Το μέλλον του σχεδιασμού: online σχεδιασμός έργων στο cloud


Για σχεδόν οποιαδήποτε εταιρεία, μεγάλη ή μικρή, η διαχείριση έργων είναι απαραίτητη προκειμένου να είναι και να παραμένει οργανωμένη. Υπάρχουν πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων που βοηθούν την επιχείρησή σας να διαχειρίζεται τους πόρους και τα έργα και να ελέγχει το κόστος, να επικοινωνεί αποτελεσματικά με πολλά μέλη της ομάδας και να παρακολουθεί την πρόοδο κάποιου συγκεκριμένου έργου. Αν και ορισμένα από αυτά τα εργαλεία μπορούν να εγκατασταθούν ως λογισμικό σε μεμονωμένους υπολογιστές του δικτύου, πολλά από αυτά βασίζονται στο web, με άλλα λόγια είναι διαθέσιμα στο cloud. 

Πλεονεκτήματα των εργαλείων διαχείρισης έργων στο cloud

Μπορεί να είστε από εκείνους που τρέμουν στο άκουσμα της φράσης "cloud computing", ας δούμε όμως τι σημαίνει πραγματικά. Παρόλο που τα εργαλεία διαχείρισης έργων εσωτερικής εγκατάστασης έχουν τη θέση τους, το λογισμικό που βασίζεται στο cloud προσφέρει μια πληθώρα πλεονεκτημάτων:

  • Μικρότερο αρχικό κόστος. Όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης έργων εσωτερικής εγκατάστασης, πρέπει να πληρώσετε για διάφορα πράγματα, όπως επενδύσεις αδειών χρήσης λογισμικού, υλικό διακομιστών, προσωπικό IT για υποστήριξη, χρονοβόρες αναπτύξεις και πολλά άλλα. Αντιθέτως, μια λύση που βασίζεται στο cloud απαιτεί συνήθως μόνο μια μηνιαία ή ετήσια χρέωση.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 μυστικά για έναν συνδεδεμένο χώρο εργασίας

Ο τρόπος με τον οποίο συνεργαζόμαστε άλλαξε δραστικά τα τελευταία χρόνια. Μάθετε πώς μπορείτε να διατηρήσετε το προβάδισμα σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.

