Fire veje til forbedret teamwork vha. intranetsoftware


Hver projektleder skal lære, hvordan vedkommende holder teams på sporet, når deres arbejdsmængder trækker dem i mange forskellige retninger. Det kan i visse tilfælde betyde, at de skal samarbejde med andre projektledere for at prioritere projekter, eller at hjælpe teammedlemmer og holde styr på (eller bevare) organisationen, når arbejdsmængden stiger, eller det kan være, at de skal give teammedlemmer – som bor i forskellige byer, stater eller lande – adgang til de nødvendige værktøjer, så de kan arbejde mere effektivt. Mens kompetencerne for projektprioritering oplæres gennem personlig erfaring, er der adgang til intranetsoftware, der kan hjælpe dig med at holde dine teams organiseret og samarbejdsorienterede, og som desuden giver dig adgang til at kommunikere effektivt med enkeltpersoner og dine teams.

Naturligvis er ikke al intranetportalsoftware skabt lige, så lad os kaste et blik på fire værktøjer, der kan indgå i en intranetløsning.

Informationsstyring

For at holde alle på sporet er det vigtigt, at dine teams ved, hvem er ansvarlig for hvad og hvornår. Derudover er du også nødt til at give dit team oplysninger om, hvordan de kan kontakte andre medlemmer, hvordan de tilgår vigtige websider eller dokumenter (især hvis de er adgangskodebeskyttede eller er placeret på servere), hvordan de får adgang til at afgive vigtige meddelelser eller opslå påmindelser osv. Derfor skal du vælge et virksomhedsintranet, der giver dig adgang til umærkelig oprettelse af teamsider, der kan tilpasses efter dine behov. På denne måde kan du opbevare og dele vigtige oplysninger på en central placering.

none

Sådan åbner skybaseret samarbejde op for innovation

IDG har udført undersøgelser af organisationer for at finde ud af, hvordan de bruger skybaserede samarbejdsløsninger, og hvilke mål det hjælper dem til at nå

Hent den gratis rapport

Biblioteker

Samarbejdssoftware bør først og fremmest lette samarbejdet mellem teamets medlemmer. Derfor skal du vælge en løsning, hvor du kan give alle adgang til de samme filer, dokumenter, billeder, mødenotater, osv. Når du har fået adgang til at oprette biblioteker med dokumenter, der er navngivet på en måde, der giver mening for dit projekt og team, kan alle finde de nyeste oplysninger om projektet, granske tidligere sager med ydelser, se aktuelle design, genopfriske hukommelsen om projektkrav m.m.

Samarbejdsværktøjer

En medarbejderintranetportal bør give teammedlemmerne muligheden for at oprette områder, hvor de kan dele og administrere oplysninger – og samarbejde om filer. For at få dækket dette behov bør du vælge et samarbejdsværktøj, der indeholder ting som trådede diskussioner, såvel som undersøgelser – som kan hjælpe med at lette planlægning og/eller beslutningstagning – delte kalendere, opgavelister og møderum, og hvor du kan opbevare alle dine mødenotater, dokumenter og dagsordner, osv. En intranetløsning med et arbejdsområdeværktøj kan som i møderum give specifikke teammedlemmer, som f.eks. en grafisk designer og tekstforfatter, adgang til at arbejde på den samme fil i det samme område uden at overskrive den andens arbejde, hvilket i sidste ende kan øge produktiviteten.

Integrerer med eksisterende værktøjer

Uanset hvor mange løfter, intranetportalsoftware giver om at forbedre din produktivitet og samarbejdstiltag, hvis det er udfordrende at bruge eller kræver, at du udskifter dine eksisterende værktøjer (som f.eks. tekstbehandling, regneark, grafiske design og/eller mailværktøjer), så kan det være svært at overbevise dit team om, at de bør bruge det. For at opnå den ønskede grad af produktivitet og organisation skal du vælge en intranetløsning, der let kan integreres i de værktøjer, som dit team allerede bruger. På denne måde skal din organisation ikke investere i dyre og muligvis mindre effektive programmer, og dit team er ikke nødt til at tilegne sig nye, svære kompetencer.

Når det gælder samarbejdssoftware, så bør den være brugervenlig, umærkelig og tilpasningsparat – således at du og dit team får adgang til de nødvendige samarbejdsløsninger som helhed og i mindre grupper. Når du vælger en løsning, der giver dig mulighed for at organisere dine filer på din måde, at bruge dine eksisterende værktøjer og adgang til samarbejdsværktøjer, der gør det lettere for medlemmer at arbejde på filer samtidigt, dele dokumenter og oplysninger og spore vigtige samtaler, så har du opnået, hvad enhver projektstyrer drømmer om – et organiseret, produktivt team.

Relaterede produkter

bærbar surface med word

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu