E-Mails archivieren - Was wachsende Unternehmen wissen müssen


E-Mails bestimmen mittlerweile den Büroalltag. Waren sie früher schnell erledigt, ist die Bearbeitung heute zu einer Daueraufgabe geworden, die uns fast automatisch von der Hand geht. Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Bis zum Jahresende haben wir mehr als 215 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen. Und bis zum Ende von 2020? Über 257 Milliarden.

Das sind eine Menge E-Mails.

Aber auch eine Menge wichtiger Informationen. Denken Sie an all die Dokumente, Bilder und Daten, die in einem durchschnittlichen Postfach enthalten sind. Hinzu kommen wichtige Geschäftskorrespondenz, Ergebnisse der letzten Ideenfindung und per E-Mail übermittelte Entscheidungen. Ist Ihr Unternehmen in der Lage, dieses geistige Eigentum angemessen zu schützen? Erfahren Sie, warum wachsende Unternehmen eine E-Mail-Archivierungslösung in Betracht ziehen sollten.

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Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Beginnen wir mit den Grundlagen. Bei der E-Mail-Archivierung geht es darum, dass E-Mails gespeichert und durchsucht werden können. Wir sprechen von einer gesetzlichen Vorschrift.

Erst vor zehn Jahren wurde gesetzlich geregelt, dass elektronische Geschäftsunterlagen, einschließlich E-Mails, aufzubewahren sind. Bei Rechtsstreitigkeiten muss jeder Datensatz schnell abrufbar sein. Eine allgemeine Sicherung reicht daher nicht aus. "Die Datei ist gerade nicht auffindbar" ist keine annehmbare Entschuldigung.

Für einige Branchen gelten weitere Vorschriften. Börsenunternehmen unterliegen beispielsweise dem Sarbanes-Oxley Act von 2002, während Unternehmen aus dem Gesundheits- und Versicherungswesen die HIPAA-Anforderungen erfüllen müssen.

Lokal oder in der Cloud?

Bei der E-Mail-Archivierung müssen Unternehmen alle von ihren Mitarbeitern gesendeten und empfangenen E-Mails speichern – auch dann, wenn sie bereits aus einem Postfach gelöscht wurden. Aber wo werden die E-Mails gespeichert?

Sie können einen lokalen Server einrichten, um alle E-Mails vor Ort zu speichern. Diese Methode bietet die höchste Flexibilität, da Sie mehr Kontrolle über die Plattform erhalten und Informationen exakt nach Ihren Vorstellungen archivieren können. Allerdings ist sie aufgrund der Anschaffungs- und laufenden Wartungskosten auch nicht billig. Die physischen Server müssen installiert und von Mitarbeitern der IT-Abteilung verwaltet werden.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, einen gehosteten Dienst zu nutzen. Dabei zahlen Sie einen Anbieter für die Speicherung Ihrer Firmen-E-Mails. Bei dieser Methode greifen Sie über die Cloud auf Ihre Informationen zu und sparen die hohen Kosten für einen lokalen Server. Allerdings haben Sie auch weniger Kontrolle, da bestimmte Plattformfunktionen vom Anbieter vorgegeben werden.

Im Grunde bietet keine der beiden Methoden mehr oder weniger Sicherheit. Die Entscheidung für die eine oder andere richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen. Ist Ihr Unternehmen finanziell gut aufgestellt? Soll der Archivierungsserver engmaschig kontrolliert werden? Dann empfiehlt sich eine lokale Lösung. Andernfalls sparen Sie bares Geld, indem Sie die E-Mail-Speicherung auslagern.

Zusätzliche Überlegungen

Unabhängig von Ihrer Entscheidung für eine Vor-Ort- oder Cloud-Lösung bieten sich möglicherweise zusätzliche Funktionen, die eine Überlegung wert sein könnten. Würden Ihre Mitarbeiter von Informationen aus früheren E-Mails profitieren – die bis zu zehn Jahre zurückliegen können? Dann bietet sich der Desktopzugriff an. Diese wertvollen Informationen müssen nicht brachliegen, bis sie eventuell für einen zukünftigen Rechtsstreit herangezogen werden.

Wie sieht es mit anderen Kommunikationsformen aus? Telefongespräche, Chatnachrichten und Tweets lassen sich ebenfalls archivieren.

Vor Ihrer Entscheidung für die geeignete Plattform sollten Sie in Ruhe abwägen, wie Sie den verschiedenen Anforderungen Ihres Unternehmens am besten gerecht werden.

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