Jak vypadají moderní schůzky


Schůzky můžete nenávidět nebo mít rádi, ale jsou jednoduše potřebné. Jako nástroj pro komunikaci přinášejí týmům informace, rozvíjejí vztahy v reálném čase a umožňují konstruktivní debaty. Někdy ale můžou být neproduktivní. Americké ministerstvo práce odhaduje, že společnosti přijdou kvůli nadbytečným schůzkám ročně o 37 miliard dolarů. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci dnes tráví 37 % svého času na schůzkách, stojí za to se zamyslet nad jejich průběhem, abychom mohli zdokonalit způsob jejich vedení a naše firemní strategie.

Moderní schůzky a faktor spokojenosti

Když přemýšlíte o své podnikové strategii, je důležité si uvědomit, že digitální i osobní schůzky s sebou nesou přímé i nepřímé náklady. Pokud se vám podaří vyvážit výhody různých variant, můžete dobře skloubit nové technologie i tradiční obchodní postupy.

S rozvojem technologií se zrychlilo tempo moderních pracovišť. V organizacích, kde záleží na každé minutě, si můžou zaměstnanci pomocí služeb, jako jsou hlasové konference a videokonference, lépe organizovat čas. Díky hlasovým konferencím se můžou do konverzace zapojit zaměstnanci i další zainteresované osoby, přispět do diskuze a následně se vrátit ke své práci, aniž by opustili kancelář. Když nasadíte videokonference, už nepotřebujete shromažďovat vzdálené zaměstnance na jednom místě, ale pomocí zařízení s obrazovkami můžete osobně mluvit s více lidmi z různých časových pásem. Tyto technologie vám pomůžou spojit členy týmu a eventuálně i nahradit služební cesty, což snižuje nadbytečné výdaje.

pohled na konferenční místnost, kde zaměstnanci diskutují

Příručka pro špičkové schůzky

Zjistěte, jak efektivněji pořádat ve vaší organizaci ty nejlepší možné schůzky.

Získat elektronickou knihu (v angličtině)

Osobní jednání stále přinášejí prvek lidskosti, který vám virtuální rozhraní zatím nedokáže nabídnout. Když komunikujete s novým klientem, při setkání tváří v tvář si můžete lépe porozumět a položit základy trvalého profesionálního vztahu. Přestože mají schůzky špatnou pověst, 92 % jejich účastníků si jich cení, protože jim umožňují přispívat k řešení problémů. Z toho vyplývá, že úspěšná jednání můžou zvýšit spokojenost zaměstnanců. A čím jsou zaměstnanci spokojenější, tím je nižší jejich fluktuace.

V průzkumu společnosti Verizon se víc než 90 % respondentů, kteří chodí pravidelně na schůzky, přiznalo, že někdy nevěnovali pozornost tématu, případně že dorazili pozdě nebo vůbec, a 70 % z nich uvedlo, že si na jednání přinesli jinou práci. Je jasné, že se současný formát schůzek musí změnit. Představte si, jaké produktivity bychom dosáhli, kdybychom jejich koncept úplně přepracovali.

Měníme svět moderních schůzek

Schůzky se dnes neustále vyvíjí, protože je ovlivňují nové technologie, trendy pracovního trhu a ekonomické změny. Nedávná studie společnosti BlueJeans zjistila, že 25 % schůzek se účastní alespoň jeden člověk prostřednictvím videa na mobilním zařízení. Tento nárůst v oblibě mobilního videa můžeme přičítat zvyšujícímu se počtu lidí na volné noze a s částečnými úvazky. V uplynulých letech tito smluvní zaměstnanci tvořili zhruba 40,4 % moderní pracovní síly.

Jaký klíčový poznatek z toho vyplývá? Pokud chtějí firmy a jejich zaměstnanci dosáhnout v budoucnu úspěchu, při dnešních osobních i digitálních schůzkách musí implementovat moderní technologie.

Ale jak by to mělo vypadat? Kde jsou ideální místa pro osobní i digitální schůzky? Odpověď není pro všechny společnosti stejná, ale trh dnes nabízí inovace, které mají za úkol zvýšit produktivitu napříč organizacemi.

  • Díky digitálním technologiím roste obliba jednoduchého připojení jedním dotykem, které přináší současně obraz i zvuk. Průzkumy a telemetrie pro měření úspěchu a doby připojení už prokázaly zlepšení připojení z průměrných tří minut na méně než jednu minutu.
  • Technologické pokroky ve fyzikální oblasti zajistí audio- a videoslužby pro jednotlivá zařízení, ať budou hovory probíhat v kabelových nebo bezdrátových, firemních nebo mimopodnikových sítích. V ideálním případě zajistí tato vylepšení vysoce kvalitní prostředí pro schůzky se vzdálenými účastníky i kmenovými zaměstnanci.
  • Některé organizace nasadily metody, jako jsou digitální tabule, díky kterým můžou využívat poslední technologické novinky. Inovativní řešení pro týmovou spolupráci, jako jsou vícedotykové displeje, digitální pera, prostředí pro využívání rukopisu a integrované funkce pro videokonference, vylepší průběh moderních jednání.

Dnes je situace taková, že 28 % vedoucích pracovníků považuje schůzky za ztrátu času. Když se schůzky využívají efektivně, přinášejí víc než jen příležitost pro pilování obchodní strategie. Vytvářejí příležitosti pro propojení vašeho týmu, inovace a synergie. Nezáleží na tom, jakou roli hrajete ve vaší organizaci – jestli jste zaměstnanci, vedoucí pracovníci nebo spolupracovníci na volné noze. Holistický přístup k vysoce kvalitnímu prostředí pro schůzky může přinést výhody všem.

Související produkty

Přenosný počítač Surface s otevřeným Wordem

Začínáme s Office 365

Známé prostředí Office plus nástroje, které vám pomůžou lépe spolupracovat, abyste zvládli víc – kdykoli a odkudkoli.

Koupit

Související články

Online schůzky: Jak je spolehlivě zabezpečit
Další informace
Co může IT oddělení naučit zaměstnance o lepších online schůzkách
Další informace
Šest tipů pro efektivnější virtuální schůzky
Další informace
Jste připravení hostovat virtuální prezentace pro velké publikum?
Další informace