Co rostoucí firmy potřebují vědět o archivaci e-mailů


alternativní popisný text k nadpisu

Pro většinu kancelářských pracovníků už odesílání e-mailů a odpovídání na ně není jednorázový úkol, ale činnost, kterou je potřeba dělat neustále a v některých případech téměř automaticky – je to skoro stejné jako dýchání. Podívejme se na čísla: Na konci roku celkový počet odeslaných a přijatých e-mailů překročí 215 miliard. Do konce roku 2020? Víc než 257 miliard.

To je hodně zpráv.

Taky je to hodně důležitých informací. Představte si všechny dokumenty, obrázky a data uložené v běžné složce s doručenou poštou, nemluvě o klíčové korespondenci, inovativních nápadech a přijatých rozhodnutích. Dělá vaše společnosti všechno pro to, aby chránila toto duševní vlastnictví? Pokračujte ve čtení a seznamte se s několika aspekty archivace e-mailů, nad kterými by se rostoucí firmy měly zamyslet.

Dopřejte si e-mail podnikové úrovně

Placené, hostované e-mailové služby podnikové úrovně nabízí pokročilé funkce zabezpečení a snadné ovládání, které s bezplatnými poštovními schránkami nezískáte.

Dodržování předpisů

Začněme od začátku. Archivace e-mailů znamená přesně to, co si myslíte – proces ukládání uživatelských e-mailů, který zajistí, že se v nich dají vyhledávat informace. A vyžaduje ho zákon.

Před deseti lety začala platit nařízení, která firmám ukládají povinnost uchovávat elektronické záznamy podnikových dat včetně e-mailů. V případě právních sporů musí být všechny tyto záznamy dohledatelné, což znamená, že se nemůžete spoléhat na obecné zálohování. Jinými slovy, výmluva „daný soubor nemůžu najít“ neobstojí.

Některé organizace musí zajistit soulad také s dalšími předpisy. Například veřejně obchodované společnosti musí splňovat zákon SOX (Sarbanes-Oxley Act) z roku 2002 a pro poskytovatele zdravotní péče a pojišťovny platí zákon HIPAA.

Interní, nebo hostované řešení?

alternativní popisný text k nadpisu

Pro firmy znamená archivace e-mailů ukládání všech odeslaných a přijatých zpráv každého zaměstnance – týká se i korespondence, která byla z jednotlivých schránek odstraněná. Ale kam je všechny uložíte?

První možností je nainstalovat interní server, který umožní ukládat e-maily do místního řešení. Tato metoda přináší největší flexibilitu, protože budete mít platformu lépe pod kontrolou a informace můžete řadit přesně tak, jak budete chtít. Je ale finančně náročná, protože s sebou nese počáteční náklady i výdaje za následnou údržbu. Budete totiž muset nainstalovat a nastavit fyzické servery a platit členům IT oddělení za jejich správu.

Druhou možností je hostované řešení. V takovém případě platíte za uchovávání vašich firemních e-mailů třetí straně. Takové řešení vám umožňuje mít přístup k informacím prostřednictvím cloudu a eliminuje vysoké výdaje za místní server. Nebudete ale mít tak dobrou kontrolu nad daty, protože fungování konkrétní platformy určuje poskytovatel služeb.

Nelze říct, jaká z těchto možností přináší automaticky lepší zabezpečení. Kterou z nich nakonec zvolíte, záleží na vašich konkrétních požadavcích. Má vaše společnost dostatek financí a potřebuje mít úložiště pod maximální kontrolou? Pokud ano, vyberte variantu s interními servery. V opačném případě zvažte outsourcing, který vám může pomoct ušetřit.

Další funkce a výhody

Bez ohledu na to, jestli jste zvolili místní nebo hostované řešení, byste měli zvážit využití několika dalších funkcí. Například si promyslete, jestli by vaši zaměstnanci ocenili možnost vyhledávat ve (třeba i deset let) starých e-mailech. Pokud ano, je dobré umožnit jim přístup k těmto datům ze stolních počítačů. Všechny tyto uložené informace nemusí jen čekat, až se vám budou hodit při právních sporech.

A co další způsoby komunikace? Pokud chcete, je možné archivovat i telefonní hovory, rychlé zprávy a tweety.

Než si vyberete konkrétní platformu a způsob jejího využití, důkladně si promyslete, co vaše společnost požaduje a potřebuje.

Související produkty

Přenosný počítač Surface s otevřeným Wordem

Začínáme s Office 365

Známé prostředí Office plus nástroje, které vám pomůžou lépe spolupracovat, abyste zvládli víc – kdykoli a odkudkoli.

Koupit

Související články

Pět způsobů, jak díky e-mailu působit profesionálněji
Další informace
Archivace e-mailu: Pět výhod této opomíjené funkce
Další informace
Průvodce bezpečným e-mailem pro malé firmy
Další informace
Proč je miliarda napadených e-mailových účtů jen začátek
Další informace