Οδηγός διαχειριστή έργου για τον σχεδιασμό του τέλειου έργου


Το να είσαι διαχειριστής έργου είναι σαν να είσαι ζογκλέρ που στριφογυρίζει πολλά πιάτα στον αέρα ταυτόχρονα, πράγμα κάθε άλλο παρά εύκολο. Υπάρχουν συνεχείς απαιτήσεις μέσα στον χρόνο εργασίας σας, πρέπει να παρακολουθείτε πολλά άτομα, υπάρχει πίεση να εκτελέσετε ορισμένο όγκο εργασίας μέσα σε διάστημα που σας φαίνεται απίστευτα σύντομο και πολλά άλλα.

Υπάρχει όμως επίσης και ένας απαραίτητος ρόλος που μπορεί να φέρει εξαιρετική αξία στην εταιρεία σας. Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με μια μελέτη της PricewaterhouseCoopers, πάνω από το 60% των αποτυχιών σε έργα συνδέονται με εσωτερικά ζητήματα, όπως οι ανεπαρκείς πόροι ή οι καθυστερημένες προθεσμίες, δηλαδή περιπτώσεις που ένας διαχειριστής έργου μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή τους.

Επιπλέον, πρόκειται για έναν αναπτυσσόμενο κλάδο, δεδομένου ότι όλο και περισσότερες εταιρείες συνειδητοποιούν τη σημασία της ισχυρής διαχείρισης έργων. Συγκεκριμένα, μια ξεχωριστή μελέτη του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργων εκτιμά ότι περίπου 16 εκατομμύρια νέες θέσεις διαχείρισης έργων θα δημιουργηθούν σε όλο τον κόσμο μεταξύ του 2010 και του 2020 και ο κλάδος θα εμφανίσει αύξηση κατά 6,61 τρισεκατομμύρια δολάρια. Σύμφωνα με όλα τα παραπάνω, η διαχείριση έργων είναι μια τεράστια ευθύνη, ανεξάρτητα από το ποιος είναι ο εργοδότης σας. Είτε είστε επίσημος διαχειριστής έργου είτε είστε απλώς επικεφαλής ενός έργου, οι ακόλουθες επτά συμβουλές θα σας βοηθήσουν να προσανατολιστείτε και να σχεδιάσετε το έργο σας ώστε να ολοκληρωθεί με επιτυχία.

Συμβουλή 1: Θέστε ξεκάθαρους στόχους για το έργο

Ρίξτε μια ματιά στη μεγάλη εικόνα και καθορίστε τι θέλετε να επιτύχετε με αυτό το έργο. Αν κάποιος πελάτης ή εξωτερικός συνεργάτης συμμετέχει στο έργο, οι εξωτερικές πηγές θα βοηθήσουν προφανώς στον προσδιορισμό των στόχων σας. Οι πρωταρχικοί στόχοι που θα πρέπει να λάβετε υπόψη είναι:

  • Η αποτροπή της υφέρπουσας διεύρυνσης του πεδίου εφαρμογής, το οποίο σημαίνει αποτροπή της μεγέθυνσης του πεδίου εφαρμογής του έργου.
  • Η παραμονή μέσα στο πλαίσιο ενός συγκεκριμένου προϋπολογισμού.
  • Η ολοκλήρωση όλων των πτυχών του έργου.
  • Η παροχή ποιοτικών αποτελεσμάτων.
  • Η ολοκλήρωση του έργου εντός της προθεσμίας.
  • Η εκ των προτέρων διασφάλιση των κατάλληλων πόρων.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 μυστικά για έναν συνδεδεμένο χώρο εργασίας

Ο τρόπος με τον οποίο συνεργαζόμαστε άλλαξε δραστικά τα τελευταία χρόνια. Μάθετε πώς μπορείτε να διατηρήσετε το προβάδισμα σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.

ΚΑΝΤΕ ΛΗΨΗ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (στα Αγγλικά)

Συμβουλή 2: Ορίστε τις προσδοκίες εξαρχής

Για να εξασφαλιστεί η επιτυχία ενός έργου θα πρέπει όλοι να σκέφτονται με τον ίδιο τρόπο. Η ξεκάθαρη κοινοποίηση των προσδοκιών σας ως επικεφαλής του έργου και η προτροπή να σας ενημερώσουν και οι άλλοι για τις δικές τους προσδοκίες, είναι ένα σημαντικό βήμα για τη δημιουργία κάθε έργου. Αυτές οι προσδοκίες θα πρέπει να περιλαμβάνουν συγκεκριμένους τρόπους με τους οποίους η ομάδα σας μπορεί να επιτύχει τους στόχους που έχετε ήδη θέσει. Επιπλέον, θα πρέπει να συμπεριλάβετε και τα εξής:

  • Λίστα παραδοτέων και προθεσμία.
  • Δήλωση για το πεδίο εφαρμογής.
  • Ορισμός ρόλων και καθηκόντων.
  • Διαδικασία ερωτήσεων και απαντήσεων.
  • Σχέδιο επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένης της συχνότητας επικοινωνίας με άλλους ενδιαφερόμενους/πελάτες.

Συμβουλή 3: Περιγράψτε τους πιθανούς κινδύνους και πώς θα τους διαχειριστείτε εάν προκύψουν

Ας το παραδεχτούμε, ακόμη και αν έχετε σχεδιάσει τα πάντα με την παραμικρή λεπτομέρεια, υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να προκύψει κάτι απροσδόκητο. Επομένως, τι πρέπει να κάνει ένας καλός διαχειριστής έργου; Να καταστρώσει ένα σχέδιο για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων καταστάσεων, φυσικά! Προφανώς, μπορεί να μην είστε σε θέση να προβλέψετε τον ακριβή κίνδυνο που μπορεί να προκύψει στο έργο σας καθώς τα πάντα μπορεί να συμβούν, από κακές καιρικές συνθήκες έως μια πολιτική αναταραχή ή κάποια τεχνική βλάβη, όμως εξακολουθείτε να μπορείτε να μειώσετε τον δυνητικό αντίκτυπο των κινδύνων μέσω της διαχείρισης κινδύνων.

Συμβουλή 4: Ελαχιστοποιήστε τον αριθμό των συσκέψεων

Μια μελέτη της Verizon Conferencing διαπίστωσε ότι μόνο το 22% των συσκέψεων θεωρείται "εξαιρετικά παραγωγικό" και το 44% "πολύ παραγωγικό". Από αυτό βγαίνει το συμπέρασμα ότι το 34% των συσκέψεων είναι ελάχιστα ή καθόλου παραγωγικό. Προφανώς, οι συσκέψεις αποτελούν απαραίτητο μέρος του σχεδιασμού του έργου, αλλά πραγματικά σκεφτείτε εάν μια σύσκεψη είναι η καλύτερη μέθοδος να εκμεταλλευτείτε το χρόνο σας ή εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή κάποια άλλη μορφή επικοινωνίας, όπως το λογισμικό σχεδιασμού έργων, το οποίο σας επιτρέπει να μοιράζεστε αρχεία, να αναθέτετε εργασίες και να ανταλλάσσετε ιδέες χωρίς να χρειάζεται να συναντηθείτε, μπορεί να κάνει την ίδια δουλειά εξίσου καλά. Όσο περισσότερο χρόνο δαπανάτε σε συσκέψεις τόσο λιγότερος χρόνος θα δαπανάται για την επίτευξη των προσδοκώμενων αποτελεσμάτων. Λάβετέ το υπόψη σας προτού στείλετε μία ακόμη πρόσκληση για σύσκεψη.

Συμβουλή 5: Σχεδιάστε την τέλεια εναρκτήρια σύσκεψη

Όσον αφορά τις συσκέψεις, η εναρκτήρια σύσκεψη θέτει τον τόνο για ολόκληρο το έργο. Κατά τον σχεδιασμό αυτής της σύσκεψης, μην παραλείψετε να τηρήσετε τα παρακάτω πρότυπα:

  • Προσκαλέστε τους κατάλληλους ανθρώπους και βεβαιωθείτε ότι μπορούν να παρευρεθούν οι βασικοί συμμετέχοντες στο έργο.
  • Δημιουργήστε μια αναλυτική ατζέντα στην οποία να αναφέρονται αυτά που καλύπτει η σύσκεψη. Αυτό θα βοηθήσει όλους τους συμμετέχοντες να παρακολουθήσουν και να κατανοήσουν τον στόχο της σύσκεψης.
  • Προσδιορίστε εάν αυτή η σύσκεψη μπορεί να γίνει ηλεκτρονικά ή εάν πρέπει να γίνει με φυσική παρουσία. Αυτό θα διαφέρει ανάλογα με το μέγεθος του έργου, με το εάν εργάζεστε με ένα νέο πελάτη, τον προϋπολογισμό του έργου, κ.λπ. Λάβετε υπόψη ότι οι προσωπικές συσκέψεις είναι συνήθως πιο περίπλοκες στο σχεδιασμό και πιο ακριβές, ειδικά αν συνεπάγονται ταξίδια.
  • Επαναπρογραμματίστε τη σύσκεψη στην περίπτωση που οι βασικοί συμμετέχοντες δεν μπορούν να παρευρεθούν. Δεν έχει νόημα να πραγματοποιήσετε μια σύσκεψη χωρίς αυτούς. Συχνά θα πρέπει να κάνετε μια άλλη σύσκεψη για να τους ενημερώσετε ή να λάβετε τα σχόλιά τους.
  • Πριν από τη διαμόρφωση της ατζέντας, φροντίστε να γίνει κατανοητός ο σκοπός της σύσκεψης καθώς και ποια πράγματα θα πρέπει να γνωρίζουν οι συμμετέχοντες όταν ολοκληρωθεί η συνάντηση.

Συμβουλή 6: Ζητάτε αναφορές σε ολόκληρη τη διάρκεια του έργου

Ο μόνος τρόπος για να μάθετε εάν το έργο είναι εντός προθεσμιών είναι να ζητάτε συνεπείς αναφορές. Αυτό συχνά πραγματοποιείται μέσω του λογισμικού διαχείρισης έργων που χρησιμοποιείτε. Οι αναφορές σάς βοηθούν να μετράτε την αποδοτικότητα της κατανομής των πόρων σας και να βεβαιώνεστε ότι είστε σε καλό δρόμο για να επιτύχετε τους στόχους και τις προθεσμίες του προϋπολογισμού σας.

Συμβουλή 7: Αποκτήστε τα κατάλληλα εργαλεία

Υπάρχουν πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων στην αγορά, δεν είναι όμως όλα εξίσου αποτελεσματικά. Αποφασίστε τι πραγματικά χρειάζεστε και συγκρίνετε τα προϊόντα που σας ενδιαφέρουν. Φροντίστε, τουλάχιστον, να επιλέξετε ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να κάνετε τα εξής:

  • Να οργανώνετε και να συνδέετε εργασίες για να δημιουργείτε χρονοδιαγράμματα και σχέδια έργου.
  • Να κάνετε κοινή χρήση πληροφοριών που σας βοηθούν να κοινοποιείτε καλύτερα την πρόοδο του έργου.
  • Να κατανοήσετε γρήγορα πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το περιβάλλον εργασίας.
  • Να προσαρμόζετε το πρόγραμμά σας ώστε να ταιριάζει με τις ανάγκες της ομάδας σας.

Μολονότι το να είσαι ένας εξαιρετικός διαχειριστής έργου είναι δύσκολο, εξακολουθεί να είναι κάτι εφικτό. Απλώς χρειάζεστε τις δεξιότητες, την τεχνογνωσία και τα κατάλληλα εργαλεία για να φέρετε σε πέρας τη δουλειά και να επιτύχετε τα σωστά αποτελέσματα.

Σχετικά προϊόντα

φορητός υπολογιστής surface που εμφανίζει το word

Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορα Τωρα