Mehr Effizienz und bessere Zeitauswertung mit E-Mail Analytics


Ständige E-Mails können einen gut strukturierten Arbeitstag schnell in das Gegenteil verwandeln. Dutzende (oder Hunderte) Nachrichten stören Ihre Konzentration, erhöhen den Stress und können die beste Arbeitsplanung durchkreuzen. Wie sehr man auch aufpasst, manchmal können sich E-Mails ungewollt zu einem zweiten Vollzeitjob entwickeln.

Dieses Chaos ist auf Dauer unzumutbar. Dank Email Analytics können Sie neue Einsichten gewinnen, Ihr Zeitmanagement optimieren und E-Mails, Besprechungen und Telefonate effizient planen. Diese Erkenntnisse sollen Ihnen helfen, wertvolle Zeit zu sparen, indem Sie eine Strategie entwerfen, sich neu organisieren und Grenzen setzen.

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Das Postfach im Blick behalten

Der durchschnittliche Wissensarbeiter verbringt 28 Prozent des Tages mit der Bearbeitung von E-Mails – und Sie? Wie viel Zeit entfällt auf das Lesen und das Schreiben? Wie viel Zeit benötigen Sie durchschnittlich für das Lesen und Beantworten einer E-Mail? Wie effektiv kommunizieren Sie mit Ihren Teammitgliedern und Kollegen?

Das sind ziemlich viele Fragen – E-Mail-Analytics kann Ihnen jedoch hilfreiche Antworten liefern. Angenommen, Sie analysieren Ihre Kommunikation mit einem bestimmten Kunden einmal genauer. Sie stellen fest, dass Ihre sorgfältig verfassten E-Mails, die den Kunden auf den neuesten Stand bringen sollten, reine Zeitverschwendung waren, weil sie überhaupt nicht geöffnet wurden. Was wir daraus lernen? Vielleicht ist es besser, sich auf die zentralen Punkte zu beschränken und einen anderen Kommunikationskanal zu wählen.

Oder Sie machen die Erfahrung, dass nach 15 Uhr gesendete E-Mails wesentlich langsamer beantwortet werden. Mit diesem Wissen können Sie exakte E-Mail-Zeitfenster definieren, um Ihre Effizienz zu steigern. Je weniger Zeit Sie damit verbringen, unbeachtete Nachrichten weiterzuverfolgen, umso besser.

Kontrolle über den Zeitplan gewinnen

Stille Stunden für ungestörtes Arbeiten sind heute die Ausnahme. E-Mails, Meetings und Telefonanrufe sind zwar notwendig, unterbrechen aber häufig den Arbeitsfluss. Und wenn die Konzentration ständig gestört wird, fällt es schwer, die Arbeit zu erledigen. Die Antwort? Nutzen Sie die Zeitauswertung, um ineffiziente Arbeitsweisen aufzudecken.

Die Zeitauswertung zeigt auf einen Blick, wie oft und wie lange Sie ungestört arbeiten können, wie viele Stunden Sie außerhalb der normalen Bürozeiten arbeiten, an wie vielen Besprechungen Sie pro Woche teilnehmen und vieles mehr. Sobald Sie einen vollständigen Überblick gewonnen haben, können Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten eingehend überdenken.

Haben Sie im Durchschnitt nur dreißig Minuten am Stück, um ungestört zu arbeiten? Reservieren Sie in Ihrem Kalender täglich zwei Stunden für konzentriertes Arbeiten. Erklären Sie Ihren Kollegen, dass Sie sich in diesen zwei Stunden nicht vom Schreibtisch wegbewegen werden. Wenn Sie eine Besprechungsanfrage erhalten, die in die reservierte Zeit fällt, klären Sie, ob sich der Termin verschieben lässt. Und wenn Ihre Anwesenheit nicht wirklich notwendig ist, lehnen Sie höflich ab.

Dasselbe gilt für die Beantwortung von E-Mails. Wählen Sie jeden Tag zwei kurze Zeitblöcke – beispielsweise zu jeweils 30 Minuten – um aufgelaufene Nachrichten zu beantworten. Tragen Sie auch diese Zeiten in Ihren Kalender ein, damit Kollegen wissen, dass Sie beschäftigt sind.

Den Arbeitstag zurückerobern

Nutzen Sie auch andere Analysewerkzeuge, um Ihren Arbeitstag weiter zu optimieren. Network Insights informiert Sie beispielsweise darüber, wie häufig Sie mit Ihren Kontakten kommunizieren. Mit wem stehen Sie öfter in Verbindung? Bei wem haben Sie sich lange nicht mehr gemeldet? Diese Informationen können helfen, Beziehungen aufrechtzuerhalten und weniger wichtige Projekte nicht aus den Augen zu verlieren.

Zudem könnte eine Funktion zur Beurteilung der Besprechungsqualität Aufschluss darüber geben, warum bestimmte Meetings nicht so effektiv wie möglich verlaufen. Wurden zu viele Aufgaben auf einmal angegangen? Wurde mehr Zeit als nötig angesetzt? Wurde zu wenig Zeit eingeplant? Vielleicht stellen Sie fest, dass das wöchentliche Statusmeeting überflüssig ist.

Fazit

E-Mails sind aus dem heutigen Büroalltag nicht mehr wegzudenken, und das wird auch so bleiben. Was Sie ändern können, ist Ihre Herangehensweise und die Strukturierung Ihres Arbeitstags. Nutzen Sie E-Mail-Analytics, um sich neu zu organisieren und effizienter zu arbeiten. Kleine Veränderungen können einen gewaltigen Unterschied ausmachen.

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