Mailarkivering – Fem grunde til, at dette er den bedste funktion, som du aldrig bruger


Uanset om du arbejder i erhvervslivet eller ej, sender og modtager du sikkert flere mails hver dag. Det er en hurtig og praktisk måde at kommunikere på med kollegaer, fagfæller, kunder, venner og familie. Selvfølgelig er mail et ekstremt populært kommunikationsværktøj for firmaer – delvist fordi det kan dokumentere samtaler og fungere som et søgbart lager af oplysninger.

Faktisk er der undersøgelser, der tyder på, at tre fjerdedele af en organisations immaterielle rettigheder findes i mail- og meddelelsessystemer. Det betyder, at det er vigtigt at beskytte disse data i stedet for bare at smide dem i papirkurven. Men opbevaringen af al denne information kan overbelaste firmaets lagerservere.

none

Opgrader din mail til virksomhedsklassen

Betalt, hostet, professionel mail giver bedre sikkerhedsfunktioner og har en brugervenlighed, som du ikke får i de gratis mailtjenester

Download den gratis e-bog

Hvad er så den bedste løsning?

Mailarkivering er ikke noget nyt. Værktøjet har eksisteret i årevis – så hvorfor er der ikke flere firmaer, der bruger det? Her er fem fordele ved at bruge en mailarkiveringsløsning:

  • Lagerplads. Når maildata lagres på aktive servere, kan det i høj grad påvirke ydeevnen, i takt med at serveren bliver fyldt op. De eneste andre muligheder er helt at slette mails – ikke nogen klog løsning, da vigtige data kan gå tabt for evigt – eller at opbevare dem et andet sted. Mailarkivering benytter den sidste mulighed og flytter data til en sikker server et andet sted eller et skymiljø. Nogle løsninger benytter avanceret komprimering og/eller deduplikering for at reducere behovet for diskplads i arkivet – sommetider med 50 procent eller mere.
  • Gendannelse. Afhængigt af hvilke sikkerhedskopieringsløsninger, du allerede bruger, kan mailarkivering sætte fart på processen, når du har brug for at gendanne dine data. Det er,fordi de arkiverede data fylder mindre. Derudover bliver det hurtigere og nemmere at gendanne arkiverede mails, fordi belastningen på mailserveren reduceres.
  • Sikkerhed. Bare fordi dine gamle mails er "ude af syne" og opbevares et andet sted, betyder det ikke, at de ikke også er beskyttet ligesom de mails, der findes i din indbakke. Hvis du har den rette mailarkiveringsløsning, bevares og bevogtes dine data uforanderligt med løbende sikkerhedskopiering og førsteklasses it-katastrofeberedskab. For at finde den bedste tjeneste skal du lede efter en leverandør, der leverer pålidelighed, tilgængelighed og ydeevne med en garanteret oppetid på 99,9 procent og en økonomisk garanteret serviceniveauaftale.
  • Produktivitet. Når dine aktive servere tynges af tonsvis af maildata, kan det være anstrengende eller gå langsomt, når du skal søge efter en bestemt mail eller et bestemt emne. Hvis du afskaffer postkassekvoter og konfigurerer automatisk arkivering af mails, slipper medarbejderne desuden for at bruge dyrebar tid på at slette mails eller flytte dem til PST-filer som førhen. Sidst men ikke mindst kan du ved at give dine medarbejdere nem adgang til arkiverede og sikkerhedskopierede maildata lægge magten i deres hænder – hvilket vil sige, at de ikke behøver at bede it-afdelingen om at gøre det for dem.
  • Overholdelse af regler og standarder. I de fleste brancher er virksomhederne underlagt en form for registrerings- og journaliseringskrav – og da mails ofte indeholder ting, der skal journaliseres, går det ikke an at slette dem. Inden for visse områder, f.eks. sundhedspleje, finansielle ydelser, medicinalindustrien og energiområdet, er der endnu strengere lovgivning for, hvad der skal journaliseres og opbevares.

Når du overvejer en mailarkiveringsløsning, skal du huske at undersøge de forskellige udbydere og vælge en, der leverer en brugervenlig løsning, hvor du bevarer kontrollen, og som har høje standarder for sikkerhed og pålidelighed.

bærbar surface med word på den

Kom i gang med Office 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu