Mit besseren Business Communication Tools sparen Sie Kosten


Ob Sie in einem multinationalen Konzern oder Kleinunternehmen tätig sind, das bundesweite oder internationale Kunden betreut – die Chancen stehen gut, dass Geschäftsreisen zu Ihrem Arbeitsalltag gehören. Persönliche Gespräche verbessern nicht nur die Geschäftskommunikation, sondern erleichtern auch das Verständnis Ihrer Kunden, weil Sie sie sehen und hören können. Aus einer E-Mail oder Chatnachricht lässt sich die Stimmung des Gegenübers nur schwer ableiten.

Geschäftsreisen gehen häufig auf Kosten des Budgets und der Produktivität – und falls sich ein Flug verspätet, umgeleitet oder storniert wird, kann es noch teurer werden. Neben den Auswirkungen von Geschäftsreisen auf das Unternehmen beeinträchtigen sie auch Ihre Mitarbeiter, beispielsweise durch chronischen Jetlag, höhere Strahlenbelastung, die Schwächung des Immunsystems oder die Unvereinbarkeit von Arbeit und Privatleben – all das nur, weil Sie oder Ihr Team einen Kunden treffen müssen.

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Manche Besprechungen machen die persönliche Anwesenheit zwingend erforderlich. Für alle anderen Situationen gibt es Kommunikationslösungen, mit denen Sie Ihre Kunden hören und sehen, auch wenn Sie hunderte Kilometer voneinander entfernt sind. Ja – Geschäftsreisen lassen sich mit Videokonferenzen deutlich reduzieren. Da jedoch nicht alle Lösungen gleich sind, sollten Sie Ihre Kommunikationssoftware mit Bedacht wählen und auf folgende Funktionen achten:

  • HD-Videokonferenzen mit vielen Teilnehmern: Sie benötigen eine Business Meeting-Lösung, die genügend Bandbreite und Anzeigefläche auf dem Bildschirm bietet, um alle Teilnehmer zu unterstützen. Sorgen Sie außerdem für die passende HD-Video- und -Audioausstattung, damit jeder deutlich zu hören und zu sehen ist.
  • Inhaltsfreigabe: In nahezu jeder Besprechung werden – normalerweise auf einem Bildschirm im Konferenzraum – Inhalte geteilt. Daher bietet sich nur eine Videokonferenzlösung an, mit der alle Teilnehmer Dokumente, Apps, URLs, Präsentationen und Bildschirmdarstellungen nahtlos miteinander teilen können. Zudem sollten Teams Dokumente in Echtzeit bearbeiten können, damit die Zusammenarbeit vereinfacht wird.
  • Integrierte Steuerungsmöglichkeiten für Konferenzleiter: Wenn die Optionen direkt in die Geschäftskommunikations-App integriert sind, kann der Konferenzleiter das gesamte Meeting über das Bedienfeld steuern. Bei einigen Anwendungen können Sie sogar entscheiden, welche Teilnehmer welche Inhalte zu sehen bekommen, und das Meeting noch genauer kontrollieren.
  • Teilnahme per Tastendruck: Je mehr Schritte zur Verwendung eines Produkts erforderlich sind, umso unattraktiver wird es. Wählen Sie eine Kommunikationssoftware, die es Nutzern leicht macht, an einer Besprechung teilzunehmen, beispielsweise indem sie einfach auf eine Besprechungserinnerung oder einen Kalendereintrag klicken.
  • Drittanbieter-Hosting: Lassen Sie Ihre Kommunikationslösung von einem Drittanbieter hosten. So erhalten Sie die nötigen Werkzeuge und Funktionen, ohne dass Sie in die eigene Infrastruktur investieren müssen. Und da die Instandhaltung in die Verantwortung des Hostinganbieters fällt, können Sie auch hier Geld sparen.

Selbst wenn nur ein oder zwei Mitarbeiter zu einem Meeting reisen, können beträchtliche Kosten für Flugtickets, Übernachtungen, Bewirtungen sowie Taxi- oder Mietwagenfahrten entstehen, ganz zu schweigen vom Zeitverlust. Rechnet man mehrere Reisen pro Jahr hoch, können sich die Kosten für Sie und Ihr Team schnell summieren. Wenn Sie auf der Suche nach einer Lösung sind, die nicht nur Ihr Budget, sondern auch Ihre Mitarbeiter entlastet und die optimale Kommunikation mit Ihren Kunden unterstützt, sollten Sie verschiedene moderne Videokonferenzlösungen vergleichen. Seit Einführung der ersten Videokonferenzsoftware vor etwa zehn Jahren hat sich viel getan. Ihr Unternehmen und Ihre Kunden könnten von den Neuerungen profitieren.

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