Mit diesen 7 Kalendertricks steigern Sie die Produktivität


Worin liegt der Schlüssel zu mehr Produktivität und Effizienz? Es gibt kein Patentrezept. Mit den Kalendertipps, die Ihnen helfen sollen, organisiert und fokussiert zu bleiben, sind Sie aber gut beraten. Verpassen Sie kein Meeting, und behalten Sie Ihren Kalender im Blick – von besprechungsfreien Zeiten bis hin zu Terminen auf Ihrem Mobilgerät.

Mit den folgenden sieben einfachen Kalendertricks können Sie Ihre Produktivität deutlich verbessern:

  1. Besprechungsfreie Zeiten einplanen – Reservieren Sie sich Zeit, um ungestört zu arbeiten, anstatt an allen Fronten präsent zu sein. "Multitasking bedeutet häufig, dass mehrere Aufgaben nur halbherzig erledigt werden", so David Sanbonmatsu, Professor für Psychologie an der University of Utah. "Viele, die sich als 'Multitasker' verstehen, scheitern häufig an ihren Aufgaben…ihnen fehlt die Impulskontrolle". (Quelle: Forbes)
  2. Abwesenheitszeiten angeben – Geben Sie Zeitblöcke als "Beschäftigt", "Arbeitsfrei" oder "Abwesend" an, wenn Sie an einem bestimmten Tag nicht arbeiten oder auf Geschäftsreise sind.
    • Expertentrick: Wenn Sie regelmäßig Termine außerhalb der Arbeitszeit oder Fahrzeiten haben, zu denen Sie nicht erreichbar sind, planen Sie diese als wiederkehrende Abwesenheitszeit. Dazu öffnen Sie beispielsweise in Outlook die Besprechung, die Sie als wiederkehrend festlegen möchten, und klicken auf der Registerkarte "Besprechung" (in der Gruppe "Optionen") auf Serie. Wählen Sie die gewünschte Häufigkeit aus, legen Sie zugehörige Optionen fest, und klicken Sie auf OK.
  3. Kalender mit Mobilgerät synchronisieren – Das kann jedem passieren: Sie sind nicht an Ihrem Laptop, und ein Meeting verspätet sich. Sie haben vergessen, wo und wann das nächste Meeting stattfindet. Schließlich treffen Sie schuldbewusst mit fünfminütiger Verspätung beim nächsten Meeting ein. Integrieren Sie Ihren Kalender auf Ihrem Mobilgerät, um stets über alle Meetings auf dem Laufenden zu bleiben.
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  1. Zeitpuffer vorsehen – Planen Sie vor und nach jedem Meeting möglichst eine 10-minütige Karenzzeit ein. So haben Sie genug Zeit, die letzte Besprechung nachzubereiten und sich für die nächste vorzubereiten. Außerdem haben Sie so nicht das Gefühl, von Meeting zu Meeting zu "hetzen".
  2. Pausen einplanen – Wenn Sie zu den Arbeitstieren gehören, die sich unentwegt durch Ihre Aufgaben ackern, fühlen Sie sich schnell ausgepowert. "Ab und zu aufzustehen, um den Kreislauf anzuregen und das Gehirn mit Sauerstoff zu versorgen, sollte zum Arbeitsalltag dazugehören", fand das Healthy Living-Team der Huffington Post heraus. Planen Sie Pausen ein, um Burnouts zu vermeiden und die Kreativität anzukurbeln. Und sorgen Sie mit Kalendererinnerungen dafür, dass Sie sich daran halten.
  3. Eincheck-Erinnerungen festlegen – Wichtige Abgabetermine können schnell näher rücken. Planen Sie Eincheckzeiten, und erinnern Sie das Team daran, was bis wann erledigt sein muss. So vermeiden Sie Hektik am Projektende und verpassen keine Abgabetermine. Beziehen Sie Teammitglieder in Ihre Kalendererinnerungen ein, damit das Team ebenfalls auf dem Laufenden bleibt.
  4. Geschäftskontakte integrieren – Indem Sie Ihren Kalender und die Kontaktliste verknüpfen, können Sie Geschäftskontakte leichter einladen.

Expertentrick: Sie können Kontakte aus E-Mails in Office 365 hinzufügen. Öffnen Sie die Nachricht, damit der Name des Kontakts in einer der folgenden Zeilen erscheint: "Von", "An", "Cc" oder "Bcc". Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen, und klicken Sie dann auf Zu Outlook-Kontakten hinzufügen. Daraufhin können Sie in einem neuen Fenster die gewünschten Details zur Person eingeben. Klicken Sie abschließend auf OK.

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