5 δυνατότητες λογισμικού έργων που δεν χρησιμοποιείτε


Από τα ενσωματωμένα πρότυπα και τα οικεία εργαλεία προγραμματισμού, έως την άμεση συνεργασία και την εύκολη πρόσβαση σε όλες τις συσκευές, δεν αποτελεί μυστικό ότι το σωστό λογισμικό διαχείρισης έργων μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα για τους διαχειριστές έργων (PM) και τις ομάδες τους, για την εκτέλεση έργων γρήγορα και εύκολα. Ωστόσο, μήπως οι οργανισμοί παραβλέπουν ορισμένα από τα λιγότερο προφανή εργαλεία που έχουν στη διάθεσή τους;

Σύμφωνα με μια πρόσφατη μελέτη, τα πιο επιθυμητά εργαλεία προγραμματισμού περιλαμβάνουν κοινή χρήση αρχείων, παρακολούθηση χρόνου, ενοποίηση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και γραφήματα Gantt. Καμία έκπληξη ως προς αυτό. Όμως, ποια είναι τα χρήσιμα εργαλεία που είναι πιθανό να χρησιμοποιήσουν λιγότερο οι οργανισμοί; Είναι ενδιαφέρον ότι οι συνομιλίες μέσω βίντεο, η συνομιλία σε πραγματικό χρόνο, η ενσωμάτωση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και η πρόσβαση μέσω κινητού τηλεφώνου είναι όπως φαίνεται οι ξεχασμένες εφαρμογές του λογισμικού διαχείρισης έργων. Όμως, δεδομένου ότι η επικοινωνία αναφέρεται ως η πιο σημαντική πτυχή μιας επιτυχημένης διαχείρισης του έργου, υπάρχουν διαχειριστές έργου που δεν χρησιμοποιούν ένα τέτοιο χρυσωρυχείο; Ακολουθεί μια πιο προσεκτική ματιά σε πέντε αναξιοποίητους πόρους και πώς μπορούν να βοηθήσουν στην εκτέλεση έργων εύκολα και αποτελεσματικά:

1 και 2. Συνομιλία μέσω βίντεο σε πραγματικό χρόνο —Η επιλογή λογισμικού διαχείρισης έργων με ενσωματωμένα εργαλεία επικοινωνίας επιτρέπει στα μέλη της ομάδας έργου να συνεργάζονται χρησιμοποιώντας φωνή, βίντεο ή συνομιλία μέσα από το έργο. Πόσο σημαντικό είναι αυτό για την επιτυχία της ομάδας; Σε μια αναφορά του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργων (PMI) διαπιστώθηκε ότι μία από τις κύριες αιτίες της αποτυχίας των έργων που αναφέρθηκε από τις εταιρείες είναι η κακή επικοινωνία. Η δυνατότητα επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο με τα μέλη της ομάδας σε μια αίθουσα ή ανά την υφήλιο, χρησιμοποιώντας εργαλεία που έχουν σχεδιαστεί για να μεταδίδουν γρήγορα και με ασφάλεια τις κρίσιμες συνομιλίες σας, θα μπορούσε να είναι το κλειδί για την επιτυχία ενός έργου.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 μυστικά για έναν συνδεδεμένο χώρο εργασίας

Ο τρόπος με τον οποίο συνεργαζόμαστε άλλαξε δραστικά τα τελευταία χρόνια. Μάθετε πώς μπορείτε να διατηρήσετε το προβάδισμα σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.

ΚΑΝΤΕ ΛΗΨΗ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (στα Αγγλικά)

3. Ενσωμάτωση με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης—Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης έχουν προχωρήσει πέρα από τις ενημερώσεις στο Facebook και την αποστολή tweet με τις τελευταίες τάσεις, στην ενίσχυση του επιπέδου επικοινωνίας μεταξύ των ομάδων και των ενδιαφερομένων μερών του έργου. Μια έρευνα διαπίστωσε ότι η χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης διευκολύνει τις "μικρές συνομιλίες" οι οποίες, με τη σειρά τους, "υποστηρίζουν την εξοικείωση για να βοηθήσουν στην οικοδόμηση σχέσεων και να δημιουργήσουν ένα περιβάλλον πιο ενισχυτικό, υποστηρικτικό, συνεργατικό και εμπιστευτικό". Γιατί λοιπόν να μην επωφεληθείτε από αυτά τα πλεονεκτήματα που συμβάλλουν στην επιτυχία ενός έργου; Η χρήση λογισμικού με εταιρικές δυνατότητες κοινωνικής δικτύωσης, όπως οι αποκλειστικές τροφοδοσίες ειδήσεων του Yammer στο SharePoint, μπορεί, για παράδειγμα, να είναι χρήσιμη για την επικοινωνία με τους συναδέλφους σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τις λεπτομέρειες του έργου.

4. Πρόσβαση μέσω κινητών συσκευών—Η χρήση λογισμικού που είναι διαθέσιμο στα Windows, το iOS και το Android είναι καθοριστικής σημασίας για να εξασφαλίζεται ότι οι πάντες μπορούν να ενημερώσουν τις εργασίες στη συσκευή τους και να δουν τα χρονοδιαγράμματα και τις αναφορές εν κινήσει. Δεδομένου ότι η παρακολούθηση του χρόνου αναφέρεται ως ένα εξαιρετικά κρίσιμο στοιχείο της επιτυχημένης διαχείρισης ενός έργου, είναι σημαντικό να βρεθεί μια λύση που να επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να υποβάλουν ενημερώσεις εν κινήσει. Η βελτιωμένη καταχώριση χρόνου και εργασιών παρέχει στους διαχειριστές έργων τη δυνατότητα να έχουν άμεση εικόνα για την ταχύτερη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων.

5. Φιλικές προς τον χορηγό ρυθμίσεις—Μεταξύ των έργων που χαρακτηρίζονται ως "υψηλής απόδοσης", πάνω από το 80% έχουν ενεργά συμμετέχοντες χορηγούς. Η έρευνα έχει δείξει επανειλημμένα ότι η ύπαρξη ενός χορηγού που υποστηρίζει ένα έργο από την αρχή μέχρι το τέλος, είναι κρίσιμος παράγοντας για την επιτυχία. Δεδομένου ότι ένας χορηγός δεν αποτελεί μέρος των καθημερινών εργασιών, θα πρέπει να έχει επαρκή πρόσβαση ώστε να μπορεί να στηρίξει την ομάδα όταν χρειάζεται, έχοντας την υψηλή εποπτεία όσον αφορά την πρόοδο και τις ωφέλειες του έργου, και θα πρέπει να το υποστηρίζει κάθε φορά που αυτό είναι δυνατόν. Με αυτή την παραδοχή, είναι σημαντικό να έχετε λογισμικό που επιτρέπει στο Γραφείο Διαχείρισης Έργων (PMO) ή τον χορηγό να διαχειρίζεται τις ρυθμίσεις της διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων (PPM) χωρίς πρόσθετη βοήθεια.

Με όλο και περισσότερες ομάδες να εργάζονται από απόσταση, ακόμη και σε παγκόσμιο επίπεδο, οι επικοινωνιακές δεξιότητες και η διαχείριση του χρόνου είναι πιο κρίσιμοι παράγοντες από ποτέ. Η πρόσβαση σε εργαλεία που επιτρέπουν στα ενδιαφερόμενα μέρη να διαχειρίζονται εν κινήσει και να μοιράζονται τις τελευταίες ενημερώσεις, συνομιλίες και χρονοδιαγράμματα έργων γρήγορα μέσω μιας ειδικής τοποθεσίας έργου, διατηρεί τους πάντες συνδεδεμένους και ενημερωμένους. Μάθετε περισσότερα σχετικά με την απόκτηση μιας καλύτερης εικόνας όσον αφορά την απόδοση ενός έργου, καθώς και για τη μείωση των προϋπολογισμών, την αύξηση της εξοικονόμησης και πολλά άλλα.

Σχετικά προϊόντα

φορητός υπολογιστής surface που εμφανίζει το word

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα