Find de rette mailtjenestefunktioner, som passer til din virksomheds behov


Mailtjenester bruges til næsten enhver onlineaktivitet – fra at holde kontakten til kunder og kollegaer til at konfigurere konti på sociale medier og til at handle online. Og så godt som i alle lande verden over benytter folk en mailklient til at gøre det muligt at leve i den moderne verden. Faktisk viser en undersøgelse fra The Radicati Group, Inc., at omkring halvdelen af verdens befolkning i 2017 brugte mail, og "ved udgangen af 2021 vil antallet af mailbrugere på verdensplan overstige 4,1 milliarder". Det er overvældende – og viser blot, hvor vigtige mailplatforme er blevet.

Men mail er ikke længere blot et værktøj til at sende og modtage simple meddelelser. Gennem innovationer, der har til formål at hjælpe enkeltpersoner og organisationer med at kommunikere mere effektivt, er mail vokset til at omfatte et bredt udvalg af værktøjer, som virkelig kan forbedre vores måde at arbejde på. Det er selvfølgelig ikke alle virksomheder, der har brug for alle de værktøjer, der findes, og derfor er de nedenfor opdelt i "grundlæggende" og "avancerede" løsninger – hvilket kan hjælpe dig med at beslutte, hvilken type mailklient der er den rette for dig. Lad os tage et kig.

none

Opgrader din mail til virksomhedsklassen

Betalt, hostet, professionel mail giver bedre sikkerhedsfunktioner og har en brugervenlighed, som du ikke får i de gratis mailtjenester

Download den gratis e-bog

Grundlæggende funktioner

Med de fleste gratis mailtjenester får du nogle grundlæggende funktioner til at administrere og organisere dine mails effektivt, f.eks.:

  • Autosvar: Med denne funktion kan du oprette en meddelelse, som sendes automatisk til alle dem, der kontakter dig via mail, så du nemt kan give andre besked om, at du ikke er på kontoret, hvornår du er tilbage, og hvem de skal kontakte i stedet for, mens du er væk.
  • Anvendelse af regler: Regler er handlinger, som du automatisk kan anvende på indgående og/eller udgående meddelelser. De giver dig frihed til at vælge, hvad der skal udløse en regel – og hvilke handlinger der skal udføres, når de udløses. Hvis du eksempelvis vil have, at alle meddelelser fra din chef, skal flyttes til en særlig mappe, kan du sørge for det ved at angive en regel. Eller hvis du straks vil slette meddelelser med teksten "tilmeld dig nu" i emnelinjen, kan du oprette en regel, der sørger for, at det sker.
  • Mapper: De fleste gratis mailtjenester tilbyder en form for organiseringsfunktion, f.eks. mapper, hvor du manuelt kan sortere og gemme meddelelser ud fra det system, der fungerer bedst for dig. Hvis du eksempelvis arbejder på "Projekt X", kan du oprette en mappe med navnet "Projekt X" og manuelt overføre alle de meddelelser, der vedrører projektet, til denne mappe – så det er nemt at finde al kommunikation, der vedrører projektet. Eller hvis du undersøger priser på et produkt, som dit firma har brug for, kan du oprette en mappe til alle de meddelelser og overslag, du har modtaget – og have dem samlet på ét praktisk sted.

Yderligere funktioner med professionelle mailtjenester

Hvis du har brug for funktionalitet til at kunne udføre mere end de grundlæggende ting, så er en professionel mailløsning muligvis svaret. Og selvom alle mailklienter er forskellige, så vil du typisk kunne finde følgende typer af funktioner i en professionel mailløsning:

  • Sikker mailkommunikation og -lagring: Ved at anvende kryptering og et bredt spektrum af avancerede sikkerhedsfunktioner kan mange professionelle mailtjenester beskytte alle dine meddelelser – under overførsel og i din indbakke.
  • Delte kalendere: Med delte kalendere kan du se, hvornår nogen (eller hele dit team) er tilgængelig til at deltage i møder, hvilket gør det nemt at planlægge dem og andre gruppebegivenheder, på tidspunkter, der passer ind i alles planer. Delte kalendere kan også være gode til at gøre folk opmærksomme på, hvornår du ikke er på kontoret. Tilføj blot et kalenderelement for din ferie, og udfyld tiden derefter, så alle med adgang til kalenderen kan se, hvornår du er væk.
  • Send meddelelser til flere personer ved hjælp af ét enkelt mailalias: Nogle mailtjenester gør det nemt at sende en meddelelse til alle de folk, du arbejder sammen med på en bestemt projekt, på én gang – ved hjælp af bare ét navn. Så hvis du f.eks. arbejder sammen med 10 personer på et projekt, kan du tilføje disse 10 personer i en gruppe og kalde den "Team Projekt X" og sende en meddelelse til disse 10 personer, hver gang du adresserer en mail til "Team Projekt X" – hvilket gør det nemt at dele filer og holde alle ajour.
  • Opbevaring af mails: For at overholde branchespecifik og national lovgivning samt jeres egne standarder for virksomhedsledelse er det vigtigt at arkivere firmaets meddelelser. Heldigvis giver de fleste professionelle mailløsninger dig mulighed for at angive dine egne opbevaringspolitikker, så du kan arkivere det, du skal – i det tidsrum, du skal.

Gratis mailtjenester har deres berettigelse – og hvis du har en enkeltmandsvirksomhed, kan en af disse være lige det, du skal bruge for at komme i gang. Men hvis du driver et firma med adskillige medarbejdere, eller hvis du er underlagt branchespecifikke eller nationale love eller har brug for at kunne gøre andet end at sende og modtage meddelelser, så kan en professionel mailløsning være fordelagtig for dig – og give dig værktøjerne til at drive, vækste og opbygge din virksomhed på den rigtige måde.

Relaterede produkter

bærbar surface med word på den

Kom i gang med Office 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu