Planen in der Zukunft - Projektplanung online in der Cloud


Kaum ein Unternehmen – ob groß oder klein – kann auf Online-Projektplanung verzichten, um seine Projekte organisiert durchzuführen. Es gibt eine Fülle von Projektmanagement-Tools am Markt. Damit können Unternehmen Ressourcen einfach verwalten, Kosten sicher planen und kontrollieren, effizient im Team kommunizieren und den Projektfortschritt im Blick behalten. Während einige Lösungen lokal auf jedem Netzwerkcomputer installiert werden, ist eine große Anzahl webbasiert und wird in der Cloud gehostet. 

Die Vorteile von Projektmanagement-Tools in der Cloud

Wenn Sie zu den Menschen gehören, die beim Begriff "Cloud Computing" in Panik geraten, sollten Sie sich jetzt einen Moment Zeit nehmen. Lokale Projektmanagement-Tools haben durchaus ihre Berechtigung, aber cloudbasierte Software bietet zahlreiche Vorteile:

  • Geringere Anfangskosten. Eine lokale Projektmanagement-Software ist mit zahlreichen Kosten verbunden, zum Beispiel für Softwarelizenzen, Serverhardware, IT-Support, langwierige Bereitstellungen und vieles mehr. Im Unterschied dazu erhalten Sie eine cloudbasierte Lösung gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr.
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  • Nie dagewesene Sicherheit. Entgegen der überholten Meinung vieler Führungskräfte ist die Cloud genauso sicher wie lokale Lösungen. Darüber hinaus wird das IT-Team entlastet, da die Kontrolle physischer Server entfällt. Laut einem aktuellen Artikel des Wirtschaftsmagazins Forbes ist "Cloud Computing kein Widerspruch mehr in sich".
  • Ortsunabhängig arbeiten. Solange Sie eine Internetverbindung haben, sind Sie mit Ihrer Projektmanagement-Software in der Cloud verbunden. Da der Zugriff über einen Webbrowser erfolgt, können Teammitglieder Dokumente auf ihren mobilen Geräten anzeigen, bearbeiten und verwalten.
  • Vernetztes Team. Auch wenn Mitarbeiter räumlich weit entfernt voneinander arbeiten, fühlen sie sich mit einer cloudbasierten Lösung als Teil eines großen Teams. Das ganze Team ist immer auf dem neuesten Stand, und jedes Projektmitglied kann Unterhaltungen lückenlos verfolgen. Darüber hinaus können Unterhaltungen im Online-Projektbereich (statt per E-Mail) geführt und für zukünftige Zwecke gespeichert werden.
  • Höhere Produktivität. Projektbezogene Übersichten, Aufgaben, Dokumente, Newsfeeds und Kalender werden an einem Ort gebündelt. Das ist der Grund, warum die Projektplanung online wertvolle Zeit spart. Damit steigt aber auch die Produktivität. Dank der zentralen Lösung können Teammitglieder in Echtzeit auf ihre Projektdokumente zugreifen – von praktisch jedem Ort.
  • Echtzeitkommunikation. Einer der größten Vorteile einer cloudbasierten Projektmanagement-Software ist das Echtzeit-Feedback. Sobald Informationen in den Projektarbeitsbereich hochgeladen wurden, können sie kommentiert werden. So sparen die Benutzer wiederkehrende Arbeitsschritte und können produktiver arbeiten.
  • Zeitnahe, datengestützte Entscheidungen. Unternehmen, die rentabel werden und bleiben wollen, müssen ihre Entscheidungen auf der Basis von Fakten treffen. Dank einer cloudbasierten Software mit ständig aktualisierten, dynamischen Daten haben Sie relevante Informationen immer zur Hand. Viele Tools bieten zudem Einblicke mittels integrierter Berichte, um geschäftliche Entscheidungen zu erleichtern. 
  • Einfaches IT-Management. Wenn Sie eine lokale Projektmanagement-Software nutzen, müssen Sie sich selbst um die Wartung Ihrer Server kümmern. Das bedeutet, dass internes IT-Personal ständig in Bereitschaft sein muss. Cloudbasierte Software wird dagegen von einem Dienstanbieter (oder Drittunternehmen) verwaltet. So müssen Sie sich nicht mehr um Updates oder Bugs kümmern und können sich ganz auf Ihre Projekte konzentrieren.
  • Sofortige Updates. Anders als bei lokaler Software werden Updates bei cloudbasierten Lösungen automatisch installiert. Manuelle Downloads gehören damit der Vergangenheit an. Auch kostenpflichtige Upgrades der ganzen Anwendungssuite sind nicht mehr nötig. Und Sie müssen nicht mehr warten, bis Ihr IT-Team Zeit für die Installation von Updates hat. 

