Werden Sie kreativ – Flussdiagramm-Software auf neue Weise nutzen


Wenn eine Flussdiagramm-Software ihr Geld wert sein soll, dürfen folgende Standardfunktionen nicht fehlen: Vorlagenlayouts, Shapes, automatische Formatierungen und Cloudkompatibilität. Noch rentabler wird die Software mit erweiterten Optionen wie der Einbindung externer Datenquellen in Diagramme. Mithilfe von Datenverknüpfungen sind Flussdiagramme immer auf dem neuesten Stand, sobald Sie Daten in der zugrunde liegenden Tabellenkalkulation oder in der SQL-Datenbank ändern. Das spart viel Zeit, besonders wenn Flussdiagramme vom ganzen Team genutzt werden. So lassen sich wichtige Statusänderungen – unabhängig von Ort und Endgerät – schnell und einfach kommunizieren. Vor allem bei der Budget- und Urlaubsplanung sind Datenverknüpfungen ein sehr nützliches Instrument.

Es wird deshalb nicht überraschen, dass Datenverknüpfungen ein wesentliches Qualitätsmerkmal professioneller Flussdiagramm-Software sind. Die Technologie ist da, nur die Anwender müssen die Grenzen ihrer Vorstellungskraft sprengen. Hier sind einige Beispiele, die Ihrer Kreativität auf die Sprünge helfen.

Ressourcen zuweisen

Wer in einem Team dafür zuständig ist, Arbeitszeiten und Ressourcen zuzuweisen und zu managen, hat oft alle Hände voll zu tun. Die verfügbaren Arbeitszeiten der Beteiligten müssen immer abrufbar sein, was leider nicht immer der Fall ist. Und falls doch, sickern die Informationen nur Stück für Stück durch – und das auch noch in verschiedenen Formaten und oft unzusammenhängend. Die beste Lösung ist die Visualisierung dieser Informationen an einem zentralen Ort. Die Datenverknüpfung ist ein wichtiger Schritt in diese Richtung.

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Die Schritte im Überblick:

  1. Erstellen Sie ein Standarddiagramm, in dem jedes Mitglied Ihres Projektteams durch ein Symbol oder Bild dargestellt ist.
  2. Verknüpfen Sie das Diagramm mit einer gemeinsamen Tabellenkalkulation, in der alle Beteiligten ihre geschätzte verfügbare Arbeitszeit festhalten.
  3. Überlegen Sie, wie Sie die Verfügbarkeit der einzelnen Projektmitglieder visuell darstellen – zum Beispiel durch verschiedene Farben, Shapes usw.
  4. Weisen Sie schnell und einfach Aufgaben zu – ein Blick genügt, um die Verfügbarkeit zu erkennen.

Arbeitsbereiche reservieren

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Getrennte Arbeitsbereiche, Büros und ein eigener Schreibtisch waren gestern. Heute geht der Trend zu flexiblen Teamarbeitsbereichen, Laptops und dem mobilen Büro. Die Mitarbeiter großer Unternehmen – die über mehrere Etagen oder Gebäude verteilt sind – müssen deshalb immer genau wissen, welche Arbeitsbereiche gerade frei oder belegt sind. Auch hier bieten sich Datenverknüpfungen an.

Die Schritte im Überblick:

  1. Erstellen Sie ein Diagramm (oder mehrere), um den Grundriss des Unternehmens abzubilden.
  2. Verknüpfen Sie das Diagramm mit einer gemeinsamen Tabellenkalkulation, in der ein Raum oder ein Arbeitsbereich für eine bestimmte Uhrzeit reserviert werden kann.
  3. Überlegen Sie, wie Sie eine Reservierung visuell darstellen wollen.
  4. Stellen Sie das Diagramm unternehmensweit bereit, damit jeder weiß, wann welcher Arbeitsbereich verfügbar ist.

Projektstatus überwachen

Mithilfe von Flussdiagramm-Software lassen sich nicht nur wichtige Unternehmensprozesse, sondern auch einzelne Projektphasen ganz einfach visualisieren. Auf diese Weise behalten Sie den Projektstatus immer im Blick. Wenn alle Beteiligten sehen, was bereits geschafft wurde und welche Aufgabe als Nächstes ansteht, lassen sich Verzögerungen meist vermeiden. Auch dies ist ein Paradebeispiel für Datenverknüpfungen.

Die Schritte im Überblick:

  1. Erstellen Sie ein Diagramm, in dem jede Projektphase und die Aufgaben der Beteiligten durch ein Symbol oder ein Bild dargestellt sind.
  2. Verknüpfen Sie das Diagramm mit einer gemeinsamen Tabellenkalkulation, in der alle Beteiligten erledigte Aufgaben abhaken können.
  3. Überlegen Sie, wie Sie eine abgeschlossene Aufgabe visuell darstellen wollen.
  4. Teilen Sie das Diagramm mit dem ganzen Projektteam, damit jeder weiß, was noch zu tun ist. Dank visueller Kommunikation gewinnen Personen mit unterschiedlichem Erfahrungshintergrund schnelle Einblicke in komplexe Informationen. Die richtige Flussdiagramm-Software hilft Ihnen, Irrtümer und Missverständnisse zu vermeiden. Wie kann Ihr Unternehmen von Flussdiagramm-Software profitieren?

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