, že lidé považují za „extrémně produktivní“ jen 22 % schůzek a za „velmi produktivní“ jen 44 % jednání. To znamená, že zbývajících 34 % má jen nízký nebo vůbec žádný přínos. Jednání jsou samozřejmě nezbytnou součástí plánování projektů, ale dobře zvažte, jestli svůj čas investovat do schůzek, nebo využívat e-mail či jiný komunikační kanál. Efektivním řešením může být například software pro plánování projektů, který vám umožní sdílet soubory, přiřazovat úlohy a vyměňovat si nápady, aniž byste museli pořádat schůzku. Čím více času strávíte na schůzkách, tím méně vám ho zbude na vlastní práci. Zamyslete se nad tím, než odešlete další pozvánku.

Tip č. 5: Naplánujte perfektní úvodní schůzku.

Když mluvíme o schůzkách, ta úvodní udává tón celého projektu. V průběhu jejího plánování dodržujte následující zvyklosti:

  • Pozvěte správné osoby a zajistěte, aby se události mohly zúčastnit klíčoví hráči.
  • Vytvořte podrobný program s informacemi o tom, co se bude na schůzce projednávat. Díky tomu si všichni udrží přehled a budou chápat cíl schůzky.
  • Rozhodněte, jestli lze schůzku pořádat online, nebo se účastníci musí dostavit osobně. Vycházejte z toho, o jak velký projekt jde, jestli pracujete s novým klientem, jaký máte rozpočet a podobně. Mějte na paměti, že plánování tradičních schůzek je obvykle složitější a finančně nákladnější, především pokud na ně lidé musí cestovat.
  • Pokud se klíčoví hráči nemůžou události zúčastnit, změňte termín – jednání bez nich nemá smysl. Často se s nimi budete muset scházet zvlášť, abyste je informovali o aktuálních novinkách nebo zjistili jejich názor.
  • Než naplánujete program, ujasněte si, jaký je cíl úvodního jednání a jaké informace by si z něj měli účastníci odnést.

Tip č. 6: Vytvářejte sestavy po celou dobu trvání projektu

Pokud chcete vědět, jestli váš projekt postupuje podle plánu, neobejdete se bez pravidelného vytváření sestav. Často vám s tím může pomoct software pro řízení projektů. Pomocí sestav můžete měřit výkonnost přidělených zdrojů a kontrolovat dodržování rozpočtu a termínů.

Tip č. 7: Získejte správné nástroje

Trh sice nabízí řadu programů pro řízení projektů, ale všechny nejsou stejně kvalitní. Rozhodněte se, jaké funkce opravdu potřebujete, a porovnejte produkty, které vás zaujaly. Zvolte nástroj, který vám umožní alespoň následující:

  • Řadit a spojovat úlohy tak, abyste z nich vytvořili časové osy a plány.
  • Sdílet přehledy, díky kterým budete moct lépe sledovat průběh práce.
  • Rychle se zorientovat v ovládání rozhraní.
  • Přizpůsobit plán podle potřeb vašeho týmu.

Být skvělý projektový manažer je obtížné, ale přesto možné. Abyste odvedli dobrou práci a dosáhli požadovaných výsledků, musíte mít potřebné dovednosti, znalosti a správné nástroje.

Související produkty

přenosný počítač Surface s otevřeným Wordem

Začněte používat Office 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit