Optimieren Sie Ihren Inhalt mit Enterprise Content Management


Marketingmaterial, Verträge, E-Mails, Kundenpräsentationen und Gesprächsnotizen, Tabellen, Textdateien, PDFs, Fotos, Videos, Formulare, Rechnungen, Bewerbungsschreiben, Lebensläufe. Unternehmen jeder Größe erzeugen ununterbrochen digitale Inhalte. Während es einfach ist, sie zu generieren, stellt die Organisation von Inhalten Unternehmen vor eine große Herausforderung.

Hier kommt Enterprise Content Management (ECM) ins Spiel. Mithilfe von ECM-Systemen können Sie Inhalte im gesamten Lebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung organisieren und verwalten. Allerdings sind nicht alle Enterprise Content Management-Systeme gleich. Daher beleuchten wir jetzt einige Funktionen, die dafür sorgen, dass Ihre Inhalte immer strukturiert (und verfügbar) sind und dass Ihr Team effizienter arbeiten kann.

  • Ein einziges Repository für unterschiedliche Inhaltstypen: Durch einen ECM-Dienst, der die Speicherung von Videos, Tabellen, Bildern, Textdokumenten und mehr an einem zentralen Ort unterstützt, können Sie alle Dateien für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Initiative zusammenhalten.
  • Erstellung von Hauptordnern mit einer praktisch unbegrenzten Anzahl von Unterordnern: Wenn ein Projekt oder eine Initiative beispielsweise regelmäßig oder jährlich stattfindet, erstellen Sie einfach einen Hauptordner – beispielsweise für die jährliche Müllsammelaktion – und fügen dann Unterordner für jedes Jahr hinzu, in dem Sie bei der Initiative mitmachen. Innerhalb der Unterordner könnten Sie weitere Unterordner anlegen, beispielsweise für Verträge, Einverständniserklärungen von Freiwilligen, Marketingmaterialien usw.
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  • Einfache Bearbeitung von Dokumenteigenschaften oder Metadaten: Die Möglichkeit, Dateimetadaten innerhalb eines Dokuments zu suchen und zu bearbeiten, spart Zeit und stellt sicher, dass die Dateien für zukünftige Suchen richtig gekennzeichnet sind.
  • Kontrollierter Zugang zu Informationen: Nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen benötigt Zugriff auf alle Dokumente. Mit einem ECM-System, in dem Sie Berechtigungen für Dokumente, Dateigruppen, ganze Systembereiche oder das vollständige System definieren können, haben Sie die volle Kontrolle darüber, wer was sehen darf.
  • Zusammenarbeit im Team: In einigen ECM-Lösungen können Sie Dokumentworkflows definieren, um gemeinsam mit anderen an Dokumenten zu arbeiten und den Fortschritt zu verfolgen – all das mit den Programmen, die Sie bereits kennen.
  • Wiedergabe von Medieninhalten aus dem Enterprise Content Management-System: Unternehmen sparen Zeit, wenn Video- und Audiodateien direkt aus dem ECM-System wiedergegeben werden können. Auch Teammitglieder, die die Medien ansehen oder hören möchten, gelangen schneller ans Ziel.
  • Speicherung und Schutz von Geschäftsunterlagen und wichtigen Rechtsdokumenten: Ein sicheres Repository dient nicht nur zum Schutz und der Speicherung Ihrer Unternehmensdaten in der letzten gültigen Fassung, sondern sorgt auch dafür, dass sie schnell abrufbar sind, falls Sie zur Offenlegung von Inhalten verpflichtet sind. Der bequeme Zugang zu allen Dokumenten hilft u. U. auch, die Gesamtkosten für die Discovery zu reduzieren.
  • Schlüsselwortsuche: Mit einem EMC-Dienst, der die Dokument- und Informationssuche per Schlüsselwort ermöglicht, finden Teams Dateien, die Ihnen vorher vielleicht gar nicht bekannt waren, für ein aktuelles Projekt aber vielleicht von Bedeutung sind. So können sie zeitsparender und effizienter arbeiten. Neben dem Erstellungsdatum sollten Dokumente auch nach Text, Metadaten, Anmerkungen usw. gefunden werden.
  • Verfügbarkeit auf zahlreichen Geräten: Eine Enterprise Content Management-Lösung, die für Desktops, Laptops, Tablets und Smartphones ausgelegt ist, ermöglicht Nutzern den Dateizugriff praktisch zu jeder Zeit – ganz gleich, ob im Büro, unterwegs, auf Geschäftsreise oder in einer externen Besprechung.

Enterprise Content Management-Dienste, mit denen Sie Dateien und Dokumente an einem zentralen Ort sicher speichern, abrufen, bearbeiten und erstellen können, optimieren die Teamkommunikation und Projektarbeit und erleichtern sogar die Erfüllung der gesetzlichen Offenlegungspflicht. Ob Ihr Unternehmen nur ein kleines Team an einem Einzelstandort oder tausende Mitarbeiter weltweit beschäftigt, ein Enterprise Content Management-System hilft Ihnen, immer den Überblick zu behalten.

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