Strømlin dit indhold med Enterprise Content Management


Marketingmaterialer, kontrakter, mails, kundepræsentationer og salgstaler, regneark, tekstfiler, .PDF-filer, fotos, videoer, formularer, fakturaer, CV'er fra ansøgere. Organisationer, små som store, er indholdsskabende maskiner. Og mens oprettelsen af dette indhold måske går af sig selv, er det ikke nogen nem opgave at holde det organiseret.

Det er her, ECM-løsninger (Enterprise Content Management) kommer ind i billedet. De gør det muligt at organisere og administrere dit indhold gennem hele dets livscyklus – fra oprettelse til arkiv. Men som med alt andet er alle ECM-systemer ikke ens – så lad os se nærmere på nogle af de funktioner, der kan hjælpe med at holde dit indhold organiseret (og tilgængeligt), mens det hjælper dit team med at fungere mere effektivt.

  • Et enkelt lager til en række forskellige indholdstyper: Ved at vælge en ECM-tjeneste, der gør det muligt at lagre video, regneark, billeder, tekstdokumenter med mere på én samlet placering, kan du opbevare alle dine filer til et bestemt projekt eller tiltag sammen.
  • Opret hovedmapper med et praktisk talt uendeligt antal undermapper: På den måde kan du, hvis du har et projekt eller tiltag, der er løbende eller sker årligt, simpelthen oprette en hovedmappe til f.eks. Indsamling af affald i naturen, og så oprette undermapper til hvert år, tiltaget kører. I hver af disse undermapper kan du oprette yderligere undermapper til ting som kontrakter, ansvarsfraskrivelsesformularer til frivillige, marketingmaterialer osv.
none

Sådan åbner skybaseret samarbejde op for innovation

IDG har udført undersøgelser af organisationer for at finde ud af, hvordan de bruger skybaserede samarbejdsløsninger, og hvilke mål det hjælper dem til at nå

Hent den gratis rapport
  • Nem redigering af dokumentegenskaber eller metadata: Med evnen til at finde og redigere en fils metadata fra et dokument kan du spare tid og sikre, at filerne er navngivet korrekt, så de kan blive fundet i fremtidige søgninger.
  • Kontrol med adgangen til oplysninger: Ikke alle i en organisation har brug for adgang til alle dokumenter, og med en ECM-løsning, der gør det muligt at anvende definerede tilladelser på dokumenter, grupper af filer, hele sektioner af systemet eller selve systemet, kan du styre helt stramt, hvem der kan se hvad.
  • Arbejd samarbejdsorienteret: Med nogle ECM-løsninger er det muligt at oprette dokumentarbejdsgange, der gør det muligt at spore og samarbejde med andre på dokumentorienterede processer ved hjælp af de programmer, du allerede stoler på.
  • Afspil medieindhold inde fra dit Enterprise Content Management-system: For organisationer, der bruger video- og lydfiler, kan muligheden for at afspille medier inde fra ECM-løsningen spare dit team tid ved at reducere antallet af trin, der kræves for at få vist eller lytte til det.
  • Gem og beskyt bogholderi og vigtige juridiske arkiver: Med et sikkert lager kan du sikre, at dine arkiver ikke bare lagres i låst tilstand og i sluttilstand, men at de også er nemme at finde og hente, hvis der bliver brug for dem til juridisk fremlæggelse. Og med nem adgang til alle dine dokumenter kan det være med til at reducere dine samlede omkostninger til fremlæggelse.
  • Nøgleordssøgning: En EMC-tjeneste, der giver brugerne mulighed for at søge efter dokumenter og oplysninger med nøgleord, kan hjælpe dit team med at finde filer, som de måske ikke er opmærksomme på, men som kan være relevante for et projekt, de arbejder på – hvilket kan hjælpe dem med at spare tid og arbejde mere effektivt. Søgbare områder bør omfatte dokumenttekst, metadata, anmærkninger osv. Derudover bør det også være muligt at søge efter dokumenter ud fra oprettelsesdato.
  • Tilgængelighed på en række forskellige enheder: Ved at vælge en ECM-løsning, der er designet til at blive brugt på stationære og bærbare computere, tablets og telefoner, kan brugerne få adgang til de filer, de skal bruge, når de skal bruge dem – uanset om de er på kontoret, arbejder hjemmefra, rejser eller sidder i møde uden for kontoret.

Med evnen til at lagre, sikre, lokalisere, manipulere og oprette filer og dokumenter på én enkelt placering, gør ECM-tjenester det muligt at strømline teamkommunikation, projektarbejde og endda juridisk fremlæggelse. Og uanset om din organisation blot har nogle få ansatte på et enkelt kontor, eller om den består af tusindvis af mennesker rundt omkring i verden, kan et ECM-system hjælpe jer med at holde jer organiseret.

Relaterede produkter

bærbar surface med word på den

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu