Fünf Projektmanagement-Tools sparen Aufwand, Zeit und Kosten


Projekte in einem dynamischen Unternehmen durch unruhige Gewässer zu steuern, kann eine schwierige Aufgabe sein. Der durchschnittliche Büroarbeiter kämpft sich heute durch eine Flut an Fristen, Meetings, E-Mails und Aufgaben. Oft bleiben da nicht genügend Zeit und Konzentration, um sich ganz auf das Unternehmen oder Projekt zu konzentrieren. Es gibt jedoch eine einfache Lösung für all diese Anforderungen. Lernen Sie im Folgenden die fünf Projektmanagement-Tools kennen, die Ihnen Aufwand, Zeit und Kosten sparen. So sichern Sie den Projekterfolg, ganz gleich, ob Sie Kundenprojekte oder interne Projekte durchführen.

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Gantt-Diagramme und Scrum Boards

In unserer Informationsgesellschaft strömt täglich eine Fülle an Informationen auf uns ein. Um den Überblick zu behalten, kann eine Visualisierung eine willkommene und effiziente Abwechslung sein. Gantt-Diagramme bestehen aus einfachen horizontalen Balken, die die Projektphasen und den Fortschritt visualisieren. Auf einen Blick sehen alle Teammitglieder, welche Projektaufgaben in Bearbeitung sind (oder sein sollten) und wann ihr eigener Projektbeitrag fällig ist. Die Visualisierung zeigt auch, wie lange eine Projektphase voraussichtlich dauern wird.

Scrum Boards funktionieren nach einem ähnlichen Prinzip. Sie eignen sich jedoch vor allem für Projekte, die einem weniger strengen Zeitplan unterliegen und mehrere Teams vereinen. Das Board umfasst mehrere Projektphasen – wie Planung und Umsetzung – sowie Marker für jedes Team. Nach Beendigung einer Phase können Teams ihren Marker verschieben, um den Fortschritt zu demonstrieren. So können alle Projektbeteiligten verfolgen, was sie in Bezug auf das Gesamtprojekt leisten.

Aufgabenzuweisungen

Eine Zusage ist schnell gemacht, jetzt ist voller Einsatz gefragt. Das ist gar nicht so einfach, wenn jede Nachricht mit einer neuen Anforderung hereinflattert. Ein Onlinetool sorgt für Klarheit bei der Aufgabenzuweisung. Wer am Projekt mitarbeitet, meldet sich einfach bei dem Tool an und sieht sofort, was er zu liefern hat – ob Logoentwurf oder komplexes Rechenkonstrukt. Je nach den Kontoeinstellungen können auch automatische E-Mails über nahende Abgabefristen empfangen werden.

Aber auch Projektmanager profitieren von diesem Tool. Ohne lange E-Mail-Listen durchforsten zu müssen, behalten sie die pünktliche Fertigstellung im Blick. So lassen sich kostspielige Verzögerungen und unnötiger Ärger vermeiden.

Ressourcenzuweisung

Im hektischen Agenturalltag kommt es auf eine reibungslose Ressourcenzuweisung an. Projektmanager benötigen eine effiziente Lösung, um den Arbeitseinsatz jedes Teammitglieds zu planen und zu verfolgen. Damit gehören Fehlplanungen, verpasste Fristen und unzufriedene Kunden der Vergangenheit an. Doch nicht nur Kreativteams profitieren von guter Planung. Ganz gleich, welche Aufgabe ein Team im Unternehmen hat, ein genauer Überblick über die Verfügbarkeit der Teammitglieder zahlt sich immer aus.

Holen Sie vor Projektbeginn möglichst genaue Angaben über die Verfügbarkeit der Teammitglieder ein. Lassen Sie von Teammitgliedern alle Tage notieren, an denen diese in Urlaub sind bzw. durch Meetings oder andere wichtige Abgabefristen verhindert sind. Sobald Sie einen Überblick über die verfügbaren Stunden haben, können Sie einen realistischen Zeitplan erstellen. Mit einem Onlinetool können Sie und Ihre Teamkollegen die Ist-Stunden mit dem geschätzten Aufwand vergleichen und entsprechend anpassen. Das erleichtert auch die reibungslose Durchführung zukünftiger Workflows.

Projektfeedback

Feedback ist nicht gleich Feedback. Manche reichen sehr konkrete und klare Überarbeitungswünsche ein, während andere sich scheuen, ihre Meinung klar zu äußern. Darüber hinaus herrscht nicht immer Einigkeit unter den Projektbeteiligten. Umso schwerer ist es für den Projektmanager, die nächsten Schritte einzuleiten. Es stellt sich die Frage, welches Feedback am meisten zählt.

Mithilfe von Feedback-Tools können Projektbeteiligte über mehrere Lösungsvarianten abstimmen und sich gemeinsam auf eine einheitliche Marschroute einigen. Wenn die Meinung einer Person mehr zählen soll, weil sie z. B. bestimmtes Fachwissen einbringt, kann ihre Stimme auch doppelt gezählt werden.

Sofort einsatzbereite Berichte

Fortschrittsberichte und Rückblicke auf frühere Projekte sind wichtig, sollten Ihre Zeit jedoch nicht überstrapazieren. Statt stundenlang an einem Bericht zu feilen, können Sie sich die Arbeit durch sofort einsatzbereite Berichte erleichtern. Sie müssen nur die relevanten Zahlen eingeben und schon generiert das Programm ansprechend formatierte Datenvisualisierungen.

Auf diese Weise können Sie zukünftige Projekte noch effizienter planen.

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