Εύκολη διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων με αυτά τα εργαλεία συνεργασίας


Εάν λειτουργείτε έχοντας υπόψη ότι η τηλεργασία βρίσκεται στο υψηλότερο επίπεδο στην ιστορία, έχετε δίκιο. Στην πραγματικότητα, "στις Η.Π.Α., το 60% των εταιρειών παρέχουν δυνατότητες τηλεργασίας, από μόλις 20% το 1996", σύμφωνα με το Bloomberg και αυτό αποτελεί επίσης μια δημοφιλή τάση στην Ινδία, την Ινδονησία και το Μεξικό. Αυτό σημαίνει ότι πιθανότατα εργάζεστε ήδη με μια απομακρυσμένη ομάδα ή ετοιμάζεστε να προσλάβετε το πρώτο απομακρυσμένο μέλος του προσωπικού σας. Η διαχείριση μιας εικονικής ομάδας (και η συμμετοχή σε μία) έχει τις δικές της ιδιορρυθμίες και απαιτεί μεγάλη εμπιστοσύνη από όλους.

none

6 συνήθεις τύποι εργαζομένων από απόσταση

Οι εργαζόμενοι που εργάζονται από απόσταση έχουν διάφορες ανάγκες, μάθετε πώς μπορείτε να τους υποστηρίξετε

Κάντε λήψη του δωρεάν ηλεκτρονικού βιβλίου (στα Αγγλικά)

Φυσικά, η εμπιστοσύνη είναι ίσως το πιο δύσκολο κομμάτι των κορυφαίων εικονικών ομάδων και είναι απλώς μια "αίσθηση". Ωστόσο, υπάρχουν εργαλεία διοίκησης και ένα ευρύ φάσμα τεχνολογιών που μπορούν να σας βοηθήσουν να καλλιεργήσετε σχέσεις με τους συναδέλφους και τους άμεσους υφισταμένους σας, οι οποίες τελικά θα σας βοηθήσουν να αναπτύξετε εύκολες και απρόσκοπτες εργασιακές σχέσεις, βαθύ σεβασμό και αμοιβαία εμπιστοσύνη. Τέσσερα αποτελεσματικά εργαλεία για τη διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων είναι τα εξής:

  • Κλήσεις βίντεο: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ιδανικό για την κοινοποίηση πληροφοριών σχετικά με έργα στα οποία η ομάδα σας θα χρειαστεί να αναφερθεί αργότερα, για την αποστολή μιας γρήγορης σημείωσης σχετικά με μια επερχόμενη σύσκεψη ή PTO κ.λπ., όμως, για συνεδρίες καταιγισμού ιδεών, για αξιολογήσεις επιδόσεων των εργαζομένων ή για οποιαδήποτε περίπτωση όπου πρέπει να είστε λίγο περισσότερο πειστικοί, τίποτε δεν είναι καλύτερο από μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο, και εδώ έρχονται οι βιντεοκλήσεις. Εξάλλου, οι βιντεοκλήσεις επιτρέπουν στους ανθρώπους να βλέπουν ο ένας τον άλλον, να έχουν μια αίσθηση της προσωπικότητας και της διάθεσης και να αντιλαμβάνονται τις μικροδιαφορές και τους τονισμούς, γεγονός που διευκολύνει την ανταλλαγή ιδεών, τη διεξαγωγή δύσκολων συνομιλιών και την υποστήριξη των λεγομένων σας.
  • Συνομιλία/Ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων: Όταν διευθύνετε εικονικές ομάδες, είναι αδύνατο να βιώσετε το ίδιο επίπεδο αυθορμητισμού όπως σε ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου. Ωστόσο, με ένα πρόγραμμα-πελάτη συνομιλίας, εξακολουθείτε να έχετε αυτές τις γρήγορες, ζωηρές συνομιλίες, απλώς δεν θα πραγματοποιούνται δημόσια. Το καλύτερο από όλα είναι ότι, εάν θέλετε να κυκλοφορήσετε μια ιδέα σε περισσότερα από ένα άτομα τη φορά, τα περισσότερα προγράμματα-πελάτες συνομιλίας σας παρέχουν δίνουν αυτή την επιλογή, κάνοντας ευκολότερη την εργασία μέσω ανταλλαγής ιδεών και ζητημάτων ζωντανά.
  • Κοινόχρηστοι χώροι εργασίας: Είτε διαχειρίζεστε παγκόσμιες ομάδες είτε απλώς εργάζεστε με μερικούς ανθρώπους σε όλη την πόλη, υπάρχουν πολλές πιθανότητες να χρειαστεί να συνεργαστείτε σε μια παρουσίαση, σε παραδοτέα πελατών ή στα δικά σας εσωτερικά έγγραφα και διαδικασίες. Μπορείτε φυσικά να κάνετε τα πάντα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ο έλεγχος των εκδόσεων μπορεί γρήγορα να μετατραπεί σε εφιάλτη, και εδώ έρχονται οι κοινόχρηστοι χώροι εργασίας. Με την παροχή μιας κεντρικής τοποθεσίας όπου όλα τα μέλη της ομάδας σας μπορούν να εργάζονται στα ίδια αρχεία σε πραγματικό χρόνο και να βλέπουν τι κάνουν οι άλλοι, μπορείτε να διατηρήσετε τον έλεγχο των εκδόσεων και να απλοποιήσετε τη διαδικασία δημιουργίας.
  • Κοινόχρηστες εικονικές λίστες εργασιών: Όταν εργάζεστε με εικονικές ομάδες σε πολλές ζώνες ώρας, η ενημέρωση όλων για τα κοινόχρηστα έργα είναι κάτι περισσότερο από μια μικρή πρόκληση. Ωστόσο, με τις εικονικές λίστες εργασιών, η ομάδα σας (ή επιλεγμένα μέλη της) μπορεί να βλέπει τις λίστες όλων των εργασιών σας και την κατάστασή τους, γεγονός που απλοποιεί την κοινή χρήση των εργασιών ή/και τη δυνατότητα να διατηρείτε όλους τους χρήστες ενημερωμένους. Για να διευκολύνουν τα πράγματα ακόμη περισσότερο, μερικές από τις εφαρμογές που περιλαμβάνουν εικονικές λίστες εργασιών σάς δίνουν επίσης τη δυνατότητα να επισυνάπτετε αρχεία σε εργασίες, να εργάζεστε μαζί σε αυτά τα αρχεία και ακόμη και να χρησιμοποιείτε από κοινού σημειώσεις και να συζητάτε για αυτές χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε ξεχωριστή εφαρμογή, πράγμα που διευκολύνει τη συνεργασία ακόμη και όταν τα χρονοδιαγράμματά σας δεν συγχρονίζονται.

Όποιος επιβλέπει παγκόσμιες ομάδες ή/και ένα εικονικό εργατικό δυναμικό έχει βιώσει από πρώτο χέρι τις προκλήσεις που παρουσιάζονται με την απομακρυσμένη διαχείριση. Ωστόσο, η δημοτικότητα της τηλεργασίας μόνο αυξάνεται, επομένως, η επένδυση στην τεχνολογία που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε συνεργατικές εμπειρίες, να αναπτύξετε προσωπικές σχέσεις και να παραδώσετε σχέδια, έχει νόημα. Ευτυχώς, η τεχνολογία αυτή υπάρχει ήδη, οπότε, το μόνο που χρειάζεται είναι να βρείτε τη σωστή λύση για τους ανθρώπους και την επιχείρησή σας.

Σχετικά προϊόντα

φορητός υπολογιστής surface που εμφανίζει το word

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα