Οι 6 όχι τόσο προφανείς λόγοι για την αποτυχία ενός έργου


Τα άσχημα σχεδιασμένα έργα είναι ακριβά. Στην πραγματικότητα, οι εταιρείες χάνουν το τεράστιο ποσό των 109 εκατομμυρίων δολαρίων για κάθε 1 δισεκατομμύριο δολάρια που επενδύονται σε έργα και προγράμματα, σύμφωνα με μια μελέτη του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργων (PMI). Και όσο μεγαλύτερα είναι τα έργα, τόσο πιο παταγώδης είναι η αποτυχία τους. Τα μεγάλα έργα έχουν 10 φορές μεγαλύτερη πιθανότητα να αποτύχουν, σύμφωνα με μια άλλη κλαδική αναφορά και δύο φορές μεγαλύτερη πιθανότητα να καθυστερήσουν, να υπερβούν τον προϋπολογισμό και να μην επιτύχουν κρίσιμα χαρακτηριστικά σε σύγκριση με τα μικρότερα έργα. Παρόλο που τα μικρά και μεσαία έργα μπορεί να μην εμπεριέχουν τόσο μεγάλο ποσοστό κινδύνου, κάθε άτομο που έχει εργαστεί σε αυτά γνωρίζει ότι σίγουρα δεν είναι εντελώς ασφαλή.

Επομένως, τι κρύβεται πίσω από μια παταγώδη ή όχι και τόσο παταγώδη αποτυχία; Σύμφωνα με το PMI, οι κοινές αιτίες της αποτυχίας ενός έργου κυμαίνονται από την αλλαγή των προτεραιοτήτων ενός οργανισμού (40%) έως τους περιορισμένους πόρους (20%). Ενώ ορισμένα πράγματα μπορεί να είναι εκτός του ελέγχου μας ως διαχειριστές έργων, πολλά άλλα δεν είναι.

Ακολουθούν έξι όχι και τόσο προφανείς λόγοι για τους οποίους ένα σχέδιο έργου μπορεί να πάει στραβά γρήγορα:

  1. Στατικές μέθοδοι: Σήμερα, τα έργα έχουν πολλά κινούμενα μέρη. Είτε εργάζεστε στο μάρκετινγκ, στο τμήμα ανθρώπινων πόρων, στην πληροφορική, στις κατασκευές ή σε οποιονδήποτε άλλο κλάδο, η έλλειψη ευελιξίας μπορεί να αποδειχτεί καταστροφική για οποιοδήποτε έργο. Η μέθοδος Agile PM, η οποία έχει αναπτυχθεί παράλληλα με την υιοθέτηση λύσεων και εφαρμογών λογισμικού διαχείρισης έργων, είναι η τάση εδώ και μερικά χρόνια και, σύμφωνα με το PM Times, "θα αποκτήσει ακόμη πιο ζωτική σημασία σήμερα και στο μέλλον". Σύμφωνα με την PricewaterhouseCoopers, το Scrum είναι το πιο δημοφιλές (43%) πλαίσιο μεθόδου Agile για την ολοκλήρωση σύνθετων εργασιών, ακολουθούμενο από την Ευέλικτη ανάπτυξη με βάση τη δοκιμή (11%) και τον Προγραμματισμό eXtreme (10%). Ενώ οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν τη μέθοδο Agile αυξάνουν τα έσοδα κατά 37% ταχύτερα και παράγουν 30% υψηλότερα κέρδη από τις εταιρείες που δεν χρησιμοποιούν Agile, λιγότερο από το ένα τρίτο των εταιρειών αναφέρουν ότι χρησιμοποιούν συχνά τη μέθοδο Agile.
  2. Λύσεις λογισμικού χαμηλού επιπέδου—Η αγορά ενός εργαλείου χαμηλού επιπέδου που δεν έχει πολλές δυνατότητες σε σχέση με την επένδυση σε μια καλή λύση λογισμικού είναι ένα ακόμη λάθος που κάνουν πολλές εταιρείες. Παραδόξως, ορισμένες εταιρείες (23%) δεν χρησιμοποιούν καθόλου λογισμικό διαχείρισης έργων. Ωστόσο, οι εταιρείες υψηλής απόδοσης (87%) κατανοούν τη σημασία της βελτιωμένης αποτελεσματικότητας και της αυξημένης λειτουργικότητας που προσφέρει το λογισμικό διαχείρισης έργων (PM). Δεν δημιουργούνται όμως όλα τα λογισμικά με τον ίδιο τρόπο. Οι επιτυχημένες εταιρείες καταδεικνύουν την αξιοπιστία, την ευκολία ενσωμάτωσης και την ευκολία χρήσης ως τις πιο σημαντικές ιδιότητες στην επιλογή νέου λογισμικού διαχείρισης έργων. Το καλό λογισμικό θα πρέπει επίσης να λειτουργεί άψογα με όλα τα παγκοσμίως δημοφιλή εργαλεία όπως το Office, το Office 365, το Skype, το PowerPoint και το SharePoint και να προσφέρει κορυφαίες υπηρεσίες PM που βασίζονται στο cloud για να προσθέσει ευελιξία και ασφάλεια, μετριάζοντας παράλληλα την τεχνική πολυπλοκότητα.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 μυστικά για έναν συνδεδεμένο χώρο εργασίας

Ο τρόπος με τον οποίο συνεργαζόμαστε άλλαξε δραστικά τα τελευταία χρόνια. Μάθετε πώς μπορείτε να διατηρήσετε το προβάδισμα σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.

ΚΑΝΤΕ ΛΗΨΗ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (στα Αγγλικά)
  1. Αναποτελεσματική διεύρυνση των εικονικών ομάδων—Με ομάδες που εργάζονται από απόσταση, συχνά σε παγκόσμιο επίπεδο, σε διαφορετικές ζώνες ώρας και σε διαφορετικούς πολιτισμούς και γλώσσες, οι επικοινωνιακές δεξιότητες και η διαχείριση του χρόνου έχουν γίνει πιο κρίσιμοι παράγοντες από ποτέ. Η πρόσβαση σε εργαλεία που επιτρέπουν στα ενδιαφερόμενα μέρη να διαχειρίζονται εν κινήσει και να μοιράζονται τις τελευταίες καταστάσεις, συνομιλίες και χρονοδιαγράμματα έργων γρήγορα μέσω μιας ειδικής τοποθεσίας έργου (όπως εκείνων που παρέχονται από ένα καλό λογισμικό PM), διατηρεί τους πάντες συνδεδεμένους και οργανωμένους.
  2. Αδύναμη υποστήριξη από τα διοικητικά στελέχη—Η ύπαρξη ενός ενδιαφερόμενου στελέχους-χορηγού, που θα υποστηρίξει το έργο σας από την αρχή μέχρι το τέλος, είναι ένας πολύ σημαντικός παράγοντας για την επιτυχία του έργου. Ωστόσο, λιγότερα από δύο στα τρία έργα είχαν ενεργά εμπλεκόμενους χορηγούς έργου για να παρέχουν σαφή καθοδήγηση ή να βοηθήσουν στην αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων. Η έλλειψη χρόνου είναι συχνά ένα πρόβλημα. Επομένως, πριν από την έναρξη ενός έργου, οι χορηγοί και οι διαχειριστές έργων πρέπει να συναντώνται για να συζητήσουν θέματα όπως η δέσμευση χρόνου, η υποβολή αναφορών, οι συναντήσεις, η κλιμάκωση των προβλημάτων κ.λπ. Επιπλέον, είναι σημαντικό να έχετε λογισμικό που επιτρέπει στο Γραφείο Διαχείρισης Έργων (PMO) ή τον χορηγό σας να διαχειρίζεται τις ρυθμίσεις του PM χωρίς πρόσθετη βοήθεια.
  3. Έλλειψη ευθυγράμμισης με τους στόχους και τις στρατηγικές του οργανισμού—Οι μη καθορισμένοι στόχοι των έργων είναι ένας από τους μεγαλύτερους παράγοντες που οδηγούν σε αποτυχημένα έργα. Ωστόσο, οι οργανισμοί αναφέρουν ότι κατά μέσο όρο τρία από τα πέντε έργα δεν ευθυγραμμίζονται με την επιχειρηματική στρατηγική. Είναι κρίσιμο να έχετε κατανοήσει τις βασικές στρατηγικές προτεραιοτήτων της εταιρείας σας πριν εξετάσετε τα έργα για να δείτε πώς, και αν, ευθυγραμμίζονται με τους εταιρικούς/διοικητικούς στρατηγικούς στόχους. Αυτό θα πρέπει να βοηθήσει στον καθορισμό προτεραιότητας για τα έργα και στον τερματισμό εκείνων που είναι χαμηλής προτεραιότητας ή δεν συνδέονται κατά κάποιο τρόπο με τη συνολική στρατηγική. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο, προσπάθεια, χρήμα και πόρους, αλλά βοηθά επίσης στην υποστήριξη καλών έργων που θα σας δώσουν την απαιτούμενη στήριξη από τα διοικητικά στελέχη.
  4. Αποτυχία στην επικοινωνία—Το PMI διαπίστωσε ότι μία από τις κύριες αιτίες της αποτυχίας ενός έργου που αναφέρθηκε από τις εταιρείες είναι η κακή επικοινωνία. Ευτυχώς, η τελευταία έρευνα δείχνει ότι η αγορά του σωστού λογισμικού PM μοιάζει να βελτιώνει σημαντικά την εσωτερική επικοινωνία της ομάδας, καθώς και την επικοινωνία με τους πελάτες. Η δυνατότητα επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο με τα μέλη της ομάδας σε μια αίθουσα ή ανά την υφήλιο, χρησιμοποιώντας εργαλεία που έχουν σχεδιαστεί για να μεταδίδουν γρήγορα και με ασφάλεια τις κρίσιμες συνομιλίες σας, είναι το κλειδί για την επιτυχία ενός έργου.

Από τα απλά μέχρι τα σύνθετα προβλήματα και όλες τις ενδιάμεσες περιπτώσεις, υπάρχουν πολλές παγίδες που μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο ένα έργο. Αλλά για κάθε πρόβλημα, υπάρχει και μια λύση. Δεδομένου επίσης ότι οι οργανισμοί χαμηλής απόδοσης σπαταλούν σχεδόν 12 φορές περισσότερους πόρους από τους οργανισμούς υψηλής απόδοσης σε αποτυχημένα έργα, δεν υπάρχει καλύτερη στιγμή από αυτή για να υλοποιηθούν αυτές οι τόσο αναγκαίες αλλαγές.

φορητός υπολογιστής surface που εμφανίζει το word

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα