Vier Methoden für besseres Teamwork mit Intranet Software


Jeder Projektmanager sollte wissen, wie ein Team auf Kurs gehalten wird, wenn sich die Arbeit in viele Richtungen verzweigt. Beispielsweise muss er sich mit anderen PMs abstimmen, um Projekte zu priorisieren, Mitarbeiter bei der Organisation der zunehmenden Arbeitslast unterstützen oder Teammitgliedern in unterschiedlichen Städten, Regionen oder Ländern Lösungen an die Hand geben, die sie für die effiziente Zusammenarbeit brauchen. Während der Projektleiter bei der Priorisierung von Projekten auf seine persönlichen Erfahrungen vertraut, kann Intranet-Software dabei helfen, die Organisation und Zusammenarbeit im Team zu fördern und gleichzeitig die Kommunikation mit einzelnen Beteiligten und Teammitgliedern zu verbessern.

Keine Intranetportal-Software ist wie die andere. Daher beschäftigen wir uns heute mit vier Werkzeugen, die in einer Intranetlösung nicht fehlen dürfen.

Informationsmanagement

Damit alle Teammitglieder den Überblick behalten, müssen sie wissen, wer wann für welche Aufgaben zuständig ist. Außerdem müssen Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren, wie sie mit anderen Teammitgliedern Kontakt aufnehmen, auf wichtige Webseiten oder Dokumente zugreifen (insbesondere, wenn sie kennwortgeschützt oder auf Stagingservern gespeichert sind), wie sie wichtige Ankündigungen machen oder Erinnerungen senden können usw. Hier eignet sich ein Firmenintranet, in dem Sie nahtlos Teamseiten einrichten und an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Auf diese Weise können Sie wichtige Informationen an einem zentralen Ort sammeln und teilen.

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Bibliotheken

Software für die Zusammenarbeit sollte in erster Linie die Teamarbeit erleichtern. Wählen Sie eine Lösung, die allen Mitarbeitern Zugang zu denselben Dateien, Dokumenten, Bildern, Besprechungsnotizen usw. gewährt. Dank Dokumentbibliotheken, die die Möglichkeit bieten, Inhalte mit projekt- und teamspezifischen Beschriftungen zu versehen, hat jedes Teammitglied direkt aktuelle Projektinformationen zur Hand, kann frühere Iterationen der Projektschritte prüfen, aktuelle Grafiken einsehen, sich Projektanforderungen in Erinnerung rufen und vieles mehr.

Werkzeuge für die Zusammenarbeit

In einem Intranetportal für Mitarbeiter sollten sich Teammitglieder eigene Arbeitsbereiche schaffen können, wo sie Informationen teilen und verwalten und Dateien gemeinsam bearbeiten können. Dazu sollte eine Software für die Zusammenarbeit Funktionen wie Diskussionsthemen und Umfragen unterstützen – die die Besprechungsplanung und/oder Entscheidungsfindung vereinfachen – aber auch freigegebene Kalender, Aufgabenlisten und Bereiche für Teamwork bereitstellen, in denen man sämtliche Besprechungsnotizen, Dokumente und Agendas ablegen kann. Genauso wie Teamarbeitsbereiche kann eine Intranetlösung mit dem geeigneten Werkzeug spezifischen Teammitgliedern – wie einem Grafikdesigner und Werbetexter – die Zusammenarbeit an derselben Datei ermöglichen, ohne dass einer die Arbeit des anderen überschreibt, was letztendlich die Produktivität steigert.

Integration in vorhandene Lösungen

Auch, wenn eine Intranetportal-Software verspricht, die Produktivität und Zusammenarbeit zu verbessern – wenn die Nutzung kompliziert ist oder vorhandene Anwendungen (beispielsweise für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Grafikdesign oder E-Mail) dazu ausgetauscht werden müssen, werden Sie Ihr Team nur schwer davon überzeugen können. Um das erforderliche Maß an Produktivität und Organisation zu erzielen, benötigen Sie eine Intranetlösung, die sich gut mit bereits verwendeten Anwendungen kombinieren lässt. Auf diese Weise muss Ihr Unternehmen nicht in teure, vielleicht weniger effiziente Programme investieren, und Sie ersparen Ihren Mitarbeitern die aufwendige Einarbeitung.

Software für die Zusammenarbeit sollte einfach, anpassungsfähig und leicht zu integrieren sein. So erhalten Sie und Ihr Team Anwendungen, die Sie bei der Zusammenarbeit sowohl im gesamten Unternehmen als auch in kleineren Gruppen optimal unterstützen. Mit einer Lösung, die Ihnen bei der Organisation Ihrer Dateien freie Hand lässt, Ihre bestehenden Anwendungen unterstützt und Ihren Mitarbeitern Werkzeuge für die Zusammenarbeit an die Hand gibt, mit denen sie Dateien gleichzeitig bearbeiten, Dokumente und Informationen teilen und wichtige Diskussionen verfolgen können, erhalten Sie das, was sich jeder Projektmanager wünscht – ein organisiertes, produktives Team.

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