So schützen eDiscovery-Dienste Ihre Daten und Ihr Geschäft


Bei der elektronischen Discovery oder eDiscovery werden elektronisch gespeicherte Informationen – wie E-Mails, Präsentationen und Datenbanken – identifiziert, erfasst und aufbereitet, die als verfahrenserhebliche Beweismittel herangezogen werden können.

Unternehmen speichern heute extrem große Datenmengen, was auch den Aufwand für die eDiscovery erhöhen kann. Und obwohl elektronische Dateien naturgemäß dynamischer sind, ist es wichtig, dass die ursprünglichen Dateieigenschaften, Inhalts- und Metadaten, wie Zeit-/Datumsstempel sowie Autor und Empfänger, erhalten bleiben. Auf diese Weise vermeiden Sie bei Rechtsstreitigkeiten eventuelle Vorwürfe der Beweismittelmanipulation.

Die eDiscovery kann mühsam, zeitaufwendig und teuer werden, insbesondere wenn Sie keine IT-Litigation-Software einsetzen, die Unterstützung in Rechtsfällen leistet und die automatische Suche nach Informationen und Dateien (und Metadaten) ermöglicht. Erfreulicherweise gibt es verschiedene eDiscovery-Lösungen, die Unternehmen in verfahrensrelevanten Szenarien unterstützen und schnell die erforderlichen Informationen liefern. Manchmal ist es jedoch schwierig, die Spreu vom Weizen zu trennen. Die folgenden vier Funktionsbereiche von eDiscovery-Plattformen, können bei Rechtsstreitigkeiten den Unterschied ausmachen.

  • Gleichzeitige Schlüsselwortsuche an mehreren Speicherorten: Dank der Möglichkeit, E-Mails, Dokumentportale, Cloudspeicher, Chatdienste und vieles mehr nach Schlüsselwörtern zu durchsuchen, sind rechtsrelevante Dateien, Dokumente und Unterhaltungen schnell gefunden. In einigen eDiscovery-Anwendungen können Sie Ergebnisse in ein Repository exportieren und lediglich den Exportbericht herunterladen. So müssen nicht alle Suchergebnisse exportiert werden, wodurch der eDiscovery-Manager den zu analysierenden Dokumentbereich eingrenzen und Zeit sparen kann.
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  • Deduplizierung in den Suchergebnissen: Bei eDiscovery-Diensten, die die Deduplizierung der exportierten Ergebnisse unterstützen, wird nur eine E-Mail-, Dokument- oder Dateiversion in das Repository exportiert, obwohl dasselbe Objekt u. U. mehrfach in den Suchergebnissen vorkommen kann. Die Deduplizierung spart Zeit, da weniger Objekte überprüft werden müssen. Für die Deduplizierungsalgorithmen gelten jedoch auch Einschränkungen. So kann ein Objekt während des Exports als Duplikat gekennzeichnet werden, obwohl es nur einmal vorkommt. Daher sollte diese Funktion mit Vorsicht verwendet werden.
  • Gefilterte Berechtigungen für die Inhaltssuche: Einige Lösungen unterstützen die Filterung von Berechtigungen. So kann ein eDiscovery-Manager die Suche auf bestimmte Postfächer und Websites im Unternehmen beschränken oder nur Nachrichten und Websiteinhalte durchsuchen, die spezifische Kriterien erfüllen. Falls der eDiscovery-Manager beispielsweise nur E-Mails eines bestimmten Empfängers/Absenders durchsuchen soll, können Sie in der Software einen Filter definieren.
  • Abruf nicht indizierter Elemente: Zu nicht indizierten Elementen gehören beispielsweise Dateien, die kennwortgeschützt oder verschlüsselt sind, als sehr große E-Mail-Anlagen gesendet wurden oder Elemente, die aufgrund eines Fehlers während der Indizierung einfach nicht indiziert werden konnten. Unternehmen können im Rahmen einer rechtlichen Untersuchung aufgefordert werden, nicht indizierte Elemente zu sichten. Damit diese Dateien schneller gefunden werden, sollten eDiscovery-Dienste in der Lage sein, auch nicht indizierte Elemente zu berücksichtigen, wenn Suchergebnisse zur weiteren Analyse exportiert werden.

eDiscovery-Software kann bei Rechtsstreitigkeiten helfen, alle E-Mails, Chatnachrichten, Dokumente, Dateien usw. zu einem bestimmten Kunden, Thema oder Teammitglied aufzufinden. Ein Werkzeug mit automatisierter Suche erleichtert den Discovery-Prozess, da sich die erforderlichen Inhalte schnell identifizieren, sichern und exportieren lassen. So kann sich die Rechtsabteilung zeitnah anderen Fällen widmen.

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