Der Weg zum Erfolg – nahtlos kommunizieren am Arbeitsplatz


Eine Frau zeigt auf einen Großbildschirm und spricht zu einer Gruppe von Personen, die am Laptop arbeiten.

Jeder weiß, dass schlechte Kommunikation den Unternehmenserfolg gefährden kann – doch das Ausmaß wird viele überraschen. Laut einer vom US-Personalverband Society of Human Resource Management (SHRM) zitierten Studie ("The Poor Cost of Communications") förderte eine Befragung von 400 Unternehmen mit 100.000 Mitarbeitern zutage, "dass Unternehmen im Schnitt 62,4 Millionen US-Dollar pro Jahr durch ineffiziente Kommunikation verlieren". Auch wenn Ihr Unternehmen deutlich kleiner als die befragten Unternehmen ist, so kämpfen Sie doch mit den gleichen Problemen.

Vielleicht sogar noch stärker, denn Mitarbeiter kleiner Unternehmen müssen oft mehrere Funktionen auf einmal erfüllen und verschiedenen Seiten gerecht werden. Gerade in kleinen Unternehmen ist nahtlose, auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnittene Kommunikation deshalb besonders wichtig. Die gute Nachricht ist, dass es eine Menge Technologien und Informationsquellen gibt, die helfen, wichtige Kommunikationswege zu öffnen (und aufrechtzuerhalten).

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Auf die richtige Technologie kommt es an

Technologie ist eine großartige Sache, sofern sie mit Bedacht ausgewählt und eingesetzt wird. Entscheiden Sie sich für eine Kommunikationslösung, die ihre interne Kommunikation an einem Ort bündelt – zum Beispiel fachbezogenes und soziales Intranet, Projektmanagement, Chats, private Chatrooms, E-Mail und Videos. So vermeiden Sie Kommunikationsprobleme und steigern die Akzeptanz für die verfügbaren Lösungen. Aber worauf kommt es tatsächlich an?

  • E-Mail: An E-Mails kommt heute niemand mehr vorbei. Es gibt keinen einfacheren Weg, um Kontakte innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu erreichen. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihr E-Mail-Client in der Cloud gehostet wird. So haben Sie Nachrichten auf jedem Endgerät zur Hand und profitieren außerdem von E-Mail-Sicherung in der Cloud und stets aktuellen Sicherheitsmerkmalen.
  • Teamarbeitsbereich: Mit einer sicheren und effizienten Arbeitsplatz-App kann Ihre Belegschaft chatten, Videokonferenzen halten, Dateien teilen und diese in Echtzeit gemeinsam bearbeiten. Damit legen Sie den Grundstein für gemeinsame Projektarbeit, Wissensaustausch und den Aufbau vertrauenswürdiger Arbeitsbeziehungen, die Sie einer erfolgsorientierten Unternehmenskultur ein Stück näher bringen. Alle Aufgaben werden per App auf dem Desktop, Laptop, Tablet oder Smartphone erledigt, sodass Sie mit den fähigsten Köpfe zusammenarbeiten können – ganz gleich, ob diese sich in Ihrer Nähe oder am anderen Ende der Welt befinden.
  • Lösungen für das Workflow- und Aufgabenmanagement: Gute Organisation ist das Erfolgsrezept jedes Unternehmens. Doch in einem kleinen Unternehmen mit wenig Personal können sich Prioritäten schnell ändern und für Verwirrung sorgen – häufig zu Lasten der Produktivität. Mit einer Workflow- und Task-Management-Software entwickeln Sie im Handumdrehen Projektpläne, damit jeder im Team die Prioritäten kennt und weiß, welche Aufgaben wann zu erledigen sind. Außerdem haben Sie den Projektstatus immer im Blick und können Dateien im ganzen Team teilen.

Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter im Blick haben

Obwohl sich die Arbeitskultur organisch entwickelt, kann ein teamorientiertes, positives und produktives Arbeitsumfeld ein echter Katalysator sein. Eine kürzlich von Gallup durchgeführte Umfrage zeigt, dass "70 % der US-Beschäftigten nicht motiviert sind". Die Folge ist eine oft gleichgültige, unproduktive und sogar negative Einstellung zur Arbeit.

Direkt darauf angesprochen, würden viele Beschäftigte dies aber nicht zugeben – entweder weil sie sich nicht aus der Anonymität wagen oder weil sie die Frage erst einmal für sich selbst beantworten müssen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Freiraum und Bedenkzeit mit einer App, über die Sie mit Ihrem Team in Kontakt treten und Ihre Mitarbeiter zu dem für sie günstigen Zeitpunkt antworten können. Entscheiden Sie sich für eine App, mit der Sie Mitarbeiterevents schnell planen, Informationen von kleinen oder großen Teams sammeln sowie Umfragen erstellen, verteilen und Antworten (anonym oder öffentlich) in Echtzeit erfassen können. Machen Sie sich ein Bild von der Stimmung und den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter, und schaffen Sie eine Arbeitskultur, in der sich jeder Einzelne willkommen und geschätzt fühlt.

Effizient kommunizieren

Kommunikative Kompetenz erlernen Sie an der Uni oder in Seminaren für Führungskräfte. Aber Vieles ist längst vergessen, sobald Sie Ihren Abschluss in der Tasche haben oder ins wahre Berufsleben einsteigen. So zahlreich die Kommunikationstipps auch sein mögen, die einfachsten sind oft die besten:

  • Drücken Sie sich klar und verständlich aus, und vermeiden Sie "Fachchinesisch". Auch wenn Ihr Team mit Fachsprache vertraut ist, macht sie es schwerer, seinem Gegenüber zu folgen. Der unnötige Gebrauch von Fachsprache gilt heute als schlechter Stil, und viele Hochschulen vermitteln ihren Studenten bereits, wie sie sich klar ausdrücken (z. B. im Fach Betriebswirtschaft). Mit PlainLanguage.gov bietet die US-Regierung außerdem eine Website an, auf der öffentlich Bedienstete lernen, wie sie Sprache so nutzen, "dass sie von Bürgern einfach zu lesen und zu verstehen ist".
  • Holen Sie Ihre Mitarbeiter da ab, wo sie stehen. Wenn Ihr Team am liebsten klassische E-Mails schreibt oder Videonachrichten versendet, machen sie es genau so. Oder starten Sie eine Umfrage, um herauszufinden, ob Ihre Mitarbeiter persönliche Meetings vorziehen oder großen Ankündigungen per Livestream folgen wollen. Wie ein Artikel auf LinkedIn zeigt, "sehen fast 79 % der Unternehmen in interner Kommunikation einen wichtigen Erfolgsfaktor". Orientieren Sie sich also an den Bedürfnissen Ihres Teams, und vermitteln Sie Informationen in klar verständlicher Weise. So sparen Sie am Ende auch Zeit.
  • Für große Ankündigungen, wichtige Firmennews, interne Mitteilungen (z. B. von der Personalabteilung) oder externe Bekanntmachungen empfiehlt sich eine Kommunikationsplan-Vorlage. So stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft (ob schriftlich oder mündlich) klar verständlich ist und alle relevanten Informationen enthält. Außerdem ist es sinnvoll, die fertige Mitteilung von einer vertrauenswürdigen Person gegenlesen zu lassen.
  • Veranschaulichen Sie Text durch Visualisierungen. Laut dem Internetdienst Social Science Research Network lernen "65 Prozent der Menschen am besten visuell". Und eine Umfrage von 3M zeigt, "dass das Gehirn visuelle Informationen 60.000 Mal schneller verarbeitet als Text". Denken Sie das nächste Mal daran, dass ein Bild, ein Diagramm, eine Infografik, ein Video oder eine andere visuelle Darstellung das Verständnis fördert und Ihre unternehmerischen Wünsche und Ziele schneller Realität werden lässt.

Natürlich gibt es keine Universallösung für reibungslose Kommunikation und motivierte Mitarbeiter. Aber innovative Technologie und die richtige Unternehmenskommunikation helfen, Missverständnisse und Fehlinformationen zu vermeiden und Zeit zu sparen. Außerdem profitieren Sie von besserer Teamarbeit, einem positiven Betriebsklima und nachhaltigem Geschäftserfolg. Einer Studie des Personaldienstleisters Aon Hewitt zufolge "steigt der Umsatz mit jedem Prozent mehr Motivation um 0,6 Prozent". Es lohnt sich also immer, die Motivation der Mitarbeiter zu fördern.

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