Informationsflut bewältigen: 5 Tipps für mehr Produktivität


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Wir leben in einer Zeit, in der wir mehr Informationen generieren, als das menschliche Gehirn aufnehmen und verarbeiten kann. Auf dem Weg zur Wissensgesellschaft spielt das Miteinander eine immer größere Rolle – vor allem projektbezogene Teamarbeit. Tatsächlich gehören Mitarbeiter heute doppelt so vielen Teams wie noch vor einigen Jahren an. Die Informationsflut wird zum Problem, und es stellt sich die Frage, wie man im Zeitalter von E-Mail, Chat und Social Media produktiv bleiben kann.

Experten schlagen Alarm: Unsere Gesellschaft wird immer süchtiger nach Informationen. Laut einer US-Studie, die kürzlich in der Harvard Business Review zitiert wurde, checken 60 % der Onlinearbeiter ihre E-Mails im Badezimmer, 15 % in der Kirche, und 11 % kontrollieren heimlich die E-Mails ihrer Ehepartner.

Mit welchen Werkzeugen und Ressourcen können wir die Informationsflut bewältigen und produktiv bleiben? Technologie und uneingeschränkter Zugang zu Informationen sind nicht nur Teil des Problems, sondern können auch Teil der Lösung sein. Erfahren Sie hier, mit welchen fünf Tipps Sie die Informationsflut bewältigen können und produktiv bleiben:

1. Informationen vorsortieren und priorisieren

Nicht alle Informationen, die wir verarbeiten, erfordern die gleiche Aufmerksamkeit oder Priorität. Da macht es einen großen Unterschied, wenn wir wissen, welche Informationen wann benötigt werden. Das Kennzeichnen von Informationen mit "hoher Priorität" ist wohl eine der nützlichsten E-Mail-Funktionen, die wir kennen. Genau so wie die Möglichkeit, E-Mails, in denen ich auf CC stehe, in einen separaten Posteingang zu lotsen. Die Technologie entwickelt sich immer weiter, und heute ist es einfacher als je zuvor, wichtige Informationen im Blick zu behalten. Heute gibt es chatbasierte Lösungen wie Microsoft Teams. Damit können Teamkollegen Informationen als wichtig kennzeichnen und ein @-Zeichen vor einen Namen setzen, um die Aufmerksamkeit auf einen bestimmten Sachverhalt zu lenken. So lassen sich wichtige und relevante Informationen herausfiltern, und ich kann mich sofort um eilige Dinge kümmern. Indem ich Informationen priorisiere, bringe ich Ordnung in meinen Posteingang und kann entspannt zusehen, wie die Hauptarbeit automatisch erledigt wird.

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2. Ordnung schaffen und Informationen strukturieren

Genau so wie im wahren Leben ist es manchmal nötig, Struktur in seine Arbeit zu bringen. Das gilt auch für den Umgang mit Informationen. Erfreulicherweise gibt es zahlreiche Lösungen, mit denen wir unsere Informationen im Blick behalten und organisiert bleiben können. Ob Teamordner in SharePoint oder persönlicher Onlinespeicher auf OneDrive, durch das Organisieren und Vorsortieren von Informationen spart man wertvolle Zeit. Wer im Arbeitsalltag immer wieder mit ähnlichen Informationen zu tun hat, arbeitet effizienter, wenn Daten an einem bekannten Ort abgelegt werden. Technologie macht unser Leben noch einfacher. Manche von uns sind so unorganisiert, dass die neuen Werkzeuge ein echter Glücksfall sind. Wenn ich in Microsoft Teams ein Team zusammenstelle, wird automatisch eine SharePoint-Teamwebsite angelegt, und Ordner und Dateien werden pro Kanal (wo alle themenbezogenen Unterhaltungen zusammenlaufen) für mich organsiert. Technologie sorgt dafür, dass wichtige Informationen organisiert, übersichtlich und leicht zugänglich sind.

3. Informiert und entspannt arbeiten

Data Analytics-Werkzeuge geben Ihnen praktische Tipps und Einblicke, und Sie erkennen, ob Sie effizient arbeiten oder nicht. Ich jedenfalls könnte auf meine My Analytics-Berichte in Office 365 nicht mehr verzichten. Für mich ist es sehr aufschlussreich zu wissen, wie produktiv ich tatsächlich bin. Ab jetzt nutzt Outlook künstliche Intelligenz, um meinen Posteingang nach Relevanz zu filtern. Durch die Auswertung von Datenmustern erleichtert Outlook mir die Beantwortung meiner E-Mails. Ein weit verbreiteter Mythos ist, dass Multitasking die Produktivität steigert. Doch viele wissenschaftliche Studien belegen, dass genau das Gegenteil der Fall ist. Nach meiner Erfahrung bremst Multitasking die Produktivität und kann dazu führen, dass ich mich verzettele. Deshalb versuche ich, 80 % der Ergebnisse zu erreichen, indem ich mich auf 20 % der Informationen konzentriere. Statt zwei Stunden lang mit zehn verschiedenen Aufgaben zu jonglieren, reserviere ich größere Zeitblöcke für meine fünf wichtigsten Projekte, um in Ruhe daran arbeiten zu können. Technologie liefert mir intelligente Einblicke darüber, wie ich Informationen verarbeite und wie ich meine Arbeitszeit nutze.

4. Die richtigen Funktionen zur richtigen Zeit zur Hand haben

Wenn Sie unternehmensweit Informationen mit Teams oder Kollegen austauschen, kommt es darauf an, die am besten geeignete Kommunikationsmethode zu wählen. Einer meiner größten Albträume ist ein endloser E-Mail-Verlauf zu einem Thema, das sich auch ganz einfach zwischendurch oder in einer persönlichen Unterhaltung klären lässt. Überquellende Postfächer sind ein häufiges Ärgernis. Für Microsoft Teams spricht, dass dort mehrere Funktionen zusammenlaufen: So kann ich schnell "anklopfen", um eine Antwort zu erhalten, ein Kurzmeeting nach Art digitaler Huddles organisieren, eine persönliche Videounterhaltung in HD führen oder Informationen per Chat austauschen. Gerade Chats haben ihren besonderen Charme. Wenn ich auf "Gefällt mir" klicke, weiß jeder sofort, dass ich einen Beitrag gelesen habe – ohne dass ich lästige E-Mails verschicken muss. Ich bevorzuge Lösungen, mit denen ich von einem Ort nahtlos kommunizieren und im Team arbeiten kann.

5. Die Informationsflut selbst kontrollieren

Informationen bestimmen unseren Alltag – auf Wunsch haben wir das ganze Jahr, sieben Tage die Woche und rund um die Uhr Zugriff. Die Informationen finden nicht den Weg zu uns, sondern meistens suchen wir aktiv danach. Ich schaue mir keine Nachrichtensendung mehr an, weil ich Nachrichten direkt auf meinem Smartphone lese. Ich warte nicht, bis ich ein Projektupdate erhalte, sondern folge meinen Kanälen in Teams oder beziehe direkt relevante Informationen aus verknüpften Datenquellen. So kann ich mein Wissen ausbauen und produktiver sein. Aber man sollte auch erkennen, wann es genug ist. Ob Sie zu Hause eine technologiefreie Zone schaffen oder Ihren Anwesenheitsstatus in "Nicht stören" ändern, gönnen Sie sich eine Pause, um die ganzen Informationen sich erst einmal setzen zu lassen. Ich selbst nehme mir von Zeit zu Zeit die Freiheit, einen Gang zurückzuschalten und alle Kabel zu ziehen.

Die Informationsfülle wird in Zukunft wohl noch zunehmen. Um produktiv zu bleiben, benötigen wir die richtigen Methoden und Werkzeuge. Das waren meine fünf besten Tipps, aber auch Ihre Erfahrungen interessieren mich.

Weitere Informationen zum Informationsmanagement in Microsoft Teams finden Sie unter: https://products.office.com/microsoft-teams/group-chat-software

– von Farren Roper

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