Fünf Gründe, weshalb Ihr Unternehmen ein Intranet braucht


Ein Mann, der an einem Laptop arbeitet, in einem Serverraum

Von Sam Marshall, Gastautor von Microsoft

Früher war Vieles einfacher – dieser Eindruck herrscht in zunehmend mobileren Unternehmen vor und sorgt für Frust unter den Mitarbeitern.

Ob Teammitglieder eine Etage höher oder im Homeoffice arbeiten, je mobiler die Belegschaft wird, desto schwieriger sind Updates und Mitteilungen zu koordinieren. Häufig fallen Mitarbeiter aus dem E-Mail-Verteiler und beschweren sich, dass sie nicht die richtigen Dokumente zur Hand haben. All dies sind Gründe für die Einführung eines Intranets.

Stellen Sie sich ein Intranet als eine Art private Website vor, auf der alle Nachrichten und Informationen zusammenlaufen. Die fünf wichtigsten Gründe für ein Intranet:

1) Nahtlos kommunizieren. Wenn Ihr Postfach überquillt oder eine wichtige Ankündigung in der Flut unwichtiger E-Mails untergeht, haben Sie ein Problem. Im Intranet können Sie die wichtigsten Nachrichten oben im Posteingang anheften, um die volle Kontrolle zu behalten.

Dynamische Infos über den Firmen-Fuhrpark oder bevorstehende IT-Upgrades werden automatisch aktualisiert und bleiben dezent sichtbar, ohne den Posteingang zu überfrachten.

2) Erfolgreich zusammenarbeiten. Wer Dokumente heute noch über Freigabe-Dienste oder per E-Mail austauscht, weiß, wie ärgerlich es ist, wenn man nach Stunden feststellt, dass man die falsche Version bearbeitet hat.

Das muss heute nicht mehr sein! In den meisten modernen Intranets können mehrere Personen eine Datei ohne Versionskonflikte gemeinsam bearbeiten.

Die für jeden Nutzer sichtbaren Kommentare erleichtern die Abstimmung im Team und regen lebhafte Diskussionen an.

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3) Informationen schnell finden. Speichern Sie vertrauliche Informationen sicher im Intranet. So können Sie sicherstellen, dass nur eine Version in Umlauf ist und dass jeder Zugriff auf aktuelle Richtlinien, Verfahren und Produktinformationen hat. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Überwachung aktueller Prozesse.

4) Risiken eindämmen. Jeder will produktiv arbeiten. Wenn jemand gute Erfahrungen mit einem Werkzeug macht, wird er es auch am Arbeitsplatz nutzen wollen. Aber Consumer-Anwendungen für die Dateifreigabe oder Gruppendiskussionen können die Sicherheit gefährden. Stellen Sie sich nur vor, Mitarbeiter wandern zur Konkurrenz ab und haben weiterhin Zugriff auf Firmendokumente. Natürlich können Sie die Nutzung der Consumer-Dienste einfach blockieren, aber ein zentral verwaltetes Intranet ist eindeutig die bessere Alternative.

5) Administrationskosten senken. Wie viel Zeit verlieren Sie durch schwerfällige Administration wie etwa wiederholte telefonische Nachfragen oder E-Mails an die Personalabteilung? Mit einem Intranet können Sie Formulare ganz einfach online stellen, um die Arbeit von Anfang an zu erleichtern.

Entscheiden Sie sich für ein Intranet, das schnell und kostengünstig zu implementieren ist. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Wahl der passenden Intranet-Software zu erfahren.

Sam Marshall ist Eigentümer von ClearBox Consulting und unter @sammarshall auf Twitter aktiv.

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