Gewusst wie: Die richtige Intranet-Software für Ihr Unternehmen


Ein Mann vor einem Wandmonitor in einem Serverraum

Von Sam Marshall, Gastautor von Microsoft

Heute zeige ich Ihnen, wie Sie die richtige Intranet-Software für Ihr Unternehmen finden und welche Kriterien bei der Auswahl zu berücksichtigen sind.

So überschaubar ein Business Case auch sein mag, nutzen Sie dieses Instrument, um die Erwartungen an Ihr künftiges Intranet aufzuschlüsseln. Binden Sie die wichtigsten Beteiligten und Mitarbeiter ein, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Die Kosten für ein Intranet können sich von ein paar bis hin zu mehreren hundert Euros pro Person belaufen. Damit Sie Ihr Budget sinnvoll einsetzen, sollten Sie in etwa wissen, worauf es in Ihrem Unternehmen ankommt.

Erst danach befassen Sie sich mit Produktmerkmalen, Anbietern und technischen Anforderungen.

Die Produktmerkmale

Jede Intranet-Software bietet die Möglichkeit, Seiten anzulegen und Nachrichten zu veröffentlichen. Und fast alle unterstützen Social Media-ähnliche Funktionen wie Likes, Kommentare und das Teilen von Inhalten. Aber auch auf Mobilgeräten müssen diese Dinge einwandfrei funktionieren.

Einfache Bedienung ist das, worauf es bei einer Intranet-Software ankommt. Farben und Logos lassen sich vielleicht schnell ändern, aber gilt dies auch für Anpassungen der Benutzeroberfläche? Gerade darauf kommt es aber an, wenn Intranet-Nutzer Informationen veröffentlichen, andernfalls fristet Ihr Intranet ein Schattendasein.

Manche Plattformen sind flexibler als andere – ein entscheidender Vorteil, wenn Sie weitere Systeme integrieren oder Funktionen anpassen wollen.

Hersteller und Partner

Für Unternehmen, die erstmalig ein Intranet implementieren, ist qualifizierter Support oft wichtiger als die Softwarebereitstellung. Einige Hersteller bieten Services an, und größere Plattformen wie SharePoint verfügen über ein weit gespanntes Partnernetzwerk. Die wichtigsten Kriterien:

  • Langfristige Kundenbeziehung. Verfügt der Hersteller über eine Niederlassung vor Ort sowie Erfahrungen und Know-how in Ihrer Branche?
  • Umfassendes Service-Angebot. Bietet der Hersteller nur technischen Support oder zusätzliche Unterstützung für das Design, die Inhalte und die Einführung des Intranets?
  • Leistungsniveau der Software. Wie häufig werden Updates veröffentlicht? Gibt es eine aktive Community?
  • Erfolgsbilanz des Anbieters. Wie bekannt ist der Anbieter? Besteht die Möglichkeit, sich mit aktuellen Kunden auszutauschen? Zu welchen Zeiten ist der Support erreichbar?

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Technische Anforderungen

Die Wahl der Software kann durch bestimmte IT-Faktoren eingeschränkt sein, zum Beispiel die Kompatibilität mit anderen Systemen. Viele Unternehmen standardisieren ihre Software deshalb auf eine Lösung wie z. B. die Plattform von Microsoft.

Ein weiterer Vorteil eines cloudbasierten Intranets besteht darin, dass sich der Kunde keine Gedanken über Server, Updates und Kapazitäten machen muss. Manche Softwarelösungen stoßen jedoch durch Sicherheitsbestimmungen und gesetzliche Auflagen an ihre Grenzen.

Die Software live erleben

Sobald Sie eine Vorauswahl getroffen haben, empfiehlt es sich, die Produkte in einer Demo besser kennenzulernen. Zunächst reicht ein Webmeeting, aber später ist ein enger Kontakt mit dem Hersteller unverzichtbar. Erkunden Sie sich, ob Sie das Produkt in einem eigenen Demoraum direkt ausprobieren können.

Machen Sie vor Erstellung eines Angebots deutlich, was Sie von der Software erwarten. Veranschaulichen Sie anhand einiger Beispiele, wie Sie das Intranet nutzen wollen. Statt nur eine Liste abzuarbeiten, kann sich der Anbieter ein besseres Gesamtbild machen und so manche unerwartete Lösung präsentieren.

Das richtige Produkt wählen

Entscheiden Sie sich für eine einfach zu bedienende Intranet-Software, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Der langfristige Erfolg Ihres Intranets hängt aber nicht von Funktionen, sondern von Inhalten ab. Dank einer stets aktuellen Plattform können Sie sich ganz auf diese Dinge konzentrieren.

Sam Marshall ist Eigentümer von ClearBox Consulting und unter @sammarshall auf Twitter aktiv.

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