ΚΑΝΤΕ ΛΗΨΗ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (στα Αγγλικά)
  • Μεγαλύτερη ασφάλεια από ποτέ. Σε αντίθεση με ό,τι πίστευαν πολλά στελέχη επιχειρήσεων στο παρελθόν, το cloud προσφέρει τόση ασφάλεια όση και οι λύσεις εσωτερικής εγκατάστασης, απλώς η εταιρεία δεν ελέγχει τους φυσικούς διακομιστές. Όπως αναφέρει ένα πρόσφατο άρθρο στο Forbes, "το cloud computing δεν είναι πλέον οξύμωρο".
  • Πρόσβαση από οπουδήποτε. Εάν έχετε μια σύνδεση στο Internet, έχετε πρόσβαση στο λογισμικό διαχείρισης έργων σας στο cloud. Επειδή η πρόσβαση πραγματοποιείται μέσω ενός προγράμματος περιήγησης Web, μπορείτε να δώσετε τη δυνατότητα στα μέλη της ομάδας να προβάλλουν, να επεξεργάζονται και να διαχειρίζονται έγγραφα μέσω άλλων συσκευών εκτός από τους υπολογιστές.
  • Συνδεδεμένη ομάδα. Ακόμη και όταν οι εργαζόμενοι απέχουν πολλά χιλιόμετρα μεταξύ τους, μπορούν να αισθάνονται ότι ανήκουν σε μια συνεκτική μονάδα με μια λύση που βασίζεται στο cloud. Επειδή όλοι λαμβάνουν τις τελευταίες ενημερώσεις, κανένας που σχετίζεται με το έργο δεν μένει κατά λάθος έξω από τη συζήτηση. Επιπλέον, οι συνομιλίες μπορούν να πραγματοποιούνται στον χώρο του έργου (και όχι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) και να αποθηκεύονται για μελλοντική αναφορά.
  • Αυξημένη παραγωγικότητα. Χάρη στη κεντρική θέση όπου διατηρούνται όλες οι συνόψεις, οι εργασίες, τα έγγραφα, οι τροφοδοσίες ειδήσεων και τα ημερολόγια του έργου, οι λύσεις διαχείρισης έργων που βασίζονται στο cloud μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο. Και όταν εξοικονομείται χρόνος, αυξάνεται η παραγωγικότητα. Επιπλέον, η κεντρική θέση επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα του έργου σε πραγματικό χρόνο, όπου και αν βρίσκονται.
  • Επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο. Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της χρήσης λογισμικού διαχείρισης έργων στο cloud είναι η δυνατότητα γρήγορης παροχής σχολίων για πληροφορίες, μόλις αποσταλούν στον χώρο εργασίας του έργου. Αυτό μπορεί επίσης να αυξήσει την παραγωγικότητα, επειδή μειώνει την πιθανότητα να πρέπει να επαναληφθεί κάποια εργασία.
  • Ενημερωμένες αποφάσεις, με βάση τα δεδομένα. Ως μια επιχείρηση που θέλει να γίνει και να παραμείνει κερδοφόρα, είναι σημαντικό οι αποφάσεις σας να είναι τεκμηριωμένες. Χάρη στο γεγονός ότι το λογισμικό που βασίζεται στο cloud ενημερώνεται αμέσως, έχετε τις απαραίτητες πληροφορίες στη διάθεσή σας. Επιπλέον, τα περισσότερα εργαλεία θα έχουν ενσωματωμένες αναφορές για να σας προσφέρουν τα συμπεράσματα που χρειάζεστε για να πάρετε αποφάσεις σχετικά με την επιχείρηση. 
  • Απλοποιημένο IT. Όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης έργων εσωτερικής εγκατάστασης, συνήθως είστε υπεύθυνοι για τη συντήρηση των διακομιστών, το οποίο απαιτεί την προσοχή του εσωτερικού προσωπικού IT. Από την άλλη, το λογισμικό που βασίζεται στο cloud συντηρείται για εσάς από την υπηρεσία παροχής (ή από άλλον πόρο), ώστε να μην αφιερώνετε χρόνο και κόπο για τυχόν ενημερώσεις ή προβλήματα και να μπορείτε να εστιάζετε στην ομαλή εκτέλεση των έργων σας.
  • Άμεσες ενημερώσεις. Σε αντίθεση με το λογισμικό εσωτερικής εγκατάστασης, το οποίο απαιτεί λήψη ενημερώσεων όποτε κυκλοφορεί μια νέα έκδοση, τα εργαλεία που βασίζονται στο cloud ενημερώνονται αυτόματα. Δεν χρειάζεται να πληρώσετε για να αναβαθμίσετε ολόκληρη την οικογένεια εφαρμογών σας ή να περιμένετε πότε η ομάδα IT σας θα έχει χρόνο για να εφαρμόσει τις ενημερώσεις. 

Τα βήματα για να βρείτε την καλύτερη για εσάς λύση διαχείρισης έργων που βασίζεται στο cloud

Δυστυχώς, το να ξεκινήσετε με μια νέα λύση διαχείρισης έργων δεν είναι τόσο απλό όσο το να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ των λύσεων σχεδιασμού έργων εσωτερικής εγκατάστασης και online. Η επιλογή της καλύτερης λύσης για την εταιρεία σας απαιτεί αρκετά βήματα, αλλά το τελικό αποτέλεσμα αξίζει την προσπάθεια που καταβάλλετε. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να επιλέξετε την κατάλληλη υπηρεσία παροχής.

Βήμα 1: Πραγματοποιήστε μια ανάλυση των αναγκών.

Όπως ξέρετε καλά, κάθε εταιρεία είναι διαφορετική: έχει διαφορετικό μέγεθος, διαφορετικούς στόχους και διαφορετικές ανάγκες. Αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία σας θα αποφασίσει ποια λύση σάς ταιριάζει καλύτερα. Βεβαιωθείτε ότι τα άτομα που θα χρησιμοποιούν το προϊόν παίρνουν μέρος στη συζήτηση. Εξετάστε παράγοντες όπως εάν στα έργα σας συμμετέχουν μόνο εσωτερικοί υπάλληλοι ή και εξωτερικοί πελάτες ή τι είδη αναφορών θα πρέπει να εκτελείτε. Όταν γνωρίζετε τις ανάγκες σας, είναι πιο εύκολο να αξιολογήσετε τις υπηρεσίες παροχής με βάση τις δυνατότητες που προσφέρουν.

Βήμα 2: Κάντε έρευνα.

Όταν αναζητάτε μια υπηρεσία παροχής, φροντίστε να προσφέρει τις παρακάτω δυνατότητες:

  • Αξιοπιστία εταιρικού επιπέδου 
  • Δυνατότητα προσθήκης ομάδων και έργων γρήγορα
  • Δυνατότητες αναφορών που παρέχουν γρήγορα συμπεράσματα σχετικά με το χαρτοφυλάκιό σας
  • Ένα γνώριμο περιβάλλον ή τουλάχιστον ένα περιβάλλον που προσφέρει εύκολη περιήγηση και χρήση
  • Δυνατότητα προβολής και διεκπεραίωσης των εργασιών σε ένα σημείο
  • Δυνατότητες προγραμματισμού που σας επιτρέπουν να προγραμματίζετε και να διαχειρίζεστε τις εργασίες αποτελεσματικά
  • Συνοπτικοί πίνακες εργαλείων για αποφάσεις με βάση τα δεδομένα
  • Υποστήριξη IT 24 ώρες την ημέρα, 7 ημέρες την εβδομάδα
  • Συνεχής δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, αποκατάσταση καταστροφών και πλεονάζοντα κέντρα δεδομένων σε όλο τον κόσμο
  • Κλιμακούμενη λύση που αναπτύσσεται με την επιχείρησή σας

Βήμα 3: Κάντε μια δοκιμή.

Όπως θα οδηγούσατε δοκιμαστικά ένα αυτοκίνητο πριν το αγοράσετε, θα πρέπει να δοκιμάσετε μια λύση διαχείρισης έργων πριν την υλοποιήσετε. Η δοκιμή θα σας επιτρέψει να δείτε στην πράξη τις δυνατότητες ενός εργαλείου και να φανταστείτε πώς θα λειτουργούσε το εργαλείο σε μια κατάσταση παρόμοια με τη δική σας.

Βήμα 4: Αξιολογήστε το χρονοδιάγραμμα και τη διαδικασία υλοποίησης.

Εάν έχετε αποφασίσει να επιλέξετε ένα online εργαλείο για τη διαχείριση έργων, δεν έχει σημασία εάν ταιριάζει με τις τρέχουσες εφαρμογές σας. Αυτό ισχύει μόνο για τις λύσεις εσωτερικής εγκατάστασης. Θα πρέπει όμως να σκεφτείτε πότε θα έχετε το ανθρώπινο δυναμικό και τον προϋπολογισμό για να κάνετε τη μετάβαση και, στη συνέχεια, να συντονιστείτε με την υπηρεσία παροχής που επιλέξατε για να την υλοποιήσετε.

Βήμα 5: Υλοποιήστε και εκπαιδεύστε.

Υλοποιήσατε τελικά μια νέα λύση λογισμικού διαχείρισης έργων. Συγχαρητήρια! Δυστυχώς όμως η εργασία σας δεν ολοκληρώθηκε. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν την εκπαίδευση που χρειάζονται για να χρησιμοποιούν το νέο εργαλείο αποτελεσματικά. Προγραμματίστε πολλές συνεδρίες εκπαίδευσης, ώστε να μπορέσουν όλοι να πάρουν μέρος σε κάποια. Επιπλέον, δημιουργήστε έργα για εξάσκηση, ώστε όλοι να έχουν την ευκαιρία να εξερευνήσουν το εργαλείο και να εξοικειωθούν με τις δυνατότητές του πριν χρειαστεί να το χρησιμοποιήσουν στον πραγματικό κόσμο.

Η διαχείριση έργων στο cloud είναι το μέλλον. Βρείτε ένα εργαλείο που είναι κατάλληλο για εσάς και μην μένετε πίσω. 

Σχετικά προϊόντα

φορητός υπολογιστής surface που εμφανίζει το word

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα