E-Mail-Archivierung – 5 Gründe, warum diese E-Mail-Funktion nicht länger unterschätzt werden sollte


Ob beruflich oder privat, fast jeder verschickt oder empfängt täglich mehrere E-Mails. E-Mails sind eine schnelle und bequeme Lösung, um mit Mitarbeitern, Kollegen, Kunden, Freunden und der Familie in Kontakt zu bleiben. Auch aus der Geschäftswelt sind E-Mails nicht mehr wegzudenken. Unternehmen nutzen diese Art der Kommunikation, um Geschäftsvorgänge zu dokumentieren und Informationen an einem zentralen Ort zu durchsuchen.

Studien belegen, dass drei Viertel des geistigen Firmeneigentums in E-Mails und Messaging-Systemen gespeichert sind. Umso mehr kommt es darauf an, dass diese Daten geschützt sind – der Papierkorb ist keine sichere Alternative. Aufgrund der Flut an E-Mails stoßen Speicherserver zudem schnell an ihre Grenzen.

none

Wie Sie Ihre E-Mails auf die Businessklasse upgraden

Gehostete E-Mail-Dienste der Businessklasse bieten ein Maß an Sicherheit und Bedienkomfort, das Sie in kostenlosen E-Mail-Portalen nicht finden.

Kostenloses E-Book herunterladen

Was ist also die beste Lösung?

E-Mail-Archivierung ist an sich nicht neu, sondern wurde schon vor vielen Jahren eingeführt. Fakt ist, dass viel mehr Unternehmen davon profitieren könnten. 5 Gründe für eine effiziente Archivierungslösung:

  • Speicher. Wenn E-Mails auf Liveservern gespeichert werden, wird der Server immer langsamer, je mehr E-Mails hinzukommen. Dann hilft es nur noch, alle E-Mails zu löschen – wodurch wichtige Daten verloren gehen können – oder die E-Mails an einem anderen Ort zu speichern. Die E-Mail-Archivierung folgt dem zweiten Ansatz. Das heißt, die Daten werden auf einen sicheren externen Server oder in die Cloud verschoben. Einige Lösungen bieten fortschrittliche Komprimierung und/oder Deduplizierung – manchmal mit mindestens 50 Prozent Platzersparnis im Archiv.
  • Wiederherstellung. Je nach Sicherungslösung können Sie Ihre Daten mithilfe der E-Mail-Archivierung in Rekordzeit wiederherstellen. Das liegt vor allem daran, dass die archivierten Daten weniger Speicher belegen. Auch nicht archivierte E-Mails lassen sich schneller und einfacher wiederherstellen, da der E-Mail-Server entlastet wird.
  • Sicherheit. Damit Ihre alten E-Mails genauso sicher sind wie Neuzugänge im Posteingang, reicht es nicht aus, die Nachrichten an einen anderen Speicherort zu verschieben. Die richtige Archivierungslösung sorgt mit kontinuierlicher Datensicherung und erstklassiger Notfallwiederherstellung dafür, dass Ihre Daten sicher und unverfälschbar aufbewahrt werden. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der einen zuverlässigen, leistungsfähigen und hochverfügbaren E-Mail-Dienst (99,9 Prozent) bietet.
  • Produktivität. Wenn Liveserver unter der Flut an E-Mail-Daten zusammenbrechen, wird die Suche nach einer E-Mail oder einem Geschäftsvorgang zu einer echten Geduldsprobe. Heute muss sich niemand mehr mit Kontingenten und Einstellungen für die automatische Archivierung herumschlagen. Das spart Unternehmen wertvolle Zeit, da sie E-Mails nicht mehr manuell löschen oder in PST-Dateien verschieben müssen. Durch den einfachen Zugriff auf archivierte und gesicherte E-Mails geben Sie die Kontrolle zudem in die Hände Ihrer Mitarbeiter. So kann jeder seine E-Mails ohne Zutun der IT-Abteilung verwalten.
  • Compliance. Die meisten Branchen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Auch E-Mails dürfen nicht gelöscht werden! Die strengsten Auflagen gelten für Gesundheitseinrichtungen, Finanzdienstleister und Pharmaunternehmen.

Wählen Sie eine einfach zu handhabende Lösung für Ihre E-Mail-Archivierung. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der Ihnen die Kontrolle überlässt und höchste Standards in puncto Sicherheit und Zuverlässigkeit erfüllt.

Surface-Laptop, auf dem Word geöffnet ist

Jetzt auf Office 365 umsteigen

Die vertrauten Office-Anwendungen, ergänzt durch Werkzeuge und Dienste für die bessere Zusammenarbeit. Damit Sie praktisch jederzeit und überall produktiver arbeiten.

Jetzt kaufen