Udnyttelse af mail- og tidsanalyse for at maksimere effektiviteten


En konstant syndflod af mails kan hurtigt gøre en overskuelig opgaveliste til en hel arbejdsdag fra helvede. Disse mange meddelelser fjerner dit fokus, øger stressniveauet og er generelt en kæp i hjulet for din arbejdsproces. Hvis du ikke passer på – og nogle gange selvom du gør – kan din mail ende med at være endnu et fuldtidsarbejde.

Det siger sig selv, at sådan et kaos er uholdbart. Heldigvis findes der værktøjer til personlig analyse, som kan give dig indsigt i dine vaner dag for dag i tidsplaner og mailmønstre. Du kan bruge denne indsigt til at lægge strategier, omorganisere og sætte begrænsninger, så du kan spare vigtig tid.

none

Opgrader din mail til virksomhedsklassen

Betalt, hostet, professionel mail giver bedre sikkerhedsfunktioner og har en brugervenlighed, som du ikke får i de gratis mailtjenester

Download den gratis e-bog

Forstå din indbakke

Den gennemsnitlige vidensarbejder bruger 28 procent af sin dag på mail – hvad med dig? Hvor meget tid bruger du på at læse i forhold til at skrive? Og hvad med dine læse- og svartider? Kommunikerer du effektivt med dine samarbejdspartnere og kollegaer?

Det er mange spørgsmål – men mailanalyse kan give dig svar, der hjælper. Hvis vi forestiller os, at du dykker ned i din interaktion med en bestemt kunde. Her opdager du, at de mange timer, du bruger på at skrive gennemtænkte regelmæssige opdateringer, går til spilde, fordi modtageren ikke engang åbner dine mails. Budskabet? Det er formentlig bedre, at du begrænser dig til at behandle de væsentligste punkter – og kommunikerer dem ud via en anden kanal.

Eller måske opdager du, at der i gennemsnit er længere svartid på mails, der sendes efter klokken 15. Med denne viden kan du klarlægge nøjagtige mailvinduer for at maksimere effektiviteten. Jo mindre tid du skal bruge på at følge op på dine ignorerede meddelelser, desto bedre.

Tag kontrol over din tidsplan

Længere uafbrudte tidsrum er en sjældenhed i vore dage. Selvom de er nødvendige, virker mails, møder og telefonopkald ofte som irriterende afbrydelser. Og når du føler dig mere forvirret end fokuseret, kan det være meget svært at få noget ordentligt arbejde fra hånden. Svaret? Lad tidsanalyser hjælpe dig med at gøre status over skjult ineffektivitet.

Med tidsanalyse kan du hurtigt se, hvor ofte du oplever uafbrudte perioder i arbejdstiden, hvor meget du arbejder uden for normal arbejdstid, hvor mange møder du deltager i om ugen – og listen er længere endnu. Når du får det fulde overblik, vil du kunne træffe beslutninger om dine arbejdsvaner i større skala.

Kan du konstatere, at din gennemsnitlige uafbrudte periode kun er en halv time lang? Reservér to timer i din kalender hver dag til fokuseret arbejde. Gør det klart over for dine kollegaer, at det er vigtigt for dig at blive siddende ved skrivebordet i disse to timer. Hvis du får en indkaldelse til et møde, som ligger i din reserverede tid, skal du undersøge, om det kan flyttes. Og hvis du mener, at din tilstedeværelse ikke er strengt nødvendig, skal du ikke være bange for høfligt at afvise.

Du kan benytte samme plan med hensyn til besvarelse af mails. Afsæt hver dag to korte tidsrum, måske 30 minutter hver, til at svare på de mails, der er kommet i løbet af dagen. Igen skal du tilføje disse tidsrum i din kalender, så dine kollegaer ved, at du er optaget.

Tag kontrollen over din arbejdsdag tilbage

For at optimere din arbejdsdag fuldt ud skal du benytte dig af andre værktøjer til personlig analyse. Med netværksindsigt kan du f.eks. tage pulsen på dine kontakter. Hvem har du oftest kontakt med? Og hvem risikerer du at miste kontakten til? Adgangen til disse oplysninger kan hjælpe med at pleje dine relationer og undgå, at projekter med lavere prioritet bliver overset.

Ligeledes kan en mødekvalitetsfunktion give indsigt, som hjælper dig med at forstå, hvorfor visse møder ikke er lige så effektive, som de kunne være. For meget multitasking? For meget tid at udfylde? Ikke tid nok? Måske vil du erfare, at det ugentlige statusmøde ikke engang er nødvendigt.

Kort og godt

På det moderne kontor er mail altid en faktor, og det kommer ikke til at ændre sig. Men det kan måden, du administrerer den på – og måden du administrerer din dag på. Brug personlig analyse til at omorganisere din tid og arbejde mere effektivt. Små ændringer kan gøre en kæmpe forskel.

Relaterede produkter

bærbar surface med word

Kom i gang med Office 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu