Bessere Online-Meetings - Was lernen Mitarbeiter von der IT


Immer mehr Beschäftigte arbeiten von zuhause oder unterwegs. Da bieten sich Videokonferenzen an, um mit den Kollegen in Verbindung zu bleiben. Online-Meetings werden immer wichtiger für die Geschäftskommunikation und Zusammenarbeit.

Ihr IT-Team spielt eine wichtige Rolle, um die nötige Technik für virtuelle Meetings bereitzustellen und die Mitarbeiter in der Bedienung anzuleiten. So kann bei der Videokonferenz eigentlich nichts mehr schief gehen und Ihr IT-Team kann sich anderen Aufgaben widmen.

Konferenzsystem prüfen

Vor einem Konferenzanruf sollte man sicherstellen, dass die erforderlichen Plug-Ins und die neueste Technologie verfügbar sind. Einige Minuten vor dem Meeting überzeugen sich die Mitarbeiter dann davon, ob Kamera und Mikrofon ordnungsgemäß angeschlossen und funktionsfähig sind.

Verbindungsprobleme vermeiden

Aufgrund von Netzwerkproblemen ist die Verbindung manchmal verzögert, oder Bild und Ton sind nicht synchron. Um derartige Probleme zu vermeiden, kann das IT-Team den Service höher einstufen und der Videokonferenzlösung Netzwerkpriorität zuordnen, wenn sich Mitarbeiter lokal einwählen. Je nach Anzahl der eingewählten Teilnehmer kann sich die Verbindungsqualität verschlechtern. Dies lässt sich vermeiden, indem nur wichtige Teilnehmer zur Konferenz eingeladen werden oder mehrere Teilnehmer sich als Gruppe einwählen.

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Meetings mit Unterstützung des IT-Teams verbessern

Moderne Online-Konferenzlösungen sind so komplex, dass die Mitarbeiter den Funktionsumfang oft gar nicht überblicken können. Damit die nächste Konferenz ein Erfolg wird, kann Ihr IT-Team Tipps zur Nutzung von Live-Chatrooms, gemeinsamen Whiteboards und Dateifreigabe-Systemen zur Verfügung stellen.

Checkliste erstellen und teilen

Mitarbeiter und IT-Team können gemeinsam zum Erfolg beitragen, indem sie zusammen eine Checkliste erstellen und im Unternehmen verteilen. So lassen sich virtuelle Meetings effizient durchführen. Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen, aber mit den folgenden Tipps lässt sich eine IT-Checkliste im Handumdrehen erstellen:

        
  • Wenn ein externes Mikrofon verwendet wird, müssen Moderator und Teilnehmer das integrierte Mikrofon ggf. ausschalten und das externe Mikrofon als Audiogerät auswählen.
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  • Um die Unterhaltung nicht durch Hintergrundgeräusche zu stören und die Geschwindigkeit nicht zu verlangsamen, sollten Teilnehmer ihr Mikrofon so lange stummschalten, bis sie etwas beitragen wollen.
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  • Wer eine Bildschirmfreigabe plant, sollte alles genau vorbereiten, um beim Meeting keine Überraschung zu erleben. Wenn während des Meetings Registerkarten angeklickt oder Dateien geöffnet werden, kann sich die Übertragung des Bildschirms verzögern.

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