Wenn ein Projektplan scheitert - Sechs wenig bekannte Gründe


Erfolglose Projekte sind teuer. Laut einer Studie von PMI (Project Management Institute) machen Unternehmen pro jeder Milliarde US-Dollar, die sie in Projekte und Programme investieren, 109 Mio. Dollar US-Verlust. Je größer die Projekte sind, desto größer ist auch der wirtschaftliche Schaden. Einer anderen Branchenstudie zufolge, sind große Projekte zehn Mal häufiger vom Scheitern bedroht. Außerdem werden sie zwei Mal häufiger nicht frist- oder budgetgerecht abgeschlossen oder enthalten nicht die vereinbarten Leistungen. Auch wenn kleine und mittelgroße Projekte weniger gefährdet sind, haben sie ihre Tücken, wie erfahrene Projektmanager sicher wissen.

Wo aber liegen die Gründe dafür, dass Projekte ganz oder teilweise scheitern? Laut PMI reichen die Ursachen von neu definierten Prioritäten (40 Prozent) bis hin zu knappen Ressourcen (20 Prozent). Die meisten – wenn auch nicht alle – Risiken lassen sich durch kluges Projektmanagement jedoch in den Griff bekommen.

Erfahren Sie hier sechs Gründe, warum ein Projektplan schnell außer Kontrolle geraten kann:

  1. Unflexible Methoden – Heute zeichnen sich viele Projekte durch eine agile Struktur aus. Ob Marketing, Personalwesen, IT, Fertigung oder andere Branchen, fehlende Agilität und Flexibilität können den Erfolg jedes Projekts zunichtemachen. Seit einigen Jahren geht der Trend zu agilem Projektmanagement, das in der Praxis mit einer Projektmanagement-Software kombiniert wird. Diese Lösung wird sich laut PM Times "in Zukunft noch stärker durchsetzen". Nach einer Studie von PricewaterhouseCoopers ist Scrum das beliebteste (43 Prozent) Agile-Framework für komplexe Aufgaben, gefolgt von Lean & Test Driven Development (11 Prozent) und eXtreme-Programmierung (10 Prozent). In agilen Unternehmen wächst der Umsatz 37 Prozent schneller, und es werden 30 Prozent höhere Gewinne erzielt als in nicht agilen Unternehmen. Weniger als ein Drittel der befragten Unternehmen setzen Agile-Methoden regelmäßig ein.
  2. Low-End-Softwarelösungen – Viele Unternehmen machen auch den Fehler, in eine Low-End-Software zu investieren, die nicht die erforderlichen Funktionen bietet. Und ganze 23 Prozent der befragten Unternehmen setzen überhaupt keine Projektmanagement-Software ein. Leistungsstarke Unternehmen (87 Prozent) haben jedoch erkannt, welche Bedeutung eine effizientere und umfassendere Project Management (PM)-Software für den Projekterfolg hat. Aber nicht jede Software ist gleich. Erfolgreiche Unternehmen nennen Zuverlässigkeit, nahtlose Integration und einfache Bedienung als die wichtigsten Gründe für die Wahl einer neuen Projektmanagement-Software. Die Qualität der Software hängt auch davon ab, ob sie mit gängigen Lösungen wie Office, Office 365, Skype, PowerPoint und SharePoint kompatibel ist und ob sie professionelle cloudbasierte PM-Services enthält. Nur so lassen sich Projekte flexibel und sicher und ohne großen technischen Aufwand bewältigen.
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  1. Ineffiziente virtuelle Teams – Dezentrale Teams, die oft über mehrere Zeitzonen, Kulturen und Sprachen hinweg zusammenarbeiten, müssen noch einfacher als zuvor kommunizieren und ihre Zeit besser einteilen können. Um mit anderen verbunden und organisiert zu bleiben, benötigen Projektbeteiligte mobile Lösungen. So können sie von unterwegs den Projektfortschritt mitteilen, Unterhaltungen führen und Projektfristen auf einer Projektwebsite planen (all dies bietet eine zweckmäßige PM-Software).
  2. Mangelnde Unterstützung durch das Management – Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Unterstützung durch eine Führungskraft, die ein persönliches Interesse an der Durchführung des Projekts hat und alle Phasen begleitet. Doch nicht einmal zwei von drei Projekten haben einen aktiven Unterstützer, der den Kurs vorgibt oder bei der Problemlösung hilft. Ein häufiges Problem ist Zeitmangel. Daher sollten sich Unterstützer und Projekt-Manager vor dem Projektstart treffen, um Dinge wie Zeitaufwand, Reporting, Meetings, Eskalationspfad usw. zu besprechen. Außerdem empfiehlt sich eine Software, mit der das PMO-Team (Project Management Office) oder Unterstützer PM-Einstellungen eigenständig verwalten können.
  3. Fehlende Abstimmung von Zielen und Strategien – Unklare Projektziele sind einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten. Dennoch berichten Unternehmen, dass im Durchschnitt drei von fünf Projekten nicht auf die Geschäftsstrategie abgestimmt sind. Achten Sie darauf, dass die wichtigsten strategischen Prioritäten gesetzt sind. Überprüfen Sie dann, wie – und ob – Projekte mit den strategischen Zielen des Unternehmens bzw. der Abteilung in Einklang stehen. So können Sie Projekte ganz einfach priorisieren oder stoppen, falls diese eine niedrige Priorität haben oder mit der Gesamtstrategie in Konflikt stehen. Das spart Ihnen Zeit, Arbeit, Geld und Ressourcen. All dies sind wichtige Argumente, um sich die Unterstützung der Geschäftsleitung zu sichern.
  4. Kommunikationsprobleme Nach einer Studie des PMI ist mangelnde Kommunikation einer der Hauptgründe für gescheiterte Projekte. Doch aktuelle Studien belegen auch, dass die Kommunikation – sowohl im Team als auch mit den Kunden – durch die Wahl der richtigen PM-Software deutlich verbessert werden kann. Die Echtzeit-Kommunikation ist entscheidend für den Projekterfolg, ganz gleich, ob Sie mit Teammitgliedern im Büro nebenan oder am anderen Ende der Welt kommunizieren. Und natürlich kommt es auf eine schnelle und sichere Kommunikationslösung an.

Wie einfach oder wie komplex Ihre Projekte auch sein mögen, die Liste der möglichen Fehler ist lang. Doch für jedes Problem gibt es eine Lösung. Wenn man bedenkt, dass leistungsschwache Unternehmen fast 12 Mal mehr Ressourcen verschwenden als leistungsfähige Unternehmen, dann ist der Zeitpunkt mehr als günstig für den längst überfälligen Umstieg.

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