Der Projektplaner-Leitfaden für die perfekte Projektplanung


Als Projektmanager müssen Sie ständig mehrere Bälle in der Luft halten – keine einfache Aufgabe. Ständig stehen Sie unter dem Druck, Fristen einzuhalten, das Projektteam auf dem Laufenden zu halten oder Ergebnisse in utopischer Zeit liefern zu müssen.

Dennoch ist die Rolle des Projektmanagers enorm wichtig für den Unternehmenserfolg. Laut einer Studie von PricewaterhouseCoopers sind mehr als 60 Prozent der gescheiterten Projekte auf interne Probleme wie knappe Ressourcen oder verpasste Fristen zurückzuführen. Hier kann vorausschauendes Projektmanagement helfen.

Die Nachfrage nach Projektmanagement-Lösungen steigt, da immer mehr Unternehmen die Vorteile erkennen. Nach einer vom Project Management Institute (PMI) durchgeführten Studie werden zwischen 2010 und 2020 voraussichtlich 16 Millionen neue Stellen für Projektmanager geschaffen. Dadurch wird der Umsatz in der Branche um 6,61 Billionen US-Dollar steigen. Projektplaner tragen also eine hohe Verantwortung, ganz gleich, für wen sie arbeiten. Ob Sie für das ganze Projekt oder nur für einen Teil verantwortlich sind, die folgenden sieben Tipps helfen Ihnen, Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

Tipp 1: Klare Ziele setzen

Verschaffen Sie sich einen Überblick, und legen Sie fest, welche Projektziele Sie erreichen wollen. Wenn ein Kunde oder externer Partner in das Projekt einbezogen wird, nehmen diese natürlich Einfluss auf die Projektplanung. Dennoch müssen Sie einige übergeordnete Ziele festlegen:

  • Vermeiden Sie eine schleichende Ausweitung des Projekts.
  • Halten Sie das Budget ein.
  • Schließen Sie das Projekt vollständig ab.
  • Liefern Sie beste Qualität.
  • Schließen Sie das Projekt pünktlich ab.
  • Reservieren Sie rechtzeitig die erforderlichen Ressourcen.
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Tipp 2: Erwartungen im Voraus festlegen

Damit das Projekt ein Erfolg wird, sollte jeder auf dem gleichen Stand sein. Während der Planungsphase müssen die Erwartungen sowohl des Projektmanagers als auch der Projektbeteiligten definiert und ausgetauscht werden. Dabei dürfen auch die Lösungswege nicht fehlen, die Ihr Team zur Erreichung der festgelegten Ziele verfolgt. Weitere wichtige Projektdaten:

  • Liste der Zielvorgaben mit Fälligkeitsdatum
  • Beschreibung des Projektumfangs
  • Zugewiesene Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Qualitätssicherungsprozess
  • Kommunikationsplan: Wie oft Sie sich als Projektmanager mit Projektbeteiligten/Kunden austauschen

Tipp 3: Risiken einschätzen und Notfallmaßnahmen definieren

Jeder Projektmanager kennt das: Auch wenn man alles bis ins kleinste Detail geplant hat, ist man vor Überraschungen nicht geschützt. Was können Sie als Projektmanager dagegen tun? Sie sollten immer einen Plan B in der Tasche haben! Auch wenn Sie nicht alle Risiken voraussagen können – wie schlechtes Wetter, politische Unruhen oder technische Probleme – lassen sich die Auswirkungen durch ein gezieltes Risikomanagement minimieren.

Tipp 4: Weniger Meetings ansetzen

Laut einer Umfrage von Verizon Conferencing stufen nur 22 Prozent der Befragten Meetings als "außerordentlich produktiv" ein. 44 Prozent halten Meetings für "sehr produktiv". Daraus folgt, dass 34 Prozent der Teilnehmer Meetings als unproduktiv ansehen. Keine Frage, Meetings sind ein wichtiger Teil jeder Projektplanung. Aber manchmal gibt es bessere Alternativen, zum Beispiel E-Mails oder andere Kommunikationskanäle, wie sie eine Projektplanungssoftware bietet. So können Sie ganz einfach Dateien teilen, Aufgaben zuweisen und Ideen austauschen, ohne dass ein Meeting erforderlich ist. Wer viel Zeit in Meetings verbringt, hat weniger Zeit für seine Projektaufgaben. Bedenken Sie dies, bevor Sie Ihr Team zum nächsten Meeting einladen.

Tipp 5: Das perfekte Kickoff-Meeting planen

Das Kickoff-Meeting ist entscheidend für den Verlauf des ganzen Projekts. Halten Sie sich bei der Planung an folgende Standardregeln:

  • Laden Sie die richtigen Personen ein – die wichtigsten Beteiligten müssen anwesend sein.
  • Stellen Sie eine detaillierte Agenda mit allen wichtigen Punkten zur Verfügung, damit sich jeder gezielt vorbereiten kann.
  • Entscheiden Sie, ob ein Online-Meeting ausreicht oder ob die Teilnehmer persönlich erscheinen sollen. Dies hängt von verschiedenen Kriterien ab: dem Projektumfang, dem Budget und ob erstmalig eine Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden stattfindet. Denken Sie daran, dass Präsenz-Meetings häufig schwerer zu planen und teurer sind – besonders bei auswärtigen Teilnehmern.
  • Legen Sie den Termin um, wenn die wichtigsten Personen nicht teilnehmen können. In diesem Fall darf ein Meeting ruhig verschoben werden. Sonst kann es passieren, dass weitere Meetings anberaumt werden müssen, um diese Personen einzubeziehen.
  • Bevor Sie die Agenda schreiben, sollten Sie sich Gedanken machen, warum das Meeting stattfinden soll. Was sollen die Teilnehmer von Ihrem Meeting mitnehmen?

Tipp 6: Aussagekräftige Projektberichte erstellen

Die einzige Möglichkeit, den Projektfortschritt zu überprüfen, sind konsistente Berichte. Häufig bietet die Projektmanagement-Software geeignete Berichtsfunktionen. So können Sie messen, wie effizient Ihre Ressourcenzuweisung ist und ob Sie die Budgetziele und Fristen einhalten können.

Tipp 7: Die passenden Tools verwenden

Das Angebot von Projektmanagement-Tools ist riesig, aber nicht alle erfüllen Ihre Anforderungen. Definieren Sie Ihre Anforderungen, und vergleichen Sie die in Frage kommenden Produkte. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Sie bei folgenden Aufgaben unterstützt:

  • Aufgaben organisieren und verknüpfen, um übersichtliche Zeitachsen und Pläne zu erstellen
  • Einblicke teilen, um den Projektfortschritt zu demonstrieren
  • Einfache Bedienung der Benutzeroberfläche
  • Projektplan an die Bedürfnisse des Teams anpassen

Gutes Projektmanagement kommt nicht von selbst, aber Sie können es schaffen! Was Sie für den Projekterfolg brauchen, sind das Können, das Wissen und die richtigen Tools.

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