Wie Sie die passende Projektmanagement-Lösung finden

Die erfolgreiche Einführung einer neuen Projektmanagement-Lösung ist mit etwas Aufwand verbunden. Da reicht es nicht, nur die Unterschiede zwischen einer lokalen und einer Onlinelösung zu kennen. Doch wenn Sie die folgenden Schritte einhalten, kann sich das Endergebnis wirklich sehen lassen. So wählen Sie einen qualifizierten Dienstanbieter:

Schritt 1: Bedarfsanalyse durchführen

Es mag nicht überraschen, aber jedes Unternehmen ist anders – angefangen bei der Größe über Ziele bis hin zu Anforderungen. Deshalb muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, welche Lösung am besten geeignet ist. Sorgen Sie dafür, dass die späteren Anwender mitentscheiden dürfen. Berücksichtigen Sie, ob Projektpläne nur internen Mitarbeitern oder auch externen Kunden zugänglich sein sollen. Und überlegen Sie, welche Berichte Sie benötigen. Erst wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, können Sie das Angebot der Dienstanbieter beurteilen.

Schritt 2: Recherchieren, recherchieren, recherchieren

Die folgenden Servicemerkmale dürfen bei Ihrem zukünftigen Cloud-Service nicht fehlen:

  • Zuverlässigkeit der Businessklasse 
  • Schnelle Einbindung neuer Teams und Projekte
  • Berichtsfunktionen für schnelle Einblicke in das Portfolio
  • Eine vertraute Umgebung oder eine Lösung, in der Sie Funktionen einfach finden und nutzen können
  • Alle Projektaufgaben an einem Ort, an dem Sie sofort aktiv werden können
  • Funktionen für die effiziente Planung und Verwaltung von Aufgaben
  • Übersichtliche Dashboards für datengestützte Entscheidungen
  • IT-Support – rund um die Uhr und sieben Tage die Woche
  • Kontinuierliche Datensicherung, Notfallwiederherstellung und weltweite redundante Rechenzentren
  • Skalierbare Lösung, die mit dem Unternehmen mitwächst

Schritt 3: Angebot testen

Bevor Sie ein Auto kaufen, machen Sie eine Probefahrt. Das Gleiche sollten Sie tun, bevor Sie eine Projektmanagement-Lösung implementieren. Während der Testphase lernen Sie die Funktionen besser kennen und können entscheiden, ob das Angebot zu Ihrem Unternehmen passt.

Schritt 4: Zeitplan für die Implementierung festlegen

Wenn Sie sich für ein onlinebasiertes Projektmanagement-Tool entschieden haben, spielt die Kompatibilität mit vorhandenen Anwendungen keine große Rolle. Das ist eher eine Frage, die Sie sich bei lokalen Lösungen stellen müssen. Sie müssen jedoch überlegen, wann der Umstieg personell und finanziell gesehen am sinnvollsten ist. Gehen Sie die Aufgabe dann gemeinsam mit Ihrem Dienstanbieter an.

Schritt 5: Lösung implementieren und Schulungen durchführen

Wenn die neue Projektmanagement-Software implementiert ist, haben Sie schon viel geschafft. Aber ein wichtiger Schritt fehlt noch. Sie müssen Ihre Mitarbeiter noch im sicheren Umgang mit der neuen Lösung schulen. Bieten Sie verschiedene Schulungsoptionen an, damit jeder nach seinem eigenen Tempo lernen kann. Praxisnahe Projekte sind ebenfalls hilfreich, um sich mit den Funktionen vertraut zu machen, bevor sie im Arbeitsalltag zum Einsatz kommen.

Die Zukunft des Projektmanagements liegt in der Cloud. Finden Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen, um nicht den Anschluss zu verlieren. 

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