4 τρόποι για καλύτερη ομαδική εργασία με λογισμικό intranet


Κάθε διαχειριστής έργων χρειάστηκε να μάθει πώς να διατηρεί την ομάδα του προσηλωμένη στον στόχο όταν οι φόρτοι εργασίας τους τούς παρασύρουν σε πολλές διαφορετικές κατευθύνσεις. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό μπορεί να σημαίνει να συνεργάζεται με άλλους διαχειριστές έργων για την ιεράρχηση των έργων ή να βοηθά τα μέλη της ομάδας να είναι (και να παραμένουν) οργανωμένα καθώς κλιμακώνεται η εργασία ή μπορεί να σημαίνει να δίνει στα μέλη της ομάδας –που μπορεί να ζουν σε διαφορετικές πόλεις ή χώρες– τα εργαλεία που χρειάζονται για να συνεργάζονται αποτελεσματικά. Παρόλο που οι δεξιότητες ιεράρχησης έργων καλλιεργούνται με την προσωπική εμπειρία, υπάρχει λογισμικό intranet που μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρείτε οργανωμένες και συνεργατικές τις ομάδες σας και που θα σας επιτρέψει επίσης να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με τα άτομα και τις ομάδες σας.

Φυσικά, δεν είναι ίδια όλα τα προϊόντα λογισμικού πύλης intranet, γι' αυτό ας ρίξουμε μια ματιά σε τέσσερα εργαλεία που πρέπει να αναζητήσετε σε μια λύση intranet.

Διαχείριση πληροφοριών

Για να έχουν όλοι τον έλεγχο, είναι σημαντικό για τα μέλη της ομάδας σας να γνωρίζουν ποιος είναι υπεύθυνος για τι και πότε. Επιπλέον, θα πρέπει επίσης να δίνετε στην ομάδα σας πληροφορίες για τον τρόπο επικοινωνίας με τα άλλα μέλη και λεπτομέρειες για την πρόσβαση σε σημαντικές ιστοσελίδες ή έγγραφα (ειδικά αν προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης ή αν βρίσκονται σε ενδιάμεσους διακομιστές), να έχετε τη δυνατότητα να κάνετε σημαντικές ανακοινώσεις ή να δημοσιεύετε υπενθυμίσεις κ.λπ. Επομένως, αναζητήστε ένα εταιρικό intranet που σας επιτρέπει να δημιουργείτε απρόσκοπτα σελίδες ομάδας που μπορούν να προσαρμοστούν σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορείτε να διατηρείτε και να μοιράζεστε σημαντικές πληροφορίες σε μια κεντρική θέση.

none

Πώς η συνεργασία που βασίζεται στο cloud απελευθερώνει την καινοτομία

Η IDG πραγματοποίησε μια έρευνα σε εταιρείες για να μάθει πώς χρησιμοποιούν τις λύσεις συνεργασίας στο cloud και ποιους στόχους τις βοηθούν να επιτύχουν

Κάντε λήψη του δωρεάν ηλεκτρονικού βιβλίου (στα Αγγλικά)

Βιβλιοθήκες

Το λογισμικό συνεργασίας θα πρέπει, πάνω απ' όλα, να διευκολύνει τα μέλη της ομάδας σας να συνεργάζονται μεταξύ τους. Επομένως, επιλέξτε μια λύση που σας επιτρέπει να δίνετε σε όλους πρόσβαση στα ίδια αρχεία, έγγραφα, εικόνες, σημειώσεις συσκέψεων κ.λπ. Εάν έχετε τη δυνατότητα να δημιουργείτε βιβλιοθήκες εγγράφων, με τις κατάλληλες ετικέτες για το έργο και την ομάδα σας, θα μπορούν όλοι να βρίσκουν τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες για το έργο σας, να εξετάζουν προηγούμενες εκδόσεις των παραδοτέων, να βλέπουν τα τρέχοντα γραφικά, να φρεσκάρουν τη μνήμη τους σχετικά με τις απαιτήσεις του έργου και πολλά άλλα.

Εργαλεία συνεργασίας

Μια πύλη intranet υπαλλήλων θα πρέπει να παρέχει στα μέλη της ομάδας σας τη δυνατότητα να δημιουργούν χώρους όπου μπορούν να μοιράζονται και να διαχειρίζονται πληροφορίες, καθώς και να εργάζονται μαζί σε αρχεία. Για τον σκοπό αυτό, αναζητήστε λογισμικό συνεργασίας που προσφέρει συζητήσεις με νήματα, καθώς και έρευνες –που μπορούν να απλοποιήσουν τον προγραμματισμό των συσκέψεων ή/και τη λήψη αποφάσεων–, κοινόχρηστα ημερολόγια, λίστες εργασιών και χώρους συσκέψεων και όπου μπορείτε να διατηρείτε όλες σας τις σημειώσεις συσκέψεων, τις ατζέντες, τα έγγραφα κ.λπ. Όπως οι χώροι συσκέψεων, μια λύση intranet με ένα εργαλείο χώρου εργασίας επιτρέπει σε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας, όπως ο γραφίστας και ο κειμενογράφος, να εργάζονται στο ίδιο αρχείο στον ίδιο χώρο, χωρίς να αλλάζει ο ένας την εργασία του άλλου, το οποίο μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα.

Ενοποίηση με τα υπάρχοντα εργαλεία

Όσο κι αν το λογισμικό πύλης intranet υπόσχεται να βελτιώσει την παραγωγικότητα και τη συνεργασία σας, εάν είναι δύσκολο στη χρήση ή απαιτεί να αντικαταστήσετε τα υπάρχοντα εργαλεία σας (όπως τα εργαλεία επεξεργασίας κειμένου, υπολογιστικών φύλλων, σχεδίασης γραφικών ή/και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), μπορεί να είναι δύσκολο να πείσετε την ομάδα σας να το χρησιμοποιήσει. Για να επιτύχετε το επίπεδο παραγωγικότητας και οργάνωσης που θέλετε, αναζητήστε μια λύση intranet που ενοποιείται ικανοποιητικά με τα εργαλεία που η ομάδα σας χρησιμοποιεί ήδη. Με αυτόν τον τρόπο, ο οργανισμός σας δεν θα χρειαστεί να αγοράσει ακριβά και πιθανόν λιγότερο αποτελεσματικά προγράμματα και η ομάδα σας δεν θα δυσκολευτεί να μάθει το νέο λογισμικό.

Σε ό,τι αφορά το λογισμικό συνεργασίας, θα πρέπει να προσφέρει απλή χρήση, απρόσκοπτη λειτουργία και δυνατότητα προσαρμογής, παρέχοντας σε εσάς και την ομάδα σας αυτά που χρειάζεστε για να εργάζεστε μαζί ως σύνολο αλλά και σε μικρότερες ομάδες. Όταν επιλέγετε μια λύση που σας επιτρέπει να οργανώνετε τα αρχεία σας με τον δικό σας τρόπο και να χρησιμοποιείτε τα υπάρχοντα εργαλεία σας και σας παρέχει εργαλεία συνεργασίας που διευκολύνουν τα μέλη να εργάζονται ταυτόχρονα σε αρχεία, να μοιράζονται έγγραφα και πληροφορίες και να παρακολουθούν σημαντικές συζητήσεις, θα επιτύχετε αυτό που θέλει κάθε διαχειριστής έργων: μια οργανωμένη και παραγωγική ομάδα.

Σχετικά προϊόντα

φορητός υπολογιστής surface που εμφανίζει το word

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα