Projektmanagement-Software - Fünf nützliche Funktionen


Von integrierten Vorlagen und vertrauten Planungswerkzeugen bis hin zu sofortiger Zusammenarbeit und einfachem, geräteunabhängigem Datenzugriff – es ist kein Geheimnis, dass die richtige Projektmanagement-Software Projektmanagern und ihren Teams zu mehr Produktivität verhelfen und die Projektausführung vereinfachen und beschleunigen kann. Allerdings stellt sich die Frage: Nutzen Unternehmen das volle Potenzial, also auch weniger offensichtliche Funktionen?

Laut einer kürzlich durchgeführten Studie bieten die beliebtesten Projektplanungsanwendungen Dateifreigabe, Zeiterfassung, integrierte E-Mails und Gantt-Diagramme. Soweit keine Überraschung. Aber welche hilfreichen Werkzeuge nutzen Unternehmen wahrscheinlich am wenigsten? Interessanterweise gehören Videochats, Echtzeitchats, Social Media-Integration und mobiler Zugriff zu den vergessenen Instrumenten des Projektmanagements. Während die Kommunikation als wichtigster Aspekt erfolgreicher Projektmanagementinitiativen genannt wird, fragt man sich, ob Projektmanager eine wertvolle Chance verpassen. Im Folgenden beleuchten wir fünf ungenutzte Funktionen und erläutern, wie sie die Projektausführung einfacher und effizienter gestalten können:

1. & 2. Video-/Echtzeitchat – Projektmanagement-Software mit integrierten Kommunikationswerkzeugen ermöglicht Projektteams die Zusammenarbeit per Sprache, Video oder Chat direkt innerhalb des Projekts. Wie entscheidend ist das für den Teamerfolg? Laut einem Bericht des Project Management Institute (PMI) ist mangelnde Kommunikation einer der Hauptgründe für gescheiterte Projekte. Die Echtzeit-Kommunikation kann über den Projekterfolg entscheiden, ganz gleich, ob Sie mit Teammitgliedern im Büro nebenan oder rund um den Globus kommunizieren. All das natürlich mit einer schnellen und sicheren Kommunikationslösung.

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3. Social Media-Integration – Social Media sind Facebook-Postings und neuesten Tweets auf Twitter längst entwachsen und befördern die Kommunikation zwischen Teams und Projektbeteiligten in eine neue Dimension. Untersuchungen belegen, dass bei der Nutzung sozialer Medien "kurze Unterhaltungen" entstehen, die das "Kennenlernen erleichtern, ein harmonisches Verhältnis aufbauen und ein unterstützendes, gemeinsames und vertrauensvolles Umfeld schaffen". Warum sollten Sie diese Vorteile nicht auch für die erfolgreiche Projektumsetzung nutzen? Durch Software mit Enterprise-Social-Funktionen, wie themenbezogenen Yammer Newsfeeds in SharePoint, können sich Kollegen beispielsweise in Echtzeit über Projektdetails austauschen.

4. Mobiler Zugriff – Der Einsatz von Windows-, iOS- und Android-kompatibler Software stellt sicher, dass jeder Aufgaben auf dem Gerät seiner Wahl aktualisieren und auch unterwegs Projektzeitachsen und Berichte einsehen kann. Da die Zeiterfassung zu den wichtigsten Komponenten des erfolgreichen Projektmanagements gehört, benötigen Sie unbedingt eine Lösung, mit der Teammitglieder auch unterwegs Projektupdates hochladen können. Eine verbesserte Zeit- und Aufgabenerfassung bietet Projektmanagern sofortige Transparenz und hilft ihnen, schneller informierte Entscheidungen zu treffen.

5. Sponsorenfreundliche Einstellungen – 80 Prozent der als "leistungsfähig" beschriebenen Projekte zeichnen sich durch aktive Förderer aus. Studien belegen immer wieder, dass der Erfolg eines Projekts maßgeblich von der durchgängigen Unterstützung der Geschäftsleitung abhängt. Ein Sponsor kümmert sich nicht um Routineaufgaben, sollte aber genügend Zugangsberechtigungen haben, um den Projektfortschritt und -nutzen im Auge zu behalten, das Team bei Bedarf zu unterstützen und sich so oft wie möglich dafür einzusetzen. Daher empfiehlt sich eine Software, mit der das PMO-Team (Project Management Office) oder der Unterstützer PPM-Einstellungen (Project Portfolio Management) eigenständig verwalten kann.

Immer mehr Teams arbeiten remote und sind über die ganze Welt verteilt. Vor diesem Hintergrund gewinnen Kommunikationsfähigkeit und Zeitmanagement zunehmend an Bedeutung. Um mit anderen verbunden und informiert zu bleiben, benötigen Projektbeteiligte mobile Verwaltungslösungen, die es ihnen ermöglichen, über eine Projektwebsite schnell Projektupdates hochzuladen, Unterhaltungen zu führen und Projektfristen zu planen. Erfahren Sie, wie Sie bessere Einblicke in die Projektperformance gewinnen, die Budgetbelastung reduzieren, höhere Einsparungen erzielen und vieles mehr.